
Основная причина, по которой имеет смысл двигаться снизу вверх, состоит в том, что данный подход позволяет первым делом освободить все уровни сознания, чтобы творческая мысль могла сосредоточиться на более значимых, но расплывчатых представлениях, для которых вам следует определить четкие границы. Данная методология обладает высокой степенью гибкости и свободы и включает весьма эффективные универсальные мыслительные и организационные приемы, которые действуют независимо от выбора основных акцентов. Поэтому методику стоит освоить вне зависимости от реального содержания ваших текущих проблем. Измените свое сознание, и данная процедура позволит вам с максимальной скоростью приспособиться к перемене. Зная о своих новых способностях, вы сможете позволить себе поучаствовать в более крупной игре. Перед вами откроется поистине масса возможностей.
В то время как уровень 50 000 футов, несомненно, является самым важным контекстом расстановки приоритетов, мой опыт показывает, что если мы определим и выполним задачи, с которыми сталкиваемся на всех уровнях, особенно на Взлетной полосе и на высоте 10 000 футов, то получим дополнительные ресурсы для решения более серьезных проблем. Хотя движение снизу вверх не является ключевым подходом, с практичес-
кой точки зрения оно представляет критически важный фактор достижения равновесия, высокой продуктивности и комфорта в жизни.
Взлетная полоса. Первым делом нужно убедиться, что ваши списки действий завершены, а это уже может оказаться весьма сложной задачей. Те, кто сосредотачивает внимание на сборе и непредвзятой записи проблем, обнаруживают, что накопилось много дел, которые они забыли упомянуть, поместили не в ту категорию или просто не заметили.
Если у вас, помимо календаря, не отмечено хотя бы пятьдесят первоочередных и ожидаемых действий, включая повестки дня и совещания, то я сомневаюсь в том, что вы действительно записали все дела. Впрочем, если вы внимательно следовали рекомендациям и выполняли шаги, приведенные в части II, то, возможно, ваши списки и вправду полны. Если это не так и вы действительно хотите до конца разобраться с данным уровнем, то вам следует выделить немного времени и отработать главы с 4 по 6 в активном режиме. Когда приведете данный уровень управления деятельностью в соответствие с текущей ситуацией, у вас сразу появится более четкое представление о срочных приоритетах: по-другому разобраться в них практически невозможно.
10 000 футов. Придайте завершенную форму списку проектов. Действительно ли он охватывает все проблемы, требующие от вас выполнения сразу нескольких действий? Именно он определяет границы еженедельных операций и позволяет освобождать сознание на более продолжительное время.
Многоуровневый анализ текущей работы автоматически улучшит вашу концентрацию, внутренний порядок и чувство приоритетов.
Если вы составите полный перечень всех результатов, которых хотите достичь на данном уровне в работе и в жизни, то обнаружите необходимые действия, о которых даже не подозревали. Одно только составление такого объективного перечня упрочнит базу для принятия решений о том, чем следует заниматься в свободное время. Когда люди обновляют свои списки проектов, они обязательно обнаруживают несколько шагов, которые можно предпринять сразу, чтобы сдвинуть намеченные дела с места.
Мало кто хранит четкую информацию о проектах в объективной форме и имеет к ней постоянный доступ. Прежде чем начинать какую бы то ни было дискуссию о том, что следует сделать за сегодняшний день, нужно сначала обеспечить доступ к требуемой информации.
Повторяю: если вы внедряли методологию, описанную в книге, на практике, то ваш список проектов будет именно таким, каким он должен быть. Большинству участников наших тренингов нужно от десяти до пятнадцати часов, чтобы собрать, обработать и организовать данные в систему, которую они могут с уверенностью назвать полной.
20 000 футов. Это – уровень "текущих профессиональных обязанностей". Какие роли вы играете? В профессиональном смысле вопрос подразумевает ваше текущее служебное положение. На уровне личности положение подразумевает вашу роль в семье, в обществе и, естественно, собственное представление о себе как о дееспособном субъекте.
Возможно, вы уже определили и выписали некоторые из своих ролей. Если вы недавно заняли новую должность и существует соглашение или контракт, разграничивающий сферы вашей ответственности, то это, конечно, хорошее начало. Если раньше вы выполняли упражнения по определению целей и идеалов и у вас
остались соответствующие материалы, то их тоже можно добавить в комплекс.
Составьте и ведите список под названием "Сферы концентрации внимания". Вы можете разделить его на подсписки "Профессиональные" и "Частные": в этом случае постарайтесь регулярно пересматривать оба перечня. Это – один из самых полезных контрольных списков, которые вы можете создать для повышения уровня личной организованности. Он не потребует от вас такой же еженедельной пересортировки, как список проектов; скорее всего, он будет предназначен для менее частых обращений. В зависимости от скорости изменений, происходящих в наиболее важных сферах вашей жизни и работы, данный список следует использовать в качестве напоминания о потенциальных новых проектах, обращаясь к нему с периодичностью от одного до трех месяцев.
Если вы не имеете четкого представления о том, в чем состоит ваша работа, она всегда будет давить на вас.
У вас, вероятно, насчитывается от четырех до семи ключевых сфер ответственности в работе и примерно столько же – в частной жизни. Ваша работа может предполагать такие направления, как управление персоналом, системное проектирование, долгосрочное планирование, административная поддержка, маркетинг и составление рабочих графиков; вы можете отвечать за коммунальные услуги, выполнение заказов, контроль качества, управление активами и т.д. Если у вас собственное дело, то направлений, требующих вашего внимания, будет гораздо больше, чем если бы вы выполняли конкретные обязанности в крупной организации. Остальные сферы вашей жизни могут предполагать наличие таких приоритетных направлений, как родительские обязанности, участие в партнерских соглашениях,
церковь, здоровье, общественная деятельность, содержание дома, управление финансами, самообразование, творческое самовыражение.
Предназначение списка "Сферы концентрации внимания" состоит в том, чтобы дать вам возможность четко определить все свои проекты и дальнейшие действия, чтобы вы могли надлежащим образом выполнять свои обязанности. Если бы вам понадобилось вести учет обязанностей и объективно оценивать их с точки зрения того, что вы делаете и что должны делать, то вы бы обязательно обнаружили проекты, которые нужно добавить к одноименному списку. Просматривая список, можно прийти к заключению, что в некоторых сферах не нужно ничего менять, они находятся под контролем. Если же вас "грызет" какая-то проблема, решить ее можно с помощью разработанного проекта в соответствующей сфере. "Сферы концентрации внимания", по сути, являются лишь более абстрактной и совершенной формой списка "Спусковые механизмы", описанного ранее.
Каждый клиент из тех, кого я тренировал на протяжении последних двадцати лет, обнаруживал хотя бы один существенный пробел на данном уровне анализа деятельности. Например, стандартный вид деятельности, которым занимается менеджер или руководитель -развитие персонала. Поразмыслив, большинство людей приходят к выводу, что нужно добавить к данной категории один или два проекта, таких как, например, "Усовершенствование процедуры оценки производительности".
Обсуждение приоритетов должно объединять все уровни текущих компромиссов, которые вы заключаете с самим собой и с окружающими. Если вы будете поддерживать актуальность контрольного списка "описания работ" и обновлять его, то, вероятно, почувствуете себя спокойнее и увереннее, чем большинство представителей нашей культурной среды. Несомненно, вам
понадобится пройти долгий путь от надежды до уверенности, чтобы быстро выбирать верные направления деятельности.
От 30 000 до 50 000 футов и выше. В то время как три нижних уровня в основном касаются текущего положения вещей (ваших действий, проектов и сфер ответственности), начиная с указанной высоты на первый план выходят факторы будущего, возможных направлений деятельности и намерений. Чтобы взять эти высоты, по-прежнему нужен специальный инструментарий, но ключевой вопрос звучит примерно так: "Какие текущие действия оправданы с точки зрения намеченных результатов, и как я собираюсь их достичь?" Вопрос может касаться разных временных интервалов: от карьерных планов на следующий год ("30 000 футов") до картины вашего служебного и материального положения через три года ("40 000 футов") и интуитивных догадок о цели вашей жизни и направлениях ее наиболее успешного достижения ("50 000 футов и выше").
Если вы толком не знаете, к чему стремитесь, то никогда не
поймете, когда нужно остановиться.
Я объединил три верхних уровня, потому что зачастую различные ситуации могут быть отнесены как к одной, так и к другой из указанных категорий. К тому же, поскольку книга Как разобраться с делами рассказывает скорее об искусстве достижения, а не определения целей и желаемых результатов, я не собираюсь требовать от вас детального изучения этих уровней. Но по своей сути подобное исследование может затронуть очень глубокие и сложные пласты, среди которых могут оказаться коммерческие стратегии, развитие организации, планирование карьеры и определение жизненных ориентиров и идеалов.
Для определения целей достаточно будет сосредоточиться на выяснении текущих мотивов, которые раскрывают истинное содержание работы в данный момент. Вопрос о том, стоит ли вам изменить направление деятельности и цели, исходя из глубинного анализа и интуитивных соображений, мог бы стать предметом отдельной дискуссии. Но даже в этом случае, вы сможете назвать несколько аспектов, которые помогут вам прояснить собственное представление о своей работе и о том, что в ней самое важное.
Если бы вам нужно было обрисовать свое представление о том, чем вы могли бы заниматься через год или полтора или о сути вашей работы на тот момент, о чем бы вы подумали? На этом, более тонком уровне могут быть вещи, которые вы должны выбросить из головы, а также – люди и системы, с которыми нужно взаимодействовать, чтобы достичь желаемого результата. А поскольку сама работа является движущейся мишенью, поскольку в наши дни профессиональный мир – это зыбучие пески, возможно, понадобится наметить проекты, обеспечивающие верное достижение результатов в заданной области.
На данном уровне задачи могут быть самые разные: "Моя карьера будет стоять на месте, если я четко не изложу свои цели начальнику" или: "Какие новые занятия появятся у моих детей через год, и что я должен предпринять в этой связи?" или: "Какие профилактические меры нужно предпринять, чтобы обеспечить верное решение возникшей проблемы со здоровьем?"
В более продолжительном контексте вы можете подумать над следующими вопросами: как продвигается ваша карьера, как протекает ваша частная жизнь, как ваша организация реагирует на внешние изменения и как это отражается на вас лично? Перечисленные вопросы касаются временного промежутка продолжительностью от одного до пяти лет: когда я их задаю, они
заставляют людей давать различные, но всегда важные ответы.
Недавно я тренировал клиента, работавшего в крупном международном банке, который после нескольких месяцев применения нашей методологии и обретения контроля над повседневным рабочим процессом решил, что пришло время вложить капитал в открытие собственной фирмы по созданию высоких технологий. Сначала затея была слишком смелой, чтобы думать о ней всерьез, но движение вверх с "уровня взлетной полосы" сделало замысел гораздо более доступным, и он стал естественным результатом обзора деятельности с большой высоты.
Если вы заняты делом, осуществление которого растянется на продолжительное время (свадьба, дети, карьера, компания, искусство), то с вашей стороны будет разумно подумать о том, что вам может понадобиться для продвижения в заданном направлении.
Вопросы, которые вы можете задать себе на данном этапе, таковы.
• В чем состоят долгосрочные цели и задачи моей организации и какие проекты, направленные на достижение желаемых результатов, я должен осуществить, чтобы выполнить свои обязанности?
• Какие долгосрочные цели и задачи я наметил для себя и какие проекты, направленные на достижение желаемых результатов, я должен осуществить?
• Какие еще существенные события могут повлиять н определение возможных направлений моей деятельности?
Перечислю несколько возможных аспектов, которые выступают на первый план на данном этапе обсуждения.
• Изменение сущности вашей работы под действием
смещения приоритетов компании. Вместо управле-
ния разработкой собственных программ тренингов в компании вам придется передать их сторонним агентам.
• Направление, в котором, на ваш взгляд, следует двигаться, чтобы сделать карьеру. Вы хотите через год выполнять другую работу, вам нужно совершить переход от текущих занятий к новым задачам и при этом внимательно изучить возможности перевода на другие должности и предложения насчет повышений.
• Направление деятельности организации в контексте глобализации и расширения. Предстоит масса зарубежных поездок и, исходя из ваших жизненных предпочтений, вам нужно подумать о пересмотре своих карьерных планов.
• Жизненные предпочтения и изменение потребнос
тей. По мере того как ваши дети взрослеют, уменьша
ется необходимость в том, чтобы вы сидели с ними
дома, и растет ваш интерес к различным сферам ка
питаловложения и оформлению пенсии.
На наивысшем уровне мышления вам придется задать несколько сакраментальных вопросов. Для чего существует ваша компания? Для чего существуете вы? В чем суть вашего существования, влияющая на ваш выбор как личности и как организации? Это – концепция общей картины, сотни книг и учителей пытаются помочь вам усвоить ее.
"Зачем?" – вот главный вопрос, над которым бьемся все мы.
Вы можете аккуратнейшим образом упорядочить, рассортировать и организовать все остальные уровни своей жизни и работы. Но если вы хоть на йоту отклонитесь от курса, который определяется вашими глубинными устремлениями или истинным предназначением, то сразу потеряете покой.
Очень просто: еженедельный обзор – это любая процедура, позволяющая вам снова освободить сознание. Он затрагивает все стадии управления рабочим процессом – сбор, обработку, сортировку и пересмотр всех ваших нерешенных задач – и длится до тех пор, пока вы не сможете с уверенностью сказать: "Я четко знаю весь перечень дел, которыми не занимаюсь сейчас, но мог бы заняться, будь у меня такое желание".
В будничном, практическом контексте, требуемая последовательность действий выглядит следующим образом.
Разберитесь с неприкаянными бумагами. Повытаскивайте всевозможные клочки бумаги, визитки, квитанции, завалявшиеся в закоулках рабочего стола, в
карманах и других местах. Уложите все, что найдете, в корзину для обработки.
Обработайте свои записи. Пересмотрите все записи в учетном журнале, заметки с совещаний или записки, нацарапанные на листках из блокнота. Разложите их по соответствующим категориям: документы, требующие активных действий, проекты, ожидания, календарные события и "когда-нибудь/может быть". Упорядочьте любые справочные записи и материалы. Расставьте материалы "Прочесть/просмотреть". Отнеситесь к делу с должной строгостью: проработайте все записи и идеи, касающиеся связей, проектов, новых замыслов, и входные материалы, накопившиеся с момента последней загрузки, все ненужное – выбросьте.
Календарные данные прошлых периодов. Внимательно просмотрите прошедшие даты в календаре, проверьте, не осталось ли в нем напоминаний об активных шагах, справочной информации, и переместите данные в действующую систему. Вы должны быть в состоянии перенести в архив все календарные данные за прошлую неделю, не упуская ничего из виду.
Календарные данные будущих периодов. Взгляните на отмеченные в календаре предстоящие события (долго – и краткосрочные). Зафиксируйте действия, касающиеся организации и подготовки предстоящих мероприятий.
Выбросьте все из головы. Запишите (в соответствующие категории) любые новые проекты, дальнейшие действия, ожидания, возможные шаги, которые еще не зафиксированы.
Пересмотрите списки проектов (и существенных ре-зультатов). По очереди оцените состояние выполнения проектов, достижения целей и результатов; убедитесь в том, что в системе отмечено хотя бы одно решающее действие по каждому замыслу.
Пересмотрите списки дальнейших действий. Отметьте выполненные действия. Проверьте наличие напоминаний о дальнейших активных шагах, которые нужно предпринять.
Пересмотрите список ожиданий. Запишите любые действия, за которыми нужно проследить. Проверьте, какие ожидаемые действия выполнены.
Пересмотрите список "Когда-нибудь/может быть". Проверьте, какие проекты могли стать актуальными и, если таковые имеются, перенесите их в список проектов. Вычеркните пункты, которые вас больше не интересуют.
Просмотрите содержимое папок "Подвешенные проблемы" и ”Сопутствующие материалы". Просмотрите все вспомогательные материалы, касающиеся текущей работы, чтобы наметить новые шаги, свершения и ожидания.
Подходите к делу творчески и действуйте решительно. Не появилось ли у вас каких-нибудь новых, чудесных, сумасшедших, творческих, заразительных, рискованных идей, которые можно добавить в систему?
Процедура пересмотра продиктована здравым смыслом, но мало кто из нас выполняет ее с максимальной эффективностью, сохраняя ясность мыслей и ощущение внутреннего равновесия.
"Точка зрения" – это то самое сугубо человечес-кое решение проблемы информационной перегрузки, интуитивная процедура сокращения объема данных до существенного и контролируемого минимального уровня…. В мире, который изобилует содержанием, точка зрения станет самым дефицитным ресурсом.

Поскольку я путешествую в основном по большим городам, я веду два списка "Выезды": "Выезды – Од-жаи" (мой город) и "Выезды – другие места", где помечаю все товары, которые могу приобрести по пути. "Соединители для полива газонов" попадут в список "Выездов – Оджаи", а вот "Покупка спортивных носков" пойдет в список "Другие выезды".
Дела в офисе. Если вы работаете в офисе, то у вас будут дела, которые вы сможете сделать только там; их список пригодится на рабочем месте – хотя, конечно, если у вас в офисе стоят телефон и компьютер, и вы ведете отдельные списки, озаглавленные соответственно
"Звонки" и "Компьютер", то они вам тоже понадобятся. Я бы посоветовал включить в список "Дела в офисе" любую задачу, для выполнения которой необходимо подключиться к Интернету (а это удобнее всего сделать на работе: возможно, это единственное место с постоянным доступом). Например, я бы поместил именно в этот список напоминание о необходимости загрузки из сети большой программы.
Дома. Многие дела можно сделать только дома, поэтому имеет смысл вести отдельный список для данного контекста. Я уверен, что у вас накопилось множество замыслов и проектов по дому, и часто первоочередным действием в рамках такого проекта является его осуществление. "Повесить новую репродукцию", "рассортировать компакт-диски" и "развесить по шкафам зимнюю одежду" – таковы типичные пункты "домашнего" списка.
Если у вас есть домашний офис, то любое дело, которое можно сделать только там, попадет в список "Дома". (Если вы работаете только на дому и не посещаете других офисов, то вам вообще не понадобится список "Офисные дела" – перечня "Дома" будет вполне достаточно).
Повестки дня. Вы обязательно обнаружите, что множество ваших дальнейших действий нужно будет либо совершить в процессе непосредственного общения с кем-то, либо обсудить их на повестке заседания комитета или совещания персонала. Вам нужно обсудить с партнером идеи на следующий год; вы хотите поговорить с мужем о его планах на весну; вам нужно дать секретарше задание, слишком сложное для того, чтобы излагать его суть в электронном сообщении. А на совещании персонала в понедельник вы должны сделать объявление об изменении стратегий подачи отчетов о расходах.
Предстоящие действия нужно помещать в отдельные повестки дня, составленные для каждого человека, с которым вы постоянно общаетесь, и для каждой встречи, которую вы регулярно посещаете.
Подобные предстоящие действия нужно помещать в отдельные повестки дня, составленные для каждого человека и для каждой встречи. Профессионалы, которые ведут папку, где содержатся все вопросы, требующие обсуждения с начальством, уже пользуются модификацией данного метода. Для упорядочения дальнейших действий вам может понадобиться от трех до пятнадцати подобных списков. Я советую завести отдельные папки или списки для начальства, коллег, помощников, супругов и детей. Вам также следует завести аналогичный список для своего поверенного, финансового секретаря, счетовода и/или программиста, словом, для каждого, с кем нужно будет обсудить более одной проблемы во время следующего телефонного разговора.
Если вы участвуете в регулярных совещаниях – заседаниях персонала, проектного отдела, совета директоров, комитета, чего угодно – то и они заслуживают собственных папок, где вы будете отмечать вопросы, требующие обсуждения.
Часто приходится вести текущий список дел, требующих обсуждения с человеком, с которым вы будете общаться лишь в течение ограниченного времени. Например, если вы имеете дело с подрядчиком, который выполняет существенный объем работ в вашем доме, можете составить список на время вашего сотрудничества. Обходя место проведения работ в конце дня, после отъезда подрядчика, вы можете заметить детали, которые захотите обсудить с ним утром, и их список должен быть у вас под рукой в случае необходимости.
Поскольку данный тип списков весьма полезен, ваша система должна предоставлять возможность быстро
и легко добавлять новые повестки по мере надобности. Например, вставка страницы, посвященной отдельному лицу или встрече, в раздел блокнота, озаглавленный "Повестки дня", занимает считанные секунды. Примерно столько же занимает добавление специальной страницы в раздел "Повестки дня" цифрового секретаря.
Прочесть/просмотреть. Вы без сомнения найдете в корзине ряд документов, в отношении которых следующим действием будет их прочтение. Надеюсь, что вы придерживались правила двух минут и уже разобрались с рядом моментальных проблем: что-то выбросили, что-то рассортировали, а что-то перенесли на следующий этап как полезный материал.
Документы, на прочтение которых, по вашим оценкам, уйдет более двух минут вашего времени, обычно имеет смысл помещать в отдельную физическую стопку-корзину под названием "Прочесть/просмотреть". Я отношу данную категорию к спискам; но с таким списком легче всего работать, если поместить документы и журналы в лоток и/или портативную папку.
Для многих людей стопка "Прочесть/просмотреть" может оказаться весьма объемистой. Именно поэтому крайне важно помещать туда документы, рассмотрение которых занимает более двух минут, только в том случае, если вы действительно хотите их прочесть в свободное время. Возможно, процесс окажется весьма утомительным, но ситуация может существенно осложниться и завести вас в тупик, если вы четко не определите границ данной категории. По крайней мере, четкое разграничение категорий позволит вам уяснить, какими материалами вы располагаете, а наличие внутренних регулирующих механизмов поможет вам определить, что вы хотите оставить, а что – выбросить.
Полезно иметь под рукой стопку материалов для прочтения, которые можно просматривать на ходу (например, вы собираетесь на встречу, которая может
задержаться, на семинар, в программе которого может возникнуть ничем не занятое окно, или на прием к дантисту, где вам придется ждать своей очереди). Все перечисленные ситуации предоставляют прекрасную возможность ознакомиться с материалом. Люди, которые не организовали свои материалы для прочтения/ просмотра, могут потерять массу времени, поскольку в жизни частенько появляются неожиданные свободные минуты, которые можно выгодно использовать.
Те, кто бессмысленно расходуют свое время, чаще всего жалуются на его недостаток.

Полная и единообразная система организации дает огромное преимущество, поскольку система позволяет сознанию отвлечься от рутинных забот и перейти к интуитивному принятию решений, от которого вас не будут отвлекать проблемы, оставшиеся без внимания. Но для того, чтобы вы смогли перейти в данное состояние, физическая система упорядочения данных должна быть лучше системы, созданной в вашем сознании.
Для того чтобы вы могли постоянно концентрировать внима-ние на дальнейших действиях, нужна безотказная система упорядочения данных.
В этой главе я ознакомлю вас с основными этапами и инструментами процесса организации, которые понадобятся при обработке корзины. Во время первичной обработки входящего материала вы будете создавать списки и группы проблем, которые нужно будет упорядочить, с тем чтобы в дальнейшем включить в них новые задачи. Иными словами, не обязательно создавать систему организации данных моментально, на пустом месте. Она будет развиваться по мере того, как вы будете обрабатывать рутинные проблемы и проверять наличие материалов.

Чем больше будет усложняться ваша работа и жизнь, тем более вы будете нуждаться в стандартных инструментах записи идей и входящей информации. Например, продвигаясь по карьерной лестнице, вы начнете замечать, что самые лучшие идеи, касающиеся работы, будут посещать вас в нерабочее время. Способность контролировать эти идеи с помощью эффективных инструментов сбора информации, которые всегда под рукой, является главным ключом к повышению продуктивности работы.