Как привести дела в порядок \


Попытки упорядочить свою жизнь сверху вниз, когда нижние уровни выходят из-под контроля

Попытки упорядочить свою жизнь сверху вниз, когда нижние уровни выходят из-под контроля

Основная причина, которой имеет смысл дви­гаться снизу вверх, состоит том, что данный подход позволяет первым делом освободить все уровни созна­ния, чтобы творческая мысль могла сосредоточиться более значимых, но расплывчатых представлениях, для которых вам следует определить четкие границы. Дан­ная методология обладает высокой степенью гибкости свободы включает весьма эффективные универсаль­ные мыслительные организационные приемы, кото­рые действуют независимо от выбора основных акцен­тов. Поэтому методику стоит освоить вне зависимости от реального содержания ваших текущих . Из­мените свое сознание, данная процедура позволит вам с максимальной скоростью приспособиться перемене. Зная своих новых способностях, вы сможете позво­лить себе поучаствовать более крупной игре. Перед вами откроется поистине масса возможностей.

время как уровень 50 000 футов, несомненно, является самым важным контекстом расстановки при­оритетов, мой опыт показывает, что если мы опреде­лим выполним задачи, с которыми сталкиваемся всех уровнях, особенно Взлетной полосе высоте 10 000 футов, получим дополнительные ресурсы для решения более серьезных . Хотя движение сни­зу вверх является ключевым подходом, с практичес-

кой точки зрения оно представляет критически важный фактор достижения равновесия, высокой продуктив­ности комфорта жизни.

Взлетная полоса. Первым делом нужно убедиться, что ваши списки действий завершены, а это уже может оказаться весьма сложной задачей. Те, кто сосредотачи­вает внимание сборе непредвзятой записи , обнаруживают, что накопилось много дел, которые они забыли упомянуть, поместили ту категорию или просто заметили.

Если у вас, помимо календаря, отмечено хотя бы пятьдесят первоочередных ожидаемых действий, включая повестки дня совещания, я сомневаюсь том, что вы действительно записали все . Впро­чем, если вы внимательно следовали рекомендациям выполняли шаги, приведенные части II, , возмож­но, ваши списки вправду полны. Если это так вы действительно хотите до конца разобраться с данным уровнем, вам следует выделить немного времени отработать главы с 4 6 активном режиме. приведете данный уровень управления деятельностью соответствие с текущей ситуацией, у вас сразу появится более четкое представление срочных приоритетах: -другому разобраться них практически невозможно.

10 000 футов. Придайте завершенную форму списку проектов. Действительно ли он охватывает все пробле­мы, требующие от вас выполнения сразу нескольких действий? Именно он определяет границы еженедель­ных операций позволяет освобождать сознание бо­лее продолжительное время.

Многоуровневый анализ текущей работы автоматически улучшит вашу концентрацию, внутренний порядок чувство приоритетов.

Если вы составите полный перечень всех результа­тов, которых хотите достичь данном уровне работе жизни, обнаружите необходимые действия, ­торых даже подозревали. Одно только составление такого объективного перечня упрочнит базу для приня­тия решений том, чем следует заниматься свободное время. люди обновляют свои списки проектов, они обязательно обнаруживают несколько шагов, ­торые можно предпринять сразу, чтобы сдвинуть наме­ченные с места.

Мало кто хранит четкую информацию проектах объективной форме имеет ней постоянный доступ. Прежде чем начинать какую бы ни было дискуссию том, что следует сделать за сегодняшний день, нужно сначала обеспечить доступ требуемой информации.

Повторяю: если вы внедряли методологию, описан­ную книге, практике, ваш список проектов бу­дет именно таким, каким он должен быть. Большинству участников наших тренингов нужно от десяти до пят­надцати часов, чтобы собрать, обработать организо­вать данные систему, которую они могут с увереннос­тью назвать полной.

20 000 футов. Это – уровень "текущих профессио­нальных обязанностей". Какие роли вы играете? про­фессиональном смысле вопрос подразумевает ваше те­кущее служебное положение. уровне личности ­ложение подразумевает вашу роль семье, обществе , естественно, собственное представление себе как дееспособном субъекте.

Возможно, вы уже определили выписали неко­торые из своих ролей. Если вы недавно заняли новую должность существует соглашение или контракт, раз­граничивающий сферы вашей ответственности, это, конечно, хорошее начало. Если раньше вы выполняли упражнения определению целей идеалов у вас

остались соответствующие материалы, их тоже мож­но добавить комплекс.

Составьте ведите список под названием "Сферы концентрации внимания". Вы можете разделить его подсписки "Профессиональные" "Частные": этом случае постарайтесь регулярно пересматривать оба перечня. Это – один из самых полезных контрольных списков, которые вы можете создать для повышения уровня личной организованности. Он потребует от вас такой же еженедельной пересортировки, как спи­сок проектов; скорее всего, он будет предназначен для менее частых обращений. зависимости от скорости изменений, происходящих наиболее важных сферах вашей жизни работы, данный список следует исполь­зовать качестве напоминания потенциальных новых проектах, обращаясь нему с периодичностью от одно­го до трех месяцев.

Если вы имеете четкого представления том, чем состо­ит ваша работа, она всегда будет давить вас.

У вас, вероятно, насчитывается от четырех до семи ключевых сфер ответственности работе пример­но столько же – частной жизни. Ваша работа может предполагать такие направления, как управление пер­соналом, системное проектирование, долгосрочное пла­нирование, административная поддержка, маркетинг составление рабочих графиков; вы можете отвечать за коммунальные услуги, выполнение заказов, конт­роль качества, управление активами т.. Если у вас собственное дело, направлений, требующих вашего внимания, будет гораздо больше, чем если бы вы выпол­няли конкретные обязанности крупной организации. Остальные сферы вашей жизни могут предполагать ­личие таких приоритетных направлений, как родитель­ские обязанности, участие партнерских соглашениях,

церковь, здоровье, общественная деятельность, содер­жание дома, управление финансами, самообразование, творческое самовыражение.

Предназначение списка "Сферы концентрации вни­мания" состоит том, чтобы дать вам возможность чет­ определить все свои проекты дальнейшие действия, чтобы вы могли надлежащим образом выполнять свои обязанности. Если бы вам понадобилось вести учет обя­занностей объективно оценивать их с точки зрения того, что вы делаете что должны делать, вы бы обя­зательно обнаружили проекты, которые нужно добавить одноименному списку. Просматривая список, можно прийти заключению, что некоторых сферах нуж­но ничего менять, они находятся под контролем. Если же вас "грызет" какая- проблема, решить ее можно с ­мощью разработанного проекта соответствующей сфе­ре. "Сферы концентрации внимания", сути, являются лишь более абстрактной совершенной формой списка "Спусковые механизмы", описанного ранее.

Каждый клиент из тех, кого я тренировал протя­жении последних двадцати лет, обнаруживал хотя бы один существенный пробел данном уровне анализа деятельности. Например, стандартный вид деятельнос­ти, которым занимается менеджер или руководитель -развитие персонала. Поразмыслив, большинство лю­дей приходят выводу, что нужно добавить данной категории один или два проекта, таких как, например, "Усовершенствование процедуры оценки производи­тельности".

Обсуждение приоритетов должно объединять все уровни текущих компромиссов, которые вы заключаете с самим собой с окружающими. Если вы будете под­держивать актуальность контрольного списка "описа­ния работ" обновлять его, , вероятно, почувствуете себя спокойнее увереннее, чем большинство пред­ставителей нашей культурной среды. Несомненно, вам

понадобится пройти долгий путь от надежды до уве­ренности, чтобы быстро выбирать верные направле­ния деятельности.

От 30 000 до 50 000 футов выше. время как три нижних уровня основном касаются текущего ­ложения вещей (ваших действий, проектов сфер от­ветственности), начиная с указанной высоты первый план выходят факторы будущего, возможных направле­ний деятельности намерений. Чтобы взять эти высо­ты, -прежнему нужен специальный инструментарий, но ключевой вопрос звучит примерно так: "Какие теку­щие действия оправданы с точки зрения намеченных результатов, как я собираюсь их достичь?" Вопрос мо­жет касаться разных временных интервалов: от карьер­ных планов следующий год ("30 000 футов") до кар­тины вашего служебного материального положения через три года ("40 000 футов") интуитивных догадок цели вашей жизни направлениях ее наиболее успеш­ного достижения ("50 000 футов выше").

Если вы толком знаете, чему стремитесь, никогда

поймете, нужно остановиться.

Я объединил три верхних уровня, потому что зачас­тую различные ситуации могут быть отнесены как од­ной, так другой из указанных категорий. тому же, поскольку книга Как разобраться с делами рассказы­вает скорее об искусстве достижения, а определения целей желаемых результатов, я собираюсь требо­вать от вас детального изучения этих уровней. Но своей сути подобное исследование может затронуть очень глубокие сложные пласты, среди которых могут оказаться коммерческие стратегии, развитие организа­ции, планирование карьеры определение жизненных ориентиров идеалов.

Для определения целей достаточно будет сосре­доточиться выяснении текущих мотивов, которые раскрывают истинное содержание работы данный момент. Вопрос том, стоит ли вам изменить направле­ние деятельности цели, исходя из глубинного анализа интуитивных соображений, мог бы стать предметом отдельной дискуссии. Но даже этом случае, вы смо­жете назвать несколько аспектов, которые помогут вам прояснить собственное представление своей работе том, что ней самое важное.

Если бы вам нужно было обрисовать свое представ­ление том, чем вы могли бы заниматься через год или полтора или сути вашей работы тот момент, чем бы вы подумали? этом, более тонком уровне могут быть вещи, которые вы должны выбросить из головы, а также – люди системы, с которыми нужно взаимо­действовать, чтобы достичь желаемого результата. А поскольку сама работа является движущейся мише­нью, поскольку наши дни профессиональный мир – это зыбучие пески, возможно, понадобится наметить проекты, обеспечивающие верное достижение резуль­татов заданной области.

данном уровне задачи могут быть самые разные: "Моя карьера будет стоять месте, если я четко из­ложу свои цели начальнику" или: "Какие новые занятия появятся у моих детей через год, что я должен пред­принять этой связи?" или: "Какие профилактические меры нужно предпринять, чтобы обеспечить верное ре­шение возникшей проблемы со здоровьем?"

более продолжительном контексте вы можете ­думать следующими вопросами: как продвигается ваша карьера, как протекает ваша частная жизнь, как ваша организация реагирует внешние изменения как это отражается вас лично? Перечисленные вопросы касаются временного промежутка продолжи­тельностью от одного до пяти лет: я их задаю, они

заставляют людей давать различные, но всегда важные ответы.

Недавно я тренировал клиента, работавшего круп­ном международном банке, который после нескольких месяцев применения нашей методологии обретения контроля повседневным рабочим процессом решил, что пришло время вложить капитал открытие собствен­ной фирмы созданию высоких технологий. Сначала за­тея была слишком смелой, чтобы думать ней всерьез, но движение вверх с "уровня взлетной полосы" сделало за­мысел гораздо более доступным, он стал естественным результатом обзора деятельности с большой высоты.

Если вы заняты делом, осуществление которого рас­тянется продолжительное время (свадьба, дети, ка­рьера, компания, искусство), с вашей стороны будет разумно подумать том, что вам может понадобиться для продвижения заданном направлении.

Вопросы, которые вы можете задать себе данном этапе, таковы.

•  чем состоят долгосрочные цели задачи моей ор­ганизации какие проекты, направленные дости­жение желаемых результатов, я должен осуществить, чтобы выполнить свои обязанности?

•  Какие долгосрочные цели задачи я наметил для себя какие проекты, направленные достижение желаемых результатов, я должен осуществить?

•  Какие еще существенные события могут повлиять н определение возможных направлений моей деятель­ности?

Перечислю несколько возможных аспектов, кото­рые выступают первый план данном этапе об­суждения.

•   Изменение сущности вашей работы под действием

смещения приоритетов компании. Вместо управле-

ния разработкой собственных программ тренингов компании вам придется передать их сторонним агентам.

•  Направление, котором, ваш взгляд, следует двигаться, чтобы сделать карьеру. Вы хотите через год выполнять другую работу, вам нужно совершить переход от текущих занятий новым задачам при этом внимательно изучить возможности перевода другие должности предложения насчет повы­шений.

•  Направление деятельности организации контек­сте глобализации расширения. Предстоит масса зарубежных поездок , исходя из ваших жизненных предпочтений, вам нужно подумать пересмотре своих карьерных планов.

•   Жизненные предпочтения изменение потребнос­

тей. мере того как ваши дети взрослеют, уменьша­

ется необходимость том, чтобы вы сидели с ними

дома, растет ваш интерес различным сферам ка­

питаловложения оформлению пенсии.

наивысшем уровне мышления вам придется за­дать несколько сакраментальных вопросов. Для чего существует ваша компания? Для чего существуете вы? чем суть вашего существования, влияющая ваш выбор как личности как организации? Это – концеп­ция общей картины, сотни книг учителей пытаются помочь вам усвоить ее.

"Зачем?" – вот главный вопрос, которым бьемся все мы.

Вы можете аккуратнейшим образом упорядочить, рассортировать организовать все остальные уровни своей жизни работы. Но если вы хоть йоту откло­нитесь от курса, который определяется вашими глубин­ными устремлениями или истинным предназначением, сразу потеряете покой.

Что такое еженедельный обзор

Что такое еженедельный обзор

Очень просто: еженедельный обзор – это любая про­цедура, позволяющая вам снова освободить сознание. Он затрагивает все стадии управления рабочим процес­сом – сбор, обработку, сортировку пересмотр всех ­ших нерешенных задач – длится до тех пор, пока вы сможете с уверенностью сказать: "Я четко знаю весь перечень дел, которыми занимаюсь сейчас, но мог бы заняться, будь у меня такое желание".

будничном, практическом контексте, требуемая последовательность действий выглядит следующим об­разом.

Разберитесь с неприкаянными бумагами. Повытас­кивайте всевозможные клочки бумаги, визитки, кви­танции, завалявшиеся закоулках рабочего стола,

карманах других местах. Уложите все, что найдете, корзину для обработки.

Обработайте свои записи. Пересмотрите все записи учетном журнале, заметки с совещаний или записки, нацарапанные листках из блокнота. Разложите их соответствующим категориям: документы, требующие активных действий, проекты, ожидания, календарные события "-нибудь/может быть". Упорядочьте любые справочные записи материалы. Расставьте ма­териалы "Прочесть/просмотреть". Отнеситесь делу с должной строгостью: проработайте все записи идеи, касающиеся связей, проектов, новых замыслов, вход­ные материалы, накопившиеся с момента последней за­грузки, все ненужное – выбросьте.

Календарные данные прошлых периодов. Вниматель­но просмотрите прошедшие даты календаре, про­верьте, осталось ли нем напоминаний об активных шагах, справочной информации, переместите данные действующую систему. Вы должны быть состоянии перенести архив все календарные данные за прошлую неделю, упуская ничего из виду.

Календарные данные будущих периодов. Взгляни­те отмеченные календаре предстоящие события (долго – краткосрочные). Зафиксируйте действия, касающиеся организации подготовки предстоящих мероприятий.

Выбросьте все из головы. Запишите ( соответству­ющие категории) любые новые проекты, дальнейшие действия, ожидания, возможные шаги, которые еще зафиксированы.

Пересмотрите списки проектов ( существенных ре-зультатов). очереди оцените состояние выполнения проектов, достижения целей результатов; убедитесь том, что системе отмечено хотя бы одно решающее действие каждому замыслу.

Пересмотрите списки дальнейших действий. Отметь­те выполненные действия. Проверьте наличие напоми­наний дальнейших активных шагах, которые нужно предпринять.

Пересмотрите список ожиданий. Запишите любые действия, за которыми нужно проследить. Проверьте, какие ожидаемые действия выполнены.

Пересмотрите список "-нибудь/может быть". Проверьте, какие проекты могли стать актуальными , если таковые имеются, перенесите их список проектов. Вычеркните пункты, которые вас больше интересуют.

Просмотрите содержимое папок "Подвешенные про­блемы" ”Сопутствующие материалы". Просмотрите все вспомогательные материалы, касающиеся текущей рабо­ты, чтобы наметить новые шаги, свершения ожидания.

Подходите делу творчески действуйте решитель­но. появилось ли у вас каких-нибудь новых, чудес­ных, сумасшедших, творческих, заразительных, риско­ванных идей, которые можно добавить систему?

Процедура пересмотра продиктована здравым смыс­лом, но мало кто из нас выполняет ее с максимальной эффективностью, сохраняя ясность мыслей ощуще­ние внутреннего равновесия.

"Точка зрения" – это самое сугубо человечес-кое решение проблемы информационной перегруз­ки, интуитивная процедура сокращения объема данных до существенного контролируемого ми­нимального уровня…. мире, который изобилует содержанием, точка зрения станет самым дефи­цитным ресурсом.

Джон Гарднер

Джон Гарднер

Поскольку я путешествую основном большим городам, я веду два списка "Выезды": "Выезды – Од-жаи" (мой город) "Выезды – другие места", где ­мечаю все товары, которые могу приобрести пути. "Соединители для полива газонов" попадут список "Выездов – Оджаи", а вот "Покупка спортивных нос­ков" пойдет список "Другие выезды".

офисе. Если вы работаете офисе, у вас будут , которые вы сможете сделать только там; их список пригодится рабочем месте – хотя, конечно, если у вас офисе стоят телефон компьютер, вы ве­дете отдельные списки, озаглавленные соответственно

"Звонки" "Компьютер", они вам тоже понадобятся. Я бы посоветовал включить список " офисе" любую задачу, для выполнения которой необходимо подключиться Интернету (а это удобнее всего сделать работе: возможно, это единственное место с постоян­ным доступом). Например, я бы поместил именно этот список напоминание необходимости загрузки из сети большой программы.

Дома. Многие можно сделать только дома, ­этому имеет смысл вести отдельный список для данно­го контекста. Я уверен, что у вас накопилось множес­тво замыслов проектов дому, часто первооче­редным действием рамках такого проекта является его осуществление. "Повесить новую репродукцию", "рассортировать компакт-диски" "развесить шка­фам зимнюю одежду" – таковы типичные пункты "до­машнего" списка.

Если у вас есть домашний офис, любое дело, которое можно сделать только там, попадет список "Дома". (Если вы работаете только дому посе­щаете других офисов, вам вообще понадобится список "Офисные " – перечня "Дома" будет впол­ достаточно).

Повестки дня. Вы обязательно обнаружите, что мно­жество ваших дальнейших действий нужно будет либо совершить процессе непосредственного общения с кем-, либо обсудить их повестке заседания ­митета или совещания персонала. Вам нужно обсудить с партнером идеи следующий год; вы хотите пого­ворить с мужем его планах весну; вам нужно дать секретарше задание, слишком сложное для того, чтобы излагать его суть электронном сообщении. А со­вещании персонала понедельник вы должны сделать объявление об изменении стратегий подачи отчетов расходах.

Предстоящие действия нужно помещать отдельные повест­ки дня, составленные для каждого человека, с которым вы постоянно общаетесь, для каждой встречи, которую вы ре­гулярно посещаете.

Подобные предстоящие действия нужно помещать отдельные повестки дня, составленные для каждого человека для каждой встречи. Профессионалы, кото­рые ведут папку, где содержатся все вопросы, требующие обсуждения с начальством, уже пользуются модифика­цией данного метода. Для упорядочения дальнейших действий вам может понадобиться от трех до пятнад­цати подобных списков. Я советую завести отдельные папки или списки для начальства, коллег, помощников, супругов детей. Вам также следует завести анало­гичный список для своего поверенного, финансового секретаря, счетовода /или программиста, словом, для каждого, с кем нужно будет обсудить более одной про­блемы во время следующего телефонного разговора.

Если вы участвуете регулярных совещаниях – за­седаниях персонала, проектного отдела, совета дирек­торов, комитета, чего угодно – они заслуживают собственных папок, где вы будете отмечать вопросы, требующие обсуждения.

Часто приходится вести текущий список дел, тре­бующих обсуждения с человеком, с которым вы будете общаться лишь течение ограниченного времени. ­пример, если вы имеете дело с подрядчиком, который выполняет существенный объем работ вашем доме, можете составить список время вашего сотрудничест­. Обходя место проведения работ конце дня, после отъезда подрядчика, вы можете заметить детали, кото­рые захотите обсудить с ним утром, их список должен быть у вас под рукой случае необходимости.

Поскольку данный тип списков весьма полезен, ваша система должна  предоставлять  возможность  быстро

легко добавлять новые повестки мере надобности. Например, вставка страницы, посвященной отдельно­му лицу или встрече, раздел блокнота, озаглавленный "Повестки дня", занимает считанные секунды. Пример­но столько же занимает добавление специальной стра­ницы раздел "Повестки дня" цифрового секретаря.

Прочесть/просмотреть. Вы без сомнения найдете корзине ряд документов, отношении которых следу­ющим действием будет их прочтение. Надеюсь, что вы придерживались правила двух минут уже разобрались с рядом моментальных : что- выбросили, что- рассортировали, а что- перенесли следующий этап как полезный материал.

Документы, прочтение которых, вашим оцен­кам, уйдет более двух минут вашего времени, обычно имеет смысл помещать отдельную физическую стоп­ку-корзину под названием "Прочесть/просмотреть". Я отношу данную категорию спискам; но с таким списком легче всего работать, если поместить докумен­ты журналы лоток /или портативную папку.

Для многих людей стопка "Прочесть/просмотреть" может оказаться весьма объемистой. Именно поэтому крайне важно помещать туда документы, рассмотре­ние которых занимает более двух минут, только том случае, если вы действительно хотите их прочесть свободное время. Возможно, процесс окажется весьма утомительным, но ситуация может существенно ослож­ниться завести вас тупик, если вы четко опреде­лите границ данной категории. крайней мере, четкое разграничение категорий позволит вам уяснить, каки­ми материалами вы располагаете, а наличие внутренних регулирующих механизмов поможет вам определить, что вы хотите оставить, а что – выбросить.

Полезно иметь под рукой стопку материалов для прочтения, которые можно просматривать ходу (например, вы собираетесь встречу, которая может

задержаться, семинар, программе которого мо­жет возникнуть ничем занятое окно, или прием дантисту, где вам придется ждать своей очереди). Все перечисленные ситуации предоставляют прекрасную возможность ознакомиться с материалом. Люди, кото­рые организовали свои материалы для прочтения/ просмотра, могут потерять массу времени, поскольку жизни частенько появляются неожиданные свобод­ные минуты, которые можно выгодно использовать.

Те, кто бессмысленно расходуют свое время, чаще всего жалуются его недостаток.

Сортировка материала: создание "правильных" корзин

Сортировка материала: создание "правильных" корзин

Полная единообразная система организации дает огромное преимущество, поскольку система позволя­ет сознанию отвлечься от рутинных забот перейти интуитивному принятию решений, от которого вас будут отвлекать проблемы, оставшиеся без внимания. Но для того, чтобы вы смогли перейти данное состоя­ние, физическая система упорядочения данных должна быть лучше системы, созданной вашем сознании.

Для того чтобы вы могли постоянно концентрировать внима-ние дальнейших действиях, нужна безотказная система упорядочения данных.

этой главе я ознакомлю вас с основными этапами инструментами процесса организации, которые понадо­бятся при обработке корзины. Во время первичной обра­ботки входящего материала вы будете создавать списки группы , которые нужно будет упорядочить, с тем чтобы дальнейшем включить них новые задачи. Иными словами, обязательно создавать систему орга­низации данных моментально, пустом месте. Она бу­дет развиваться мере того, как вы будете обрабатывать рутинные проблемы проверять наличие материалов.

Леонардо да Винчи

Леонардо да Винчи

Чем больше будет усложняться ваша работа жизнь, тем более вы будете нуждаться стандартных инстру­ментах записи идей входящей информации. Напри­мер, продвигаясь карьерной лестнице, вы начнете замечать, что самые лучшие идеи, касающиеся работы, будут посещать вас нерабочее время. Способность контролировать эти идеи с помощью эффективных инструментов сбора информации, которые всегда под рукой, является главным ключом повышению про­дуктивности работы.

(далее…)

Страница 2 из 5«12345»