Мои клиенты часто удивляются, как я иногда могу часами сидеть в их офисах, пока они опустошают ящики столов и старательно обрабатывают каждую мелочь из тех, что накопились в их сознании и на рабочих местах. Обычно они чувствуют неловкость из-за того, что позволили себе безответственно отнестись к столь большим объемам материала, но, кроме того, они считают, что я умираю от скуки. Как раз наоборот. Удивительно, но для меня данный процесс является самой увлекательной работой, которой я занимаюсь с людьми. Мне знакомы чувства свободы и облегчения, которые ожидают клиентов по окончании процедуры обработки материалов. Я знаю, что для того, чтобы пробиться сквозь ворох документов, всем нам необходим опыт, поддержка и четко сосредоточенное внимание; только в этом случае у нас вырабатываются стандарты и привычки, которые позволяют справляться с потоком информации надлежащим образом. Я знаю, насколько существенная перемена произойдет в отношениях этих людей с начальством, супругами, детьми и с собственным "я" в течение следующих нескольких часов и, будем надеяться, нескольких дней и лет.
Мне не скучно. Такая работа – одна из самых интересных задач, над которым и может трудиться человек.

За годы работы я убедился, что применение методологии, изложенной в книге, позволяет людям достигать значительных результатов в повседневной работе. Когда вы начинаете постоянно применять методологию как основной подход к любой ситуации – от обработки электронной почты до покупки дома или компании, от организации деловых встреч до бесед с детьми – ваша личная продуктивность может подняться до заоблачных высот.
Многие из моих клиентов, внедривших данный метод в работу, сегодня значительно продвинулись по
службе или даже преуспели в новых видах деятельности. Описанные процедуры эффективно работают на уровне простых вещей, с которыми нам приходится сталкиваться ежедневно, – в контексте нашей рутинной работы. Если вы демонстрируете самому себе и окружающим растущую способность справляться с делами на передовой, то, вероятно, вы не задержитесь надолго в одной траншее’. Мне было очень интересно учиться и обучать других искусству решения текущих проблем на уровне взлетной полосы, где шины касаются асфальта, и практического применения способности создавать положительные картины результатов ко всем аспектам нашей повседневной жизни.
Употребление в заголовке термина "быстрое достижение цели" несколько ошибочно. Для некоторых людей основная перемена, вызванная внедрением методики, заключается как раз в том, что они замедляют свои жизненные ритмы, перестают крутиться, как белка в колесе, и начинают думать о себе. Главное преимущество состоит в том, что данная методика делает вас более сознательным и приспособленным к достижению желаемых результатов и целей, какими бы они ни были.
"Найти способ регулярно проводить больше времени с дочерью" – такой же конкретный проект, как и любой другой, и он, как и все остальные замыслы, требует определения дальнейших шагов. Смутное, гнетущее ощущение, что вам нужно что-то изменить в отношениях с дочерью, в сочетании с полным бездействием может вас убить. Я часто работаю с клиентами, готовыми отнести свои жизненные обстоятельства данного уровня к незавершенным делам – записывать их на бумагу,
1 Конечно, люди, которые сильнее всех прониклись идеей внедрения методики, как правило, уже находятся на пути самосовершенствования и в любом случае не думают, что год спустя будут заниматься той же работой. Но их тешит тот факт, что предложенные методы позволят им продвинуться к цели быстрее и с меньшими затратами.
оформлять в конкретные проекты и заботиться об определении дальнейших действий до самой финишной черты. Вероятно, это и есть наивысшее торжество истинной продуктивности.

Первое, о чем стоит задуматься, – что можно предпринять на данном этапе, имея в распоряжении заданный инструментарий? У вас есть телефон? Вы можете связаться с человеком, с которым хотели бы лично обсудить три пункта повестки дня? Вы находитесь в магазине, где должны что-то купить? Если вы не можете совершить действия, потому что находитесь не в том месте или не располагаете нужным инструментом, то об этом не стоит беспокоиться.
Старайтесь всегда упорядочивать напоминания о дальнейших действиях по контексту – "Звонки", "Дома", "Компьютер", "Выезды", "Вопросы для обсуждения с Джо", "Повестка заседания персонала" и т.д. Поскольку контекст является первым критерием, который вступает в силу при выборе дальнейших действий, отсортированные по контексту списки позволяют избежать ненужных сомнений, когда вы решаете, чем заняться. Если у вас намечено несколько дел, записанных в одном списке, но многие из них вы не можете выполнить в одном и том же контексте, то вам приходится постоянно переосмысливать весь перечень.
Если вы попали в пробку на дороге и единственное, чем вы можете заняться, – это звонки по мобильному телефону, работайте со списком звонков. Прорабатывайте списки дальнейших шагов таким образом, чтобы перед глазами были только те действия, которые вы можете выполнить в данный момент.
Второе существенное преимущество, которое позволяет упорядочить все ваши действия в зависимости от необходимого физического контекста, состоит в том, что данная процедура помогает выбрать следующее активное действие в направлении решения рутинных проблем. Структура моих списков дальнейших действий позволяет определять первоочередное физическое действие до того, как я могу решить, в какой список поместить напоминание (мне понадобится компьютер? телефон? нужно заехать в магазин?). Люди, которые составляют список разных действий (т.е. список, не привязанный к конкретному контексту), часто не могут однозначно решить, каков будет их первоочередной шаг.
Часто я заставляю клиентов структурировать списки по категориям на раннем этапе обработки корзины, поскольку это автоматически ставит проекты на твердый фундамент из реальных шагов, которые нужно предпринять, чтобы они продвигались.
Очень просто: еженедельный обзор – это любая процедура, позволяющая вам снова освободить сознание. Он затрагивает все стадии управления рабочим процессом – сбор, обработку, сортировку и пересмотр всех ваших нерешенных задач – и длится до тех пор, пока вы не сможете с уверенностью сказать: "Я четко знаю весь перечень дел, которыми не занимаюсь сейчас, но мог бы заняться, будь у меня такое желание".
В будничном, практическом контексте, требуемая последовательность действий выглядит следующим образом.
Разберитесь с неприкаянными бумагами. Повытаскивайте всевозможные клочки бумаги, визитки, квитанции, завалявшиеся в закоулках рабочего стола, в
карманах и других местах. Уложите все, что найдете, в корзину для обработки.
Обработайте свои записи. Пересмотрите все записи в учетном журнале, заметки с совещаний или записки, нацарапанные на листках из блокнота. Разложите их по соответствующим категориям: документы, требующие активных действий, проекты, ожидания, календарные события и "когда-нибудь/может быть". Упорядочьте любые справочные записи и материалы. Расставьте материалы "Прочесть/просмотреть". Отнеситесь к делу с должной строгостью: проработайте все записи и идеи, касающиеся связей, проектов, новых замыслов, и входные материалы, накопившиеся с момента последней загрузки, все ненужное – выбросьте.
Календарные данные прошлых периодов. Внимательно просмотрите прошедшие даты в календаре, проверьте, не осталось ли в нем напоминаний об активных шагах, справочной информации, и переместите данные в действующую систему. Вы должны быть в состоянии перенести в архив все календарные данные за прошлую неделю, не упуская ничего из виду.
Календарные данные будущих периодов. Взгляните на отмеченные в календаре предстоящие события (долго – и краткосрочные). Зафиксируйте действия, касающиеся организации и подготовки предстоящих мероприятий.
Выбросьте все из головы. Запишите (в соответствующие категории) любые новые проекты, дальнейшие действия, ожидания, возможные шаги, которые еще не зафиксированы.
Пересмотрите списки проектов (и существенных ре-зультатов). По очереди оцените состояние выполнения проектов, достижения целей и результатов; убедитесь в том, что в системе отмечено хотя бы одно решающее действие по каждому замыслу.
Пересмотрите списки дальнейших действий. Отметьте выполненные действия. Проверьте наличие напоминаний о дальнейших активных шагах, которые нужно предпринять.
Пересмотрите список ожиданий. Запишите любые действия, за которыми нужно проследить. Проверьте, какие ожидаемые действия выполнены.
Пересмотрите список "Когда-нибудь/может быть". Проверьте, какие проекты могли стать актуальными и, если таковые имеются, перенесите их в список проектов. Вычеркните пункты, которые вас больше не интересуют.
Просмотрите содержимое папок "Подвешенные проблемы" и ”Сопутствующие материалы". Просмотрите все вспомогательные материалы, касающиеся текущей работы, чтобы наметить новые шаги, свершения и ожидания.
Подходите к делу творчески и действуйте решительно. Не появилось ли у вас каких-нибудь новых, чудесных, сумасшедших, творческих, заразительных, рискованных идей, которые можно добавить в систему?
Процедура пересмотра продиктована здравым смыслом, но мало кто из нас выполняет ее с максимальной эффективностью, сохраняя ясность мыслей и ощущение внутреннего равновесия.
"Точка зрения" – это то самое сугубо человечес-кое решение проблемы информационной перегрузки, интуитивная процедура сокращения объема данных до существенного и контролируемого минимального уровня…. В мире, который изобилует содержанием, точка зрения станет самым дефицитным ресурсом.
Ваша система и деятельность должны быть организованы таким образом, чтобы вы могли видеть все возможные варианты действий тогда, когда они необходимы. На самом деле принцип продиктован соображениями здравого смысла, но мало кто оттачивает мастерство обработки и сортировки информации до максимально эффективного уровня.
Имея доступ к телефону и немного свободного времени, просмотрите список телефонных звонков, которые нужно совершить, а затем выделите самый важный из них либо вообще прекратите беспокоиться насчет звонков. Когда вы готовитесь к беседе с начальником или деловым партнером, продумайте самые важные вопросы, которые предстоит обсудить: тогда вы будете уверены, что с максимальной эффективностью используете рабочее время. Если вам нужно заехать в химчистку за одеждой, сначала бегло просмотрите список остальных дел, которые, возможно, сможете выполнить по дороге.
Обычно для обзора проблем достаточно всего нескольких секунд в день, если вы просматриваете списки нужных дел в нужное время.
Люди часто спрашивают меня: "Сколько времени вы тратите на обзор своей системы?" Мой ответ прост: "Ровно столько, сколько мне необходимо для того, чтобы спокойно делать свои дела". В действительности это несколько раз по нескольку секунд в течение дня. Большинство людей не могут понять, что мои списки – это, в некотором роде, офис. Вы можете держать самоклею-щиеся листки и телефонограммы на рабочем месте, а я держу их в списках дальнейших действий. Если вы полностью собрали, обработали и упорядочили свои материалы, то, скорее всего, вам придется время от времени тратить лишь несколько секунд на обращение к системе за ежедневными напоминаниями.
Сначала посмотрите в календарь
Вероятно, чаще всего вы будете просматривать ежедневник и обобщенную памятную книжку – картотеку (если вы ее завели), чтобы разглядеть "неровности рельефа" и подумать, что нужно сделать. Сначала вы должны узнать параметры места и времени. Если вы будете знать, что с восьми утра до шести вечера вам предстоят сплошные встречи и вряд ли удастся выкроить полчаса на обед, это поможет вам принять необходимые решения, касающиеся любых других действий.
…потом – в списки дел
Когда вы пересмотрите задачи, намеченные на конкретные дни и на конкретное время, и предпримете все необходимые шаги в рамках их выполнения, следующим объектом обзора станут списки дел, которыми вы могли бы заняться в сложившейся ситуации. Напри-
мер, находясь в офисе, вы будете обращаться к спискам звонков, операций за компьютером и офисных дел. Это совсем не означает, что вы обязательно должны предпринимать какие-либо из действий, упомянутых в списках; нужно будет только сравнить их с потоком других намеченных дел: это позволит вам заняться наиболее приоритетным направлением деятельности. Вам нужна уверенность в том, что вы не упускаете из виду ничего существенного.
Если вы доверяете своему календарю и постоянно обновляете списки дел, то, кроме них, в вашей системе не будет объектов, к которым понадобится обращаться чаще, чем раз в несколько дней. Бывали дни, когда мне не нужно было заглядывать ни в один из списков, потому что с самого начала (из календаря) было ясно, чего я не смогу выполнить.