Искусство справляться с заботами

Мои клиенты часто удивляются, как я иногда могу часами сидеть в их офисах, пока они опустошают ящики столов и старательно обрабатывают каждую мелочь из тех, что накопились в их сознании и на рабочих местах. Обычно они чувствуют неловкость из-за того, что поз­волили себе безответственно отнестись к столь боль­шим объемам материала, но, кроме того, они считают, что я умираю от скуки. Как раз наоборот. Удивительно, но для меня данный процесс является самой увлека­тельной работой, которой я занимаюсь с людьми. Мне знакомы чувства свободы и облегчения, которые ожи­дают клиентов по окончании процедуры обработки ма­териалов. Я знаю, что для того, чтобы пробиться сквозь ворох документов, всем нам необходим опыт, поддерж­ка и четко сосредоточенное внимание; только в этом случае у нас вырабатываются стандарты и привычки, которые позволяют справляться с потоком информа­ции надлежащим образом. Я знаю, насколько сущест­венная перемена произойдет в отношениях этих людей с начальством, супругами, детьми и с собственным "я" в течение следующих нескольких часов и, будем наде­яться, нескольких дней и лет.

Мне не скучно. Такая работа – одна из самых инте­ресных задач, над которым и может трудиться человек.

Ориентация на результат и быстрое достижение цели

За годы работы я убедился, что применение мето­дологии, изложенной в книге, позволяет людям дости­гать значительных результатов в повседневной работе. Когда вы начинаете постоянно применять методологию как основной подход к любой ситуации – от обработки электронной почты до покупки дома или компании, от организации деловых встреч до бесед с детьми – ваша личная продуктивность может подняться до заоблач­ных высот.

Многие из моих клиентов, внедривших данный ме­тод в работу,  сегодня значительно продвинулись по

службе или даже преуспели в новых видах деятель­ности. Описанные процедуры эффективно работают на уровне простых вещей, с которыми нам приходится сталкиваться ежедневно, – в контексте нашей рутинной работы. Если вы демонстрируете самому себе и окру­жающим растущую способность справляться с делами на передовой, то, вероятно, вы не задержитесь надолго в одной траншее’. Мне было очень интересно учиться и обучать других искусству решения текущих проблем на уровне взлетной полосы, где шины касаются асфаль­та, и практического применения способности создавать положительные картины результатов ко всем аспектам нашей повседневной жизни.

Употребление в заголовке термина "быстрое дости­жение цели" несколько ошибочно. Для некоторых людей основная перемена, вызванная внедрением методики, за­ключается как раз в том, что они замедляют свои жиз­ненные ритмы, перестают крутиться, как белка в колесе, и начинают думать о себе. Главное преимущество состо­ит в том, что данная методика делает вас более созна­тельным и приспособленным к достижению желаемых результатов и целей, какими бы они ни были.

"Найти способ регулярно проводить больше време­ни с дочерью" – такой же конкретный проект, как и лю­бой другой, и он, как и все остальные замыслы, требует определения дальнейших шагов. Смутное, гнетущее ощущение, что вам нужно что-то изменить в отношени­ях с дочерью, в сочетании с полным бездействием мо­жет вас убить. Я часто работаю с клиентами, готовыми отнести свои жизненные обстоятельства данного уров­ня к незавершенным делам – записывать их на бумагу,

1 Конечно, люди, которые сильнее всех прониклись идеей внедрения методики, как правило, уже находятся на пути само­совершенствования и в любом случае не думают, что год спус­тя будут заниматься той же работой. Но их тешит тот факт, что предложенные методы позволят им продвинуться к цели быстрее и с меньшими затратами.

оформлять в конкретные проекты и заботиться об оп­ределении дальнейших действий до самой финишной черты. Вероятно, это и есть наивысшее торжество ис­тинной продуктивности.

Контекст

Первое, о чем стоит задуматься, – что можно пред­принять на данном этапе, имея в распоряжении задан­ный инструментарий? У вас есть телефон? Вы можете связаться с человеком, с которым хотели бы лично об­судить три пункта повестки дня? Вы находитесь в ма­газине, где должны что-то купить? Если вы не можете совершить действия, потому что находитесь не в том месте или не располагаете нужным инструментом, то об этом не стоит беспокоиться.

Старайтесь всегда упорядочивать напоминания о даль­нейших действиях по контексту – "Звонки", "Дома", "Компьютер", "Выезды", "Вопросы для обсуждения с Джо", "Повестка заседания персонала" и т.д. Поскольку контекст является первым критерием, который всту­пает в силу при выборе дальнейших действий, отсор­тированные по контексту списки позволяют избежать ненужных сомнений, когда вы решаете, чем заняться. Если у вас намечено несколько дел, записанных в одном списке, но многие из них вы не можете выполнить в од­ном и том же контексте, то вам приходится постоянно переосмысливать весь перечень.

Если вы попали в пробку на дороге и единственное, чем вы можете заняться, – это звонки по мобильному телефону, работайте со списком звонков. Прорабаты­вайте списки дальнейших шагов таким образом, чтобы перед глазами были только те действия, которые вы мо­жете выполнить в данный момент.

Второе существенное преимущество, которое поз­воляет упорядочить все ваши действия в зависимости от необходимого физического контекста, состоит в том, что данная процедура помогает выбрать следующее активное действие в направлении решения рутинных проблем. Структура моих списков дальнейших дейст­вий позволяет определять первоочередное физическое действие до того, как я могу решить, в какой список по­местить напоминание (мне понадобится компьютер? телефон? нужно заехать в магазин?). Люди, которые со­ставляют список разных действий (т.е. список, не при­вязанный к конкретному контексту), часто не могут од­нозначно решить, каков будет их первоочередной шаг.

Часто я заставляю клиентов структурировать спис­ки по категориям на раннем этапе обработки корзины, поскольку это автоматически ставит проекты на твер­дый фундамент из реальных шагов, которые нужно предпринять, чтобы они продвигались.

Что такое еженедельный обзор

Очень просто: еженедельный обзор – это любая про­цедура, позволяющая вам снова освободить сознание. Он затрагивает все стадии управления рабочим процес­сом – сбор, обработку, сортировку и пересмотр всех ва­ших нерешенных задач – и длится до тех пор, пока вы не сможете с уверенностью сказать: "Я четко знаю весь перечень дел, которыми не занимаюсь сейчас, но мог бы заняться, будь у меня такое желание".

В будничном, практическом контексте, требуемая последовательность действий выглядит следующим об­разом.

Разберитесь с неприкаянными бумагами. Повытас­кивайте всевозможные клочки бумаги, визитки, кви­танции, завалявшиеся в закоулках рабочего стола, в

карманах и других местах. Уложите все, что найдете, в корзину для обработки.

Обработайте свои записи. Пересмотрите все записи в учетном журнале, заметки с совещаний или записки, нацарапанные на листках из блокнота. Разложите их по соответствующим категориям: документы, требующие активных действий, проекты, ожидания, календарные события и "когда-нибудь/может быть". Упорядочьте любые справочные записи и материалы. Расставьте ма­териалы "Прочесть/просмотреть". Отнеситесь к делу с должной строгостью: проработайте все записи и идеи, касающиеся связей, проектов, новых замыслов, и вход­ные материалы, накопившиеся с момента последней за­грузки, все ненужное – выбросьте.

Календарные данные прошлых периодов. Вниматель­но просмотрите прошедшие даты в календаре, про­верьте, не осталось ли в нем напоминаний об активных шагах, справочной информации, и переместите данные в действующую систему. Вы должны быть в состоянии перенести в архив все календарные данные за прошлую неделю, не упуская ничего из виду.

Календарные данные будущих периодов. Взгляни­те на отмеченные в календаре предстоящие события (долго – и краткосрочные). Зафиксируйте действия, касающиеся организации и подготовки предстоящих мероприятий.

Выбросьте все из головы. Запишите (в соответству­ющие категории) любые новые проекты, дальнейшие действия, ожидания, возможные шаги, которые еще не зафиксированы.

Пересмотрите списки проектов (и существенных ре-зультатов). По очереди оцените состояние выполнения проектов, достижения целей и результатов; убедитесь в том, что в системе отмечено хотя бы одно решающее действие по каждому замыслу.

Пересмотрите списки дальнейших действий. Отметь­те выполненные действия. Проверьте наличие напоми­наний о дальнейших активных шагах, которые нужно предпринять.

Пересмотрите список ожиданий. Запишите любые действия, за которыми нужно проследить. Проверьте, какие ожидаемые действия выполнены.

Пересмотрите список "Когда-нибудь/может быть". Проверьте, какие проекты могли стать актуальными и, если таковые имеются, перенесите их в список проектов. Вычеркните пункты, которые вас больше не интересуют.

Просмотрите содержимое папок "Подвешенные про­блемы" и ”Сопутствующие материалы". Просмотрите все вспомогательные материалы, касающиеся текущей рабо­ты, чтобы наметить новые шаги, свершения и ожидания.

Подходите к делу творчески и действуйте решитель­но. Не появилось ли у вас каких-нибудь новых, чудес­ных, сумасшедших, творческих, заразительных, риско­ванных идей, которые можно добавить в систему?

Процедура пересмотра продиктована здравым смыс­лом, но мало кто из нас выполняет ее с максимальной эффективностью, сохраняя ясность мыслей и ощуще­ние внутреннего равновесия.

"Точка зрения" – это то самое сугубо человечес-кое решение проблемы информационной перегруз­ки, интуитивная процедура сокращения объема данных до существенного и контролируемого ми­нимального уровня…. В мире, который изобилует содержанием, точка зрения станет самым дефи­цитным ресурсом.

На что следует обращать внимание и когда

Ваша система и деятельность должны быть органи­зованы таким образом, чтобы вы могли видеть все воз­можные варианты действий тогда, когда они необходи­мы. На самом деле принцип продиктован соображения­ми здравого смысла, но мало кто оттачивает мастерство обработки и сортировки информации до максимально эффективного уровня.

Имея доступ к телефону и немного свободного вре­мени, просмотрите список телефонных звонков, кото­рые нужно совершить, а затем выделите самый важный из них либо вообще прекратите беспокоиться насчет звонков. Когда вы готовитесь к беседе с начальником или деловым партнером, продумайте самые важные вопросы, которые предстоит обсудить: тогда вы будете уверены, что с максимальной эффективностью исполь­зуете рабочее время. Если вам нужно заехать в хим­чистку за одеждой, сначала бегло просмотрите список остальных дел, которые, возможно, сможете выполнить по дороге.

Обычно для обзора проблем достаточно всего нескольких секунд в день, если вы просматриваете списки нужных дел в нужное время.

Люди часто спрашивают меня: "Сколько времени вы тратите на обзор своей системы?" Мой ответ прост: "Ровно столько, сколько мне необходимо для того, что­бы спокойно делать свои дела". В действительности это несколько раз по нескольку секунд в течение дня. Боль­шинство людей не могут понять, что мои списки – это, в некотором роде, офис. Вы можете держать самоклею-щиеся листки и телефонограммы на рабочем месте, а я держу их в списках дальнейших действий. Если вы пол­ностью собрали, обработали и упорядочили свои мате­риалы, то, скорее всего, вам придется время от времени тратить лишь несколько секунд на обращение к системе за ежедневными напоминаниями.

Сначала посмотрите в календарь

Вероятно, чаще всего вы будете просматривать еже­дневник и обобщенную памятную книжку – картоте­ку (если вы ее завели), чтобы разглядеть "неровности рельефа" и подумать, что нужно сделать. Сначала вы должны узнать параметры места и времени. Если вы бу­дете знать, что с восьми утра до шести вечера вам пред­стоят сплошные встречи и вряд ли удастся выкроить полчаса на обед, это поможет вам принять необходимые решения, касающиеся любых других действий.

…потом – в списки дел

Когда вы пересмотрите задачи, намеченные на конк­ретные дни и на конкретное время, и предпримете все необходимые шаги в рамках их выполнения, следую­щим объектом обзора станут списки дел, которыми вы могли бы заняться в сложившейся ситуации. Напри-

мер, находясь в офисе, вы будете обращаться к спис­кам звонков, операций за компьютером и офисных дел. Это совсем не означает, что вы обязательно должны предпринимать какие-либо из действий, упомянутых в списках; нужно будет только сравнить их с потоком других намеченных дел: это позволит вам заняться на­иболее приоритетным направлением деятельности. Вам нужна уверенность в том, что вы не упускаете из виду ничего существенного.

Если вы доверяете своему календарю и постоянно обновляете списки дел, то, кроме них, в вашей системе не будет объектов, к которым понадобится обращаться чаще, чем раз в несколько дней. Бывали дни, когда мне не нужно было заглядывать ни в один из списков, пото­му что с самого начала (из календаря) было ясно, чего я не смогу выполнить.