Многообразие систем сортировки справочной информации

Существует несколько способов организации спра­вочного материала и множество инструментов, которые можно для этого использовать. Ниже приводится крат­кое описание некоторых из наиболее распространенных способов организации.

•  Общее  хранилище  справочных  материалов -   бу­мажных и электронных.

•  Объединение материалов в большие категории.

•  "Ролодексы" и носители контактной информации.

•  Библиотеки и архивы.

Общее хранилище справочных материалов. Хоро­шая система сортировки имеет критическое значение для обработки и упорядочения материалов. Она край­не необходима для упорядочения больших объемов бумажных материалов, которые обладают ценностью по той или иной причине. Общая система сортировки справочной информации формируется в процессе об­работки "корзины". Вы должны быть в состоянии без труда поместить в хранилище любой клочок бумаги, к которому вам захочется обратиться позднее, причем система должна быть достаточно неформальной и до­ступной для того, чтобы этот клочок бумаги можно было уложить в алфавитный перечень, не отвлекаясь от текущей работы. (Если у вас еще нет такой системы, вернитесь к главе 4.)

Ваша система организации данных должна представлять собой простую библиотеку, к которой можно без труда об­ратиться, а не только напоминание о действиях, проектах, приоритетах и перспективах.

Большинству людей хватает от двухсот до четы­рехсот папок с бумажными справочными материала­ми общего характера и от тридцати до ста электрон­ных папок.

Объединение материалов в большие категории. Лю­бая тематическая информация, для хранения которой нужно более пятидесяти папок, должна быть помещена в отдельный раздел или ящик, где данные отсортирова­ны по единственному критерию. Например, если вы за-

нимаетесь слиянием двух корпораций и сталкиваетесь с массой бумаг, можете выделить два или три шкафа целиком под документацию, возникающую в процессе работы. Если вы увлекаетесь садоводством, яхтенным спортом или приготовлением еды, то вам, возможно, понадобится целый ящик для папок, чтобы хранить всю документацию, касающуюся вашего хобби.

Помните, что если "предмет рассмотрения" предпо­лагает наличие вспомогательных материалов, которые могут смешаться с другими тематическими сведения­ми, то вам, вероятно, придется выбирать, где держать данные: в общем хранилище или в специализирован­ных папках для справочной информации. Когда вы чи­таете интересную статью о живых изгородях и хотите сохранить ее, куда она попадет: в шкаф под названием "Садоводство" или в общую систему, вместе с други­ми сведениями по домоводческим проектам? Общее правило таково: лучше всего придерживаться одной целостной системы хранения ссылочных сведений; ис­ключение составляет только ограниченный диапазон отдельных тем.

"Ролодексы" и носители контактной информации. Значительная часть информации, которую вам нуж­но держать у себя, непосредственно касается людей из вашего окружения. Это может быть контактная инфор­мация всех типов – номера домашних, рабочих, мо­бильных телефонов, адреса, факсы, электронные адреса и т. д. Многие также хранят сведения о днях рождения членов семьи друзей и коллег, об их увлечениях, люби­мых винах и блюдах и т.д. В более официальной рабо­чей обстановке приходится отслеживать даты приема на работу, оценки производительности, цели и задачи, а также другие потенциально полезные сведения, необ­ходимые для развития трудового персонала.

Раздел телефонов и адресов в большинстве блокно­тов, которые продавались на протяжении последних пя-

тидесяти лет, вероятно, является наиболее популярным (наряду с календарем). Важно отметить, что речь идет о сугубо справочном материале. От вас не требуется ни­каких действий – это только информация, доступ к ко­торой может понадобиться в будущем.

Итак, нет особого секрета в том, как организовать информацию: все определяется характером ваших ин­дивидуальных нужд. Повторяю: проблемы начинаются, когда люди пытаются использовать свои электронные адресные книги фирмы Rolodex для напоминания о на­меченных делах. Такой подход не работает. Если все действия, касающиеся ваших знакомых, будут опреде­лены и упорядочены в списки напоминаний, телефон­ные и адресные системы будут обычными адресными книгами.

В данном случае единственный вопрос, на который предстоит ответить, будет состоять в следующем: сколь­ко информации нужно хранить, где и на каких носите­лях, чтобы иметь к ней постоянный доступ. Для этого не существует идеальных инструментов, но по мере того как малогабаритные цифровые носители становит­ся все легче применять и подсоединять к большим ба­зам данных, у вас появляется возможность оперировать большими объемами данных с меньшими затратами.

Библиотеки и архивы: персонифицированный уровень. Потенциально полезная информация располагается на многих уровнях. Вы, вероятно, могли бы найти любые сведения, будь у вас воля докопаться до них. Ответы на вопросы, какой объем информации хранить у себя, в каких пределах и в какой форме, будут меняться в за­висимости от характера ваших потребностей и умения обращаться с данными. По отношению к вашей личной организованности и производительности данный воп­рос не является ключевым, поскольку все ваши про­екты и действия упорядочены в систему, с которой вы регулярно работаете. Таким образом, справочный мате-

риал в любой форме представляет собой данные, кото­рые нужно зафиксировать и сделать доступными в со­ответствии с вашими требованиями и наклонностями.

Если материал носит сугубо справочный характер, то единс-твенный вопрос состоит в том, оправдывает ли он затраты места и времени, необходимые для его хранения.

Определенная степень согласованности позволяет упростить некоторые вещи. Какие сведения требуются постоянно? Их следует поместить в пресловутый блок­нот или ввести в память цифрового секретаря? Какие данные требуются для деловых встреч и выездных ме­роприятий? Поместите их в портфель, пакет, ранец или сумку. Что может понадобиться для работы в офисе? Эти сведения следует поместить в личную файловую систему или в память компьютера, подключенного к сети. А как насчет ситуаций, возникающих в процес­се работы? Материалы, относящиеся к ним, можно хранить в архиве отдела или в памяти внесистемного запоминающего устройства. Что можно при необходи­мости всегда найти в Интернете? Если информация по­надобится вам после отключения от сети, распечатайте данные, пока вы подключены, и сохраните их в файл, который затем можно будет взять с собой на внешнем носителе.

Индивидуальная организация справочного матери­ала обусловлена чисто логическими соображениями. В данной категории важнее всего разграничить пробле­мы, подразумевающие активное решение, и данные, не требующие от вас никаких действий. Как только вы это сделаете, у вас появится абсолютная свобода для упо­рядочения и сортировки необходимого объема ссылоч­ного материала. Такое решение сугубо индивидуально: оно зависит от соотношения между ценностью получен-

ной информации и затрат времени и сил, необходимых для ее записи и хранения.

"Когда-нибудь/может быть"

Последняя проблема в рамках системы организа­ции заключается в том, как отслеживать задачи, кото­рые нужно будет пересмотреть в будущем. К ним могут относиться самые разнообразные задачи: от поездки, запланированной на неопределенное будущее, до про­ектов, намеченных на следующий фискальный год, или навыков, которыми вы хотите овладеть. Для полномас­штабного внедрения данной модели вам понадобится что-то вроде хранилища "замороженных" дел.

Дела, которыми вы планируете заняться когда-нибудь (мо-жет быть), ни в коем случае не являются мусором. Они могут входить в число самых интересных творческих замыслов, ко­торые рождаются у вас на протяжении всей жизни.

Есть несколько способов архивирования проблем для будущего рассмотрения, которые позволяют выбросить их из головы и освободить ваше сознание. Вы можете вносить проблемы в списки "когда-нибудь/может быть" различного рода, оставлять напоминания в календаре или "памятной книжке".

"С глаз долой, из сердца вон" еще не означает "вон из головы&quot

Естественно, возникает реальная угроза, что вы по­местите напоминания о действиях, которые от вас тре­буются, туда, где их можно будет упустить из виду. Ос­новное назначение организационной системы состоит в том, чтобы она позволяла вам видеть напоминания именно в нужный момент: тогда вы будете уверены, что занимаетесь как раз тем, чем должны заниматься (а не наоборот). Перед тем как покинуть офис, рассмотрите каждое "подвешенное" сообщение, требующее от вас ак­тивных действий, точно так же, как вы перечитываете списки под названием "Звонки" и "Компьютер". В сущ­ности, "@Действия" – это продолжение вашего списка "Компьютер", и с этим перечнем следует обращаться аналогичным образом. Поток бумажной "подвешенной" рабочей документации также следует рассматривать как список, если документы служат единственными на­поминаниями.

Перенос "пусковых механизмов" действий в папку, в списки и/или в систему обработки электронной поч­ты – вполне приемлемый подход, если вы обращаетесь с должной периодичностью ко всем категориям, в кото­рые поместили напоминания. Какая польза от докумен­тов, затерявшихся в дебрях вашей системы и не выпол­няющих своей основной функции – напоминать вам о действиях?

Чтобы позволить себе спокойно общаться с друзьями или прогуливаться без определенной цели с полностью свободным сознанием, вам нужно знать, где находятся на­поминания о дельнейших действиях и что они собой пред­ставляют, необходима также уверенность в том, что они могут подождать. При этом вы должны быть в состоянии вспомнить о них в течение нескольких секунд, а не дней.

Управление потоком электронных сообщений

Как и некоторые бумажные материалы, электрон­ные сообщения, требующие от вас активных действий, иногда являются лучшими напоминаниями – в данном случае в рамках самой системы обработки электронной почты. Это утверждение особо актуально, если вы по­лучаете массу сообщений и проводите значительную часть времени, работая с программными средствами обработки почты. Электронные сообщения, которые напоминают вам об активных шагах, можно хранить в системе, вместо того, чтобы помещать упомянутые в них действия в отдельный список.

Многие из моих клиентов нашли полезной такую процедуру, как создание двух-трех специальных папок в своих программах обработки почты. Да, большинство электронных папок должно использоваться для хране­ния справочных или архивных материалов, но также

вполне допустимо создание действенной системы, кото­рая позволит вам отдельно рассортировать сообщения с напоминаниями об активных действиях за пределами самой папки "Входящие" (а именно в ней большинство людей и хранит сообщения).

Советую вам создать отдельную папку для сооб­щений, обработка которых занимает более двух минут (опять же, вы должны быть в состоянии сразу рассор­тировать массу сообщений, руководствуясь правилом двух минут). Название папки должно называться с за­главной буквы или символа, чтобы она (1) отличалась от остальных папок со справочным материалом и (2) была первой в перечне каталогов, возникающем в окне про­водника. Пользуйтесь символами типа "@" в Microsoft или " – " в Lotus: оба знака идут перед буквами алфави­та в соответствующих системах. Созданная вами папка "@Действия" будет содержать те сообщения, которые требуют активных шагов.

Далее вы можете создать папку под названием "@ Ожидания", которая будет находиться рядом с папкой "@Действия". Тогда, получая сообщения, где говорит­ся о том, что кто-то должен совершить некое действие, в котором вы заинтересованы, вы можете помещать их в папку "@Ожидания". Также в папку можно помещать напоминания о делах, которые вы хотите кому-то пере­дать по электронной почте: когда вы пересылаете что-то или перекладываете задачу на другого человека, отсы­лая ему сообщение, просто сохраняйте копию в папке "@Ожидания"3.

Некоторые приложения (такие как Lotus Notes) поз­воляют при пересылке сообщения сохранять копию в од­ной из папок (например, с помощью кнопки "Отослать

Для работы с пустым ящиком требуется гораздо меньше сил, чем с тем, который содержит тысячу сообщений.

Повторяю: опустошение папки "входящие" не означает решение всех хранящихся в ней проблем. Процесс требует от вас УДАЛЕНИЯ всего, что мож-

но удалить, СОРТИРОВКИ сведений, которые вы ре­шите сохранить и не предполагающих активных шагов, ВЫПОЛНЕНИЯ действий, занимающих менее двух минут и требующих переноса в папки с напоминания­ми всех ожиданий и сообщений, которые обязывают вас что-то предпринять. Теперь можете открыть свою папку "@Действия" и пересмотреть сообщения, которым, на ваш взгляд, следует уделить время. Не правда ли, выпол­нить описанную процедуру гораздо легче, чем просмат­ривать один экран за другим с тем чтобы не упустить из виду какую-нибудь "мину замедленного действия"?

Предупреждение: не рассеивайте напоминания о дальнейших действиях

Управление потоком рабочей документации

Некоторые объекты являются самыми действенны­ми напоминаниями о предстоящей работе. Категория "Прочесть/просмотреть", в которой находятся статьи, публикации и документы, является наиболее распро­страненным примером. Конечно же, было бы излишне писать "Просмотреть журнал Fortune" в каком-нибудь списке напоминаний, когда можно просто положить журнал в корзину "Прочесть/просмотреть" в качестве напоминания.

Другой пример: люди, которым легче оплачивать все счета сразу, в одном месте, стремятся держать все кви­танции в папке или стопке под названием "Счета к оп­лате" (или, более общее заглавие, "Финансовый про­цесс"). Аналогично, чеки, необходимые для подтверж­дения расходов, также следует обрабатывать либо сразу после получения, либо держать в специальном конверте или папке "Квитанции для обработки"2.

2 Впрочем, данный подход может быть опасен, если вы буде­те редко просматривать папку "Счета к оплате" или "Квитанции для обработки". Если их просто "упорядочить", то этого будет не­достаточно для того, чтобы выбросить из головы, – их следует пересматривать надлежащим образом.

Возможно, специфика вашей работы, входящего ма­териала и рабочего места такова, что наиболее эффек­тивным методом организации различных категорий мо­жет оказаться хранение самих документов. Например, специалист по работе с клиентами часто сталкивается с многочисленными запросами, которые составляются в стандартной письменной форме, и в таком случае за­вести корзину или папку, где содержатся только доку­менты, требующие конкретных действий, будет наилуч­шим способом обработки этих запросов.

Имеет ли смысл заносить напоминания в список или использовать сами документы, уложив их в корзину или папку, в значительной мере будет зависеть от здравых логических доводов. Вы можете использовать напоми­нания, находясь не на рабочем месте? Если ответ утвер­дительный, то следует подумать о транспортабельности материала. Если задача такова, что ее, вероятно, удастся выполнить только сидя за рабочим столом, то рассмот­рение напоминаний непосредственно на рабочем месте будет самым лучшим решением.

Какой бы вариант вы ни выбрали, напоминания сле­дует разделить на отдельные категории, в зависимости от требуемых дальнейших действий. Если следующее действие по порядку – позвонить кому-то, то его сле­дует поместить в категорию звонков; если первооче­редной шаг – ознакомиться с информацией и ввести ее в компьютер, то ярлык должен гласить "Компьютер". Наиболее существенным фактором снижения эффек­тивности многих систем управления рабочим процес­сом, с которыми я сталкиваюсь, является хранение од­нотипных документов (т.е. запросов на услуги) в одном лотке, даже если они подразумевают выполнение раз­личных действий. В соответствии с одним запросом от вас требуется совершить телефонный звонок, другой предполагает пересмотр данных, а для удовлетворения третьего нужно дождаться, пока кто-то вернется с нуж-

ной информацией, – но все они находятся в одной кате­гории. Такой подход может озадачить: вы нерешительно остановились перед грудой документов, не зная, что де­лать, потому что все дальнейшие действия по-прежнему находятся в подвешенном состоянии.

Моя собственная система легко транспортабельна: почти все проблемы упорядочены в списки, но я все равно держу бумажные напоминания двух катего­рий. Я путешествую с двумя папками: одна озаглавле­на "Прочесть/просмотреть", другая – "Ввод данных". В последнюю я кладу все документы, которые предпо­лагают единственное действие с моей стороны – ввод информации в компьютер. Примерами могут служить визитные карточки, сведения из которых нужно пере­нести в списки адресов/телефонов, изречения для спе­циальной базы "Цитаты", статьи о ресторанах, которые я бы хотел включить в подразделы списков "Путешест­вия и города", и т.д.

Использование предмета в качестве напоминания

Самый действенный способ уследить за всеми на­поминаниями о дальнейших действиях – добавить их к спискам и папкам, как только они попадаются вам под руку. Появившиеся напоминания не понадобятся вам после обработки информации. Вы можете делать замет­ки во время беседы с начальником, но их нужно будет выбросить, когда вы извлечете из корзины все проекты и действия, связанные с ними. Некоторые люди пыта­ются архивировать голосовые сообщения, с которыми

Держите электронные сообщения и документы, напоминающие вам о дальнейших действиях, отдельно от всего остального.

Впрочем, из этого правила есть исключения. Неко­торые исходные материалы могут быть гораздо более эффективными напоминаниями о требуемых действи­ях, чем заметки в списке. Наиболее актуально данное правило в отношении бумажных материалов и некото­рых электронных сообщений.