Типичные стадии процесса планирования

Самые распространенные действия в рамках про­цесса планирования – это ваш собственный мозговой штурм и сортировка материала, организация деловых встреч и сбор информации.

Мозговой штурм. Для осуществления некоторых проектов, занимающих ваше внимание в данный мо­мент, вы должны научиться мыслить свободными кате­гориями. В первую очередь это касается тех проектов, по которым вы, на момент принятия решения, четко не уяснили первый шаг. Первоочередное действие в рам-

ках таких проектов должно формулироваться так: "На­бросать идеи по проекту X".

В данном случае следует решить, где и как вы хоти­те совершить указанное действие, чтобы знать, в какой список его поместить. Вам нужен компьютер для моз­гового штурма или лучше записать мысли на бумаге от руки? Я могу выбрать любой носитель в зависимости от того, что подсказывает интуиция. Данное действие должно попасть в список, озаглавленный либо "За ком­пьютером", либо "Где угодно" (поскольку я могу рисо­вать карты мыслей независимо от того, где нахожусь: были бы только ручка и бумага).

Сортировка материала. У вас могут быть проекты, по которым уже собраны заметки и различные сопутст­вующие материалы, осталось только рассортировать их и придать им более структурированную форму. В дан­ном случае следующим шагом, вероятнее всего, бу­дет упорядочение заметок по проекту X. Если для его осуществления необходимо ваше присутствие в офисе (поскольку именно там находятся папки), он попадет в список под названием "В офисе". Если вы носите за­метки по проекту с собой – в папке, блокноте или памя­ти портативного компьютера, то "Упорядочение заметок по …" попадет в список "Где угодно", "Разное" (для слу­чая сортировки вручную) или "Компьютер" (если вам нужен текстовый редактор, электронный планировщик или другие программы).

Организация деловых встреч. Часто преуспеть в пла­нировании проектов позволяет организация встречи с людьми, которых вы хотите привлечь к мозговому штурму. Обычно это предполагает отправку сообще­ния всей рабочей группе или помощнику, который внесет встречу в календарь или позвонит по телефону высокопоставленному лицу, чтобы назначить время встречи.

Одним из величайших препятствий на пути повышения орга­низационной продуктивности является отсутствие решения начальствующего лица о необходимости проведения встречи и о составе ее участников, которое требуется для того, чтобы сдвинуть проект с места.

Сбор информации. Следующей задачей в рамках про­ектного мышления может быть сбор новых сведений. Возможно, вам нужно обсудить с кем-то его или ее сооб­ражения ("Позвонить Биллу, чтобы узнать, что он думает о собрании менеджеров"), просмотреть файлы, которые остались с прошлогодней конференции ("Просмотреть архивные материалы с собрания деловых партнеров"), найти в электронной сети данные по новой теме, которую исследуете ("Научно-поисковые фирмы, предоставляю­щие услуги руководящим работникам сферы продаж").

Спонтанное проектное мышление

Не упускайте ни одной идеи по проекту, которая мо­жет оказаться полезной. Много раз вы будете вспоми­нать о вещах, о которых не хотите забыть, находясь в раз­личных местах, не имеющих ни малейшего отношения к проекту. Например, вы едете в магазин и вам в голову приходит прекрасная идея о том, как начать следующее совещание персонала. Вы перемешиваете соус для спа­гетти на кухне и думаете, что можно было бы раздать всем участникам конференции хорошие большие сумки. Вы смотрите вечерние новости и вдруг вспоминаете еще об одном важном человеке: его можно было бы включить в предстоящий консультационный совет.

Даже если эти идеи не являются непосредственными шагами, которые могут попасть в списки дальнейших действий, вам все равно понадобится зафиксировать и упорядочить их каким-нибудь эффективным спосо­бом. Конечно же, самым необходимым инструментом,

позволяющим ничего не упустить из виду, является ваша система сбора информации – ваша корзина для входящих материалов, блокнот и бумага (или их экви­валенты) на работе и дома, а также портативная версия (учетная карточка), которая всегда у вас под рукой в до­роге. Вам нужно где-то хранить свои идеи до того мо­мента, пока вы не решите, как с ними поступить.

Будда

С другой стороны, вы могли принять решение стать хозяином собственной жизни и раскрыть уникальные дарования и таланты в конкретной области, которую считаете своим призванием (жизнь). Поэтому вы со­здаете собственное дело (видение) и преследуете крат­косрочные операционные цели (карьера). Это опреде­ляет несколько критических задач, которые вы должны выполнить, чтобы сдвинуть дела с места (ответствен­ность), и достичь определенных краткосрочных резуль­татов (проекты). По каждому из этих проектов у вас бу­дут намечены необходимые шаги, которые нужно пред­принять как можно скорее (дальнейшие действия).

Наиболее здравый подход к обретению контроля над проблемами без внутреннего напряжения и к достиже­нию высокой продуктивности состоит в поддержании равновесия между уровнями. На любом уровне крити­чески важно максимально четко определить все неза­мкнутые циклы, все незавершенные задачи и все дела на данный момент. Без уяснения и объективной оценки текущих реалий сложно поднять паруса и отправиться к далеким берегам. Что записано у вас на автоответчике? Какие затеи вы собираетесь реализовать с детьми? Ка­ковы ваши обязанности в офисе? Что нужно изменить

в первую очередь и что вы хотели бы создать в ближай­шие месяцы или годы? Все это – незамкнутые циклы в вашем сознании, хотя, зачастую, для того, чтобы опре­делить более существенные цели и более серьезные на­мерения, необходим глубокий и внимательный анализ. Волшебное правило – жить сегодняшним днем. Меня всегда поражает умение четко уяснить только то, что происходит сейчас, и является истиной на данный момент. Конструктивными, если не решающими шага­ми могут быть такие действия, как детальный анализ финансового положения, добыча исторических сведе­ний о компании, которую вы покупаете, или выясне­ние конкретного содержания реплик каждой стороны в межличностном конфликте.

Лучше всего достичь успеха там, где вы нахо-дитесь, и теми средствами, которыми распола­гаете.

Чарльз Шваб

Достижение результата и моральное удовлетворение, которое он приносит, означает готовность к осознанию, восприятию и грамотному решению всех проблем, ко­торые занимают ваши мысли. Данное состояние необ­ходимо для овладения искусством достижения высокой производительности без внутреннего напряжения.

Стивен Кови

Вы можете выполнить лишь одно действие за раз. За­вершив беседу с кем-то в офисе, вы не беретесь момен­тально за выполнение пунктов списков или обработку входных материалов. Проблема в том, чтобы обрести уверенность в своем решении, касающегося дальней­ших действий.

Так как же принимать решение? Опять придется ис­пользовать интуитивные догадки – насколько важна непредвиденная работа по сравнению со всем осталь­ным? Как долго вы можете позволять корзине для вхо­дящих документов оставаться без внимания, а рутин­ным проблемам – лежать мертвым грузом, и при этом доверять своим решениям о том, что делать дальше?

Люди часто жалуются на отвлекающие факторы, ко­торые прерывают их работу. Но в нашей жизни преры­вания неизбежны. Когда вы достигнете совершенства в управлении входящим материалом и станете доста­точно организованным человеком для того, чтобы эф­фективно использовать возникающие окна свободного времени, вы сможете быстро переключаться с одного задания на другое. Вы сможете просматривать элект­ронные сообщения в процессе телефонного совеща­ния. Но сперва нужно научиться перескакивать с од­ной задачи на другую, чтобы поддерживать здоровое равновесие между направлениями деятельности. Ваш выбор по-прежнему будет определяться в соответс­твии с тем, насколько вам понятны сущность и цели вашей работы.

Занимайтесь спонтанной работой по мере ее возникнове-ния не потому, что таков путь наименьшего сопротивления, а потому, что она является самым важным направлением де­ятельности по сравнению со всем остальным.

Ваша способность ладить с сюрпризами даст вам преимущество над конкурентами. Но если вы не смо­жете вовремя справляться с намеченными делами и утратите контроль над ситуацией, то в какой-то момент привычка заниматься только текущими проблемами снизит эффективность вашей работы. И наконец, чтобы решить, не стоит ли бросить текущие дела и заняться чем-то другим, нужно четко знать требования, налага-

емые вашей работой, и понимать, как они сочетаются с другими аспектами вашей жизни. Единственный спо­соб этого достичь – внимательно анализировать свою жизнь и работу на многих уровнях.

Модель анализа повседневной работы

Расстановка приоритетов предполагает, что некото­рые вещи будут важнее других, но важнее с точки зрения чего? В данном случае – с точки зрения вашей работы, т.е. деятельности, которую вы взяли на себя и/или кото­рую возложили на вас другие люди. Именно на данном этапе в вашем сознании должны вступить в действие еще две структуры. Они касаются определения вашей работы. Помните, что несмотря на то, что в значительной мере данная методология будет относиться к сфере вашей профессиональной деятельности, я использую термин "работа" в универсальном понимании: он означает любые результаты, в достижении которых вы заинтересованы – как в частной, так и в профессиональной сфере.

В последнее время повседневная работа как таковая ставит перед большинством профессионалов сравни­тельно новую проблему: в ней будет полезно разобрать­ся в процессе поиска наиболее продуктивных систем персональной организации. А это значит, что в течение рабочего дня, в заданный момент времени вы заняты одним из трех типов деятельности:

•  выполнением запланированной работы;

•  выполнением работы по мере ее появления;

•  планированием дальнейшей работы.

Вы можете заниматься делами, записанными в пере­чнях дальнейших действий, решать проблемы по мере

поступления или обрабатывать входные материалы, чтобы решить, какие шаги нужно предпринять, сразу или позже, в соответствии со списками.

Эти соображения продиктованы здравым смыслом. Но многие люди позволяют себе увязнуть во втором типе деятельности – в работе, возникающей спонтан­но, – практически без всякого сопротивления, а два остальных типа, к вящему сожалению, остаются без внимания.

Допустим, сейчас 10:26 утра, понедельник, вы нахо­дитесь у себя в офисе. Вы только что закончили непред­виденный получасовой разговор с потенциальным кли­ентом. В результате беседы у вас накопилось три стра­ницы записей. На одиннадцать у вас назначено совеща­ние с сотрудниками, т.е. до него остается примерно пол­часа. Вчера вы допоздна засиделись с родителями своей жены и чувствуете себя несколько потрепанным (вы сказали тестю, что свяжетесь с ним по поводу… чего?). Ваш ассистент только что разложил перед вами шесть телефонных сообщений. Через два дня вам предстоит важное совещание по стратегическому планированию, к которому нужно подготовить идеи. Когда утром вы ехали на работу, начал мигать датчик топлива в машине. А когда вы встретились в коридоре с начальницей, она намекнула, что хотела бы услышать ваши идеи по пово­ду сообщения, которое отправила вам вчера, до начала встречи, назначенной на три часа дня.

Ваши системы настроены достаточно хорошо для того, чтобы помочь вам лучшим образом совладать с ситуацией, сложившейся к 10:26 утра в понедельник? Если вы по-прежнему думаете над проблемами и пыта­етесь выделить из списков только самое важное, то, оче­видно, ответ отрицательный.

Я заметил, что люди успешнее справляются с непред­виденными проблемами и кризисными ситуациями, чем с обработкой, упорядочением, пересмотром и ана-

лизом той части работы, которая не лежит на поверх­ности. Очень просто соскользнуть в режим "занятости", или "срочности", особенно если у вас на рабочем столе, в электронном ящике и в голове накопилась масса необ­работанных и практически неконтролируемых задач.

Часто заняться срочными проблемами текущего момента проще, чем разбираться с содержимым корзины, электрон­ного ящика и с остальными незамкнутыми циклами.

Фактически изрядная часть нашей жизни и работы возникает спонтанно и сразу становится наивысшим приоритетом. Действительно, в отношении большинст­ва профессионалов справедливо утверждение, что при­рода их работы требует от них готовности заниматься новыми задачами, которые постоянно возникают в раз­ных форматах. Например, вы должны уделить внимание начальнику, если он заглянет к вам и попросит зайти на несколько минут. Вы можете получить распоряжение от старшего сотрудника, которое внезапно отодвинет на второй план все остальные дела. Появились серьезные проблемы с выполнением заказа важного клиента – тогда придется сразу заняться их решением.

Все это – зов долга. Но внутренний дискомфорт возрастает, если вы не пересматриваете остальные действия в списках и не обсуждаете их с другими. По­стоянные жертвы и отказ от выполнения пунктов спис­ка допустимы только в том случае, когда вы знаете, чего не делаете. Для этого необходима регулярная обработка корзины (определение фронта работ) и постоянный пе­ресмотр полных списков всех намеченных действий.

Если вы сознательно предпочитаете решение толь­ко что возникших проблем выполнению намеченной работы, руководствуясь лучшими побуждениями, то это – лучшее решение в сложившейся ситуации. Но большинство людей нуждаются в серьезном усовершен-

ствовании способов уяснения, сортировки и пересмотра всего перечня намеченных проектов и действий. Если вы запутались в срочных делах, чувствуете дискомфорт, потому что чего-то не успеваете, то результатом будут отчаяние и внутреннее напряжение. Слишком часто причины стресса и снижения эффективности усматри­ваются в сюрпризах. Если вы знаете, что делаете и чего не делаете, то сюрпризы предоставляют вам еще одну возможность для творческой реализации и самосовер­шенствования.

К тому же, если слишком долго игнорировать кор­зину входящих материалов и списки действий, то слу­чайные проблемы, попавшие туда, могут позже всплыть на поверхность в виде аварийных ситуаций, с которыми нужно разбираться по мере возникновения: они только подливают масла в огонь.

Многие люди пользуются неотвратимостью практи­чески неиссякаемого потока спонтанных проблем как щитом, позволяющим скрыться от ответственности за определение объемов работы и ведение списков дел. Можно легко поддаться искушению и увлечься не столь важными проблемами, лежащими прямо на поверхнос­ти, особенно если ваша корзина для входящих мате­риалов и система личной организации вышли из-под контроля. Слишком часто хождение вокруг да около становится предлогом для того, чтобы забыть о бесфор­менных стопках рутинных проблем.

Именно в такие моменты сильно ощущается необ­ходимость навыков интеллектуальной работы. Боль­шинство людей воспитывались в мире, где не нужно было устанавливать четкие границы выполняемой работы и управлять многочисленными незамкнутыми циклами. Но если вы воспитали в себе навыки и уме­ния, позволяющие быстро внедрять входные сведения в четко определенную систему, то вам будет гораздо легче доверять своему внутреннему голосу, принимая

решение о том, что делать, какие дела бросить и чем заняться вместо них.

Поль Саффо Подходящее время и место для обзора

Еженедельный обзор настолько важен, что вы прос­то обязаны воспитать в себе привычки, создать обста-

новку и подготовить инструментарий для его прове­дения. Когда будет создана зона спокойного контроля, о которой говорится в книге, вам уже не придется особо беспокоиться об обзоре – вы должны будете снова вер­нуться к стандартам персональной организации.

А до этого момента каждую неделю делайте все, что считаете нужным, чтобы заставить себя абстраги­роваться от повседневных проблем на пару часов – не отстраниться, а подняться хотя бы на 10 000 футов и на­верстать упущенное.

Если у вас есть такая роскошь, как рабочее про­странство в офисе, где можно как-то абстрагироваться от людей и повседневного общения, и если ваше рабо­чее время хотя бы отдаленно напоминает обычную со­рокачасовую рабочую неделю, советую выделять для обзора проблем по два часа каждую пятницу в первой половине дня. Такой выбор времени определяется тре­мя факторами.

•  События прошедшей недели, скорее всего, еще не ус­певают забыться, и вы в состоянии провести деталь­ное вскрытие ("Ах да, нужно не забыть зайти к ней и спросить…").

•  Когда вы (обязательно) наткнетесь на действия, ко­торые требуют связаться с людьми на работе, у вас еще будет время это сделать до того, как они уедут на выходные.

•  Это прекрасно – очистить все уровни вашего созна­ния, чтобы быть в состоянии развеяться и отдохнуть на выходных, когда ничто не занимает ваши мысли.

Впрочем, быть может, вы относитесь к типу людей, у которых нет традиционных выходных. Мне, напри­мер, часто приходится по субботам и воскресеньям ра­ботать не меньше, чем по средам. Но у меня есть преиму­щество (возможно, сомнительное, на первый взгляд) -

частые и долгие авиаперелеты, которые предоставляют прекрасную возможность для того, чтобы наверстать упущенное. Мой добрый друг и клиент, сотрудник круп­нейшей в мире аэрокосмической компании, соблюдает особый ритуал релаксации: каждый субботний вечер он устраивается в своем домашнем офисе и обрабатыва­ет сотни записей, сделанных на протяжении недели во время многочисленных деловых встреч.

Независимо от образа жизни, вам нужен ритуал еженедельной перегруппировки проблем. Вероятно, вы уже соблюдаете некое подобие такого (или близко­го) ритуала. В таком случае развейте в себе эту привыч­ку, добавив к ней процедуру обзора проблем с большей высоты.

Труднее всего выделить время для обзора, когда че­ловек постоянно востребован на работе или находится в домашней обстановке: такие люди совсем не распо­лагают временем на пересортировку проблем. Среди специалистов, с которыми я сталкивался, сильнее всего подвержены стрессу те, кто должен постоянно реаги­ровать на изменения в ситуации на работе (агенты по продаже акций или начальники штабов), а потом – воз­вращаться домой к паре малолетних детей и супруге, которая тоже работает. Самые везучие из них могут поз­волить себе на часок расслабиться, пока едут в поезде.

Если вы узнали себя в приведенном описании, то самой серьезной проблемой для вас станет налажива­ние процесса регулярной пересортировки проблем в те моменты, когда вы не сталкиваетесь с жизненными тя­готами непосредственно. Вам придется либо смирить­ся с необходимостью выделить время после окончания рабочего дня по пятницам, либо отвести место и время для спокойного пересмотра проблем за работой, кото­рую вы выполняете дома.

Время для оперативного обзора в сфере руководства. Я советовал многим руководящим работникам выде-

лить в своем графике по два часа каждую пятницу. Для них самой серьезной проблемой было соблюдение рав­новесия между качественным мышлением и срочными требованиями критически важных текущих интерак­тивных задач. Это – сложный момент. Впрочем, самые опытные и мудрые осознают значимость принесения срочных, на первый взгляд, дел в жертву истинно важ­ным задачам, и создают островки свободного времени для проведения подобной процедуры.

Лучшие идеи, касающиеся работы, не посетят вас, пока вы работаете.

Но даже начальники, которые регулярно выделяют время для анализа работы, часто проводят "скомкан­ный" пересмотр проблем на более приземленном уров­не, им приходится преодолевать пробел, чтобы поднять­ся на высоту 10 000 футов. Между сплошными встре­чами и суетой вокруг японского пруда во дворе, возле которого можно пить шардоне на закате, должен быть несколько более высокий уровень анализа и пересор­тировки проблем, необходимый для контроля деятель­ности и концентрации внимания. Если вы считаете, что полностью определили, уяснили и проанализировали все незамкнутые циклы, а также определили дальней­шие действия в рамках их завершения, то, наверное, вы занимаетесь самообманом.

Мышление – это сама суть, самое сложное заня-тие в бизнесе и в жизни. Строители империй тратят на интеллектуальные усилия полчаса… пока остальные предаются увеселениям. Если вы не чувствуете, что постоянно совершаете самосто­ятельные умственные усилия… значит вы поддае­тесь лени, и уже не властны над своей жизнью.