Типичные стадии процесса планирования
Раздел: Эффективность12.04.2011 | Нет отзывов
Самые распространенные действия в рамках процесса планирования – это ваш собственный мозговой штурм и сортировка материала, организация деловых встреч и сбор информации.
Мозговой штурм. Для осуществления некоторых проектов, занимающих ваше внимание в данный момент, вы должны научиться мыслить свободными категориями. В первую очередь это касается тех проектов, по которым вы, на момент принятия решения, четко не уяснили первый шаг. Первоочередное действие в рам-
ках таких проектов должно формулироваться так: "Набросать идеи по проекту X".
В данном случае следует решить, где и как вы хотите совершить указанное действие, чтобы знать, в какой список его поместить. Вам нужен компьютер для мозгового штурма или лучше записать мысли на бумаге от руки? Я могу выбрать любой носитель в зависимости от того, что подсказывает интуиция. Данное действие должно попасть в список, озаглавленный либо "За компьютером", либо "Где угодно" (поскольку я могу рисовать карты мыслей независимо от того, где нахожусь: были бы только ручка и бумага).
Сортировка материала. У вас могут быть проекты, по которым уже собраны заметки и различные сопутствующие материалы, осталось только рассортировать их и придать им более структурированную форму. В данном случае следующим шагом, вероятнее всего, будет упорядочение заметок по проекту X. Если для его осуществления необходимо ваше присутствие в офисе (поскольку именно там находятся папки), он попадет в список под названием "В офисе". Если вы носите заметки по проекту с собой – в папке, блокноте или памяти портативного компьютера, то "Упорядочение заметок по …" попадет в список "Где угодно", "Разное" (для случая сортировки вручную) или "Компьютер" (если вам нужен текстовый редактор, электронный планировщик или другие программы).
Организация деловых встреч. Часто преуспеть в планировании проектов позволяет организация встречи с людьми, которых вы хотите привлечь к мозговому штурму. Обычно это предполагает отправку сообщения всей рабочей группе или помощнику, который внесет встречу в календарь или позвонит по телефону высокопоставленному лицу, чтобы назначить время встречи.
Одним из величайших препятствий на пути повышения организационной продуктивности является отсутствие решения начальствующего лица о необходимости проведения встречи и о составе ее участников, которое требуется для того, чтобы сдвинуть проект с места.
Сбор информации. Следующей задачей в рамках проектного мышления может быть сбор новых сведений. Возможно, вам нужно обсудить с кем-то его или ее соображения ("Позвонить Биллу, чтобы узнать, что он думает о собрании менеджеров"), просмотреть файлы, которые остались с прошлогодней конференции ("Просмотреть архивные материалы с собрания деловых партнеров"), найти в электронной сети данные по новой теме, которую исследуете ("Научно-поисковые фирмы, предоставляющие услуги руководящим работникам сферы продаж").
Спонтанное проектное мышление
Не упускайте ни одной идеи по проекту, которая может оказаться полезной. Много раз вы будете вспоминать о вещах, о которых не хотите забыть, находясь в различных местах, не имеющих ни малейшего отношения к проекту. Например, вы едете в магазин и вам в голову приходит прекрасная идея о том, как начать следующее совещание персонала. Вы перемешиваете соус для спагетти на кухне и думаете, что можно было бы раздать всем участникам конференции хорошие большие сумки. Вы смотрите вечерние новости и вдруг вспоминаете еще об одном важном человеке: его можно было бы включить в предстоящий консультационный совет.
Даже если эти идеи не являются непосредственными шагами, которые могут попасть в списки дальнейших действий, вам все равно понадобится зафиксировать и упорядочить их каким-нибудь эффективным способом. Конечно же, самым необходимым инструментом,
позволяющим ничего не упустить из виду, является ваша система сбора информации – ваша корзина для входящих материалов, блокнот и бумага (или их эквиваленты) на работе и дома, а также портативная версия (учетная карточка), которая всегда у вас под рукой в дороге. Вам нужно где-то хранить свои идеи до того момента, пока вы не решите, как с ними поступить.
Организация спонтанного проектного мышления
Раздел: Эффективность4.02.2011 | Нет отзывов
В главе 3 я уже упоминал о том, что вам в голову часто будут приходить идеи по проектам, которые не обязательно окажутся дальнейшими действиями. Эти идеи попадают в широкую категорию "сопутствующих материалов" и могут представлять собой что угодно: от планов на предстоящий отпуск до уяснения ключевых компонентов проектного плана. Идея может прийти вам в голову, когда вы за рулем, слушаете новости по радио или читаете интересную статью. Как вы поступаете с ними?
Нет нужды упускать идеи, касающиеся определенного про-
екта, предмета или темы.
Мой совет таков: не забывайте, где у вас хранятся сведения по проекту или теме, как вы можете их дополнить в данном формате и где вы можете сохранить более обширные объемы тематического материала. У большинства профессионалов есть несколько способов хранения вспомогательных материалов, в том числе прикрепление
заметок к пунктам списка, организация цифровой информации в электронные сообщения и/или базы данных, ведение бумажных папок и записей в блокнотах.
Прикрепленные заметки. Большинство организационных программ позволяют прикрепить электронную "заметку" к списку или календарю. Если вы храните список проектов на компьютере, то можете перейти к проекту, о котором думали, открыть или прикрепить к нему "заметку" в цифровом формате и впечатать туда идею – это прекрасный способ фиксации проектного мышления "на обратной стороне конверта". Если ваш список проектов составлен на бумаге, можете прикрепить самоклею-щийся листок под соответствующим пунктом основного списка или к отдельному документу, где указана проблема. В любом случае не забывайте взглянуть на прикрепленные данные, когда будете просматривать проект, чтобы с пользой задействовать информацию.
Электронная почта и базы данных. Электронные сообщения, содержащие ценную информацию по проектам, можно хранить в специальной папке (следуйте приведенным ранее инструкциям, касающимся списка "@Действия": например, заведите список под названием "@Проекты"). Если вы еще не завели более подробной электронной базы данных для упорядочения своих мыслей по проекту или теме, то она тоже может вам пригодиться. Например, если ваша компания пользуется программой Lotus Notes, можете создать базу данных по проектам либо для собственного пользования (на своем ПК), либо для всех, кто подключен к локальной сети4. Имеет смысл ознакомиться с базами данных неко-
4 Многие пользователи пакета Lotus Notes даже не подозревают, в чем заключается одна из мощнейших возможностей данной программы. Если данная программа установлена на вашем компьютере, посоветуйтесь со штатным консультантом по информационным ресурсам, попросите, чтобы он запросил системное разрешение и показал вам, как активизировать данную возможность.
торых других типов, присутствующих на рынке, – даже если кроме вас никто не собирается ими пользоваться. Тогда вы научитесь вырезать и вставлять фрагменты электронных страниц и сообщений, размещать данные в определенной тематической категории или просто заносить идеи в компьютер. Не забудьте ознакомиться с технологией и инструментарием, уже имеющимся в вашем распоряжении: освоив все списки и приложения, установленные, к примеру, на цифровом блокноте Palm, вы получите дополнительные возможности фиксирования идей "на обороте конверта".
Традиционные папки. Наличие отдельной папки, посвященной каждому проекту, весьма резонно, если вы собираете бумажные материалы; возможно, данный подход не отличается высокой степенью автоматизации, но, тем не менее, является элегантным решением. Легкость и простота в обращении позволяют создать хорошую систему сортировки – заведите папку для клочков бумаги, на которых вы делали заметки в ходе совещания.
Страницы в блокнотах. Существенное преимущество бумажных отрывных блокнотов состоит в том, что вы можете посвятить целую страницу или несколько страниц одному проекту. Я годами вел блокнот среднего формата, в начале которого был расположен список проектов, а в конце – перечень вспомогательных материалов по ним: там всегда было несколько чистых страниц для записи любых случайных идей, планов или деталей проектов из списка.
Каждый из описанных методов может быть весьма эффективен при организации проектного мышления. Главное, не забывайте выполнять действия, о которых говорится в заметках, и просматривайте записи с периодичностью, соответствующей природе проекта.
Советую сразу же избавиться от массы заметок, которые утратили свою актуальность или релевантность, чтобы система не "застаивалась". Я обнаружил, что
фиксировать идеи подобного рода весьма полезно, поскольку они помогают мыслительному процессу, а отнюдь не потому, что я обязательно задействую каждую из них (большинство я так и не использую!). Я пытаюсь следить за тем, чтобы устаревшие идеи не задерживались в списках слишком долго, и не делать вид, что они полезны, если они таковыми не являются.
Список "спусковых крючков"
Раздел: Эффективность11.01.2010 | Нет отзывов
Для того чтобы быстрее освободить свое сознание, просмотрите следующий список "спусковых крючков", пункт за пунктом, и проверьте, не забыли ли вы о чем-нибудь. Часто, чтобы обнаружить мысль, затаившуюся в закоулках сознания, нужен только небольшой толчок. Не забывайте, вспомнив о чем-то, записывать эту идею на листке бумаги и класть его в корзину.
Незавершенные дела: список "спусковых крючков"
Профессиональная деятельность
Начатые, но не завершенные проекты Проекты, осуществление которых нужно начать Обещания и обязательства перед другими людьми:
Начальником/партнерами
Коллегами
Подчиненными
Другими представителями организации
"Посторонними" людьми:
Клиентами
Другими организациями
Специалистами Информация, которую необходимо получить/передать:
Внешняя/внутренняя Совершить (отослать, передать) или ответить на:
Телефонные звонки
Голосовые сообщения
Электронные сообщения
Сообщения на пейджере
Факсы
Письма
Служебные записки Другие документы, которые нужно оформить и подать:
Доклады
Заключения/отзывы Предложения Статьи
Рекламные материалы Инструкции/указания
Откорректированные и отредактированные документы Встречи, которые следует назначить, и деловые визиты, о кото-рых стоит попросить
Кого следует ознакомить с теми или иными решениями? Существенные материалы, которые вы читали или просматривали:
Финансы:
Денежный поток Статистические данные Бюджеты
Прогнозы/перспективные оценки Прибыли и убытки Балансовый отчет Кредитная линия Планирование/организация:
Формальное планирование (цели, задачи, желаемые результаты)
Текущие проекты (следующие шаги) Грядущие проекты Бизнес-планы и планы маркетинга Организационные замыслы Предстоящие мероприятия Встречи Презентации
Организационная структура Изменения условий труда Установка новых систем/оборудования Поездки Банковская сфера:
Дебиторская задолженность Счета к оплате
Мелкие расходы Административная сфера
Юридические аспекты
Страховка
Персонал
Стратегии/процедуры Клиенты
Внутренние
Внешние Маркетинг
Продвижение продукции Продажи
Обслуживание клиентов Системы
Телефоны
Компьютеры
Офисная техника
Другая аппаратура
Коммунальные услуги
Упорядочение данных
Хранение
Товарных запасов Ресурсы Офис/рабочее место
Организация офиса
Мебель
Обстановка Ожидания:
Информация
Задания и проекты, которые нужно передать кому-то
Важнейшие мероприятия в рамках осуществления проектов
Ответы на: Письма
Служебные записки Звонки Предложения
Требования Возмещение затрат Средства на мелкие расходы Страховые взносы Заказы
Починка оборудования Билеты
Решения других людей Профессиональный рост Обучение/семинары Чему стоит научиться Ориентиры
Навыки, которыми необходимо овладеть, особенно в сфере: Программных продуктов Аудио – и видеокурсы Резюме Внешнее развитие Исследования – нужно узнать о… Профессиональный гардероб
Частная жизнь
Начатые, но не завершенные проекты Проекты, осуществление которых нужно начать Обещания и обязательства перед другими людьми:
Женой/мужем
Детьми
Семьей
Друзьями
Коллегами
Предметы, которые вы взяли во временное пользование Проекты: другие организации
Сфера обслуживания
Общественные
Добровольные Информация, которую нужно получить или передать:
Семья
Друзья
Коллеги
Совершить (отослать) или ответить на:
Телефонные звонки
Письма
Открытки Предстоящие события: Торжества Дни рождения Годовщины Свадьбы Выпускные Праздники Путешествия Поездки на выходные Каникулы
Встречи с друзьями Культурные мероприятия Спортивные мероприятия Исследования и развития – шаги, которые нужно предпринять: Куда следует поехать
С кем нужно встретиться, кого пригласить Местные развлечения Административная сфера: Финансы
Счета
Банки
Капиталовложения
Ссуды
Налоги
Страховка
Юридические аспекты
Сортировка данных Ожидания:
Почтовый заказ товара Починка
Возмещение затрат
Возврат предметов, взятых во временное пользование
Данные медицинских обследований
Ответные послания Дом/семья
Домовладельцы
Собственность Юридические аспекты
Недвижимое имущество
Районирование
Налоги Строители/подрядчики
Отопление/кондиционирование
Сантехника
Электричество
Крыша
Ландшафт
Заезд
Стены, полы, потолки
Обстановка
Мебель
Коммунальные службы
Приборы
Лампочки/провода
Кухонные принадлежности
Мойка, сушка, пылесос
Места, где нужно убрать Компьютеры
Программное обеспечение
Аппаратное обеспечение
Связь
CD-ROM
Электронная почта и подключение к сети
Телевидение
Видеомагнитофон
Музыка, диски, кассеты
Наушники
Автоответчик
Спортивное снаряжение
Шкафы/одежда
Гараж/склад
Ремонт и содержание машины
Инструменты
Багаж
Домашние животные Здравоохранение
Врачи
Стоматологи
Специалисты Увлечения
Книги, записи, кассеты, диски Выходы
Магазин промышленных товаров
Аптека
Рынок
Банк
Химчистка
Канцтовары Сообщество
Соседи
Школы
Местные органы власти Общественные аспекты
Организация
Раздел: Оценка эффективности8.11.2009 | Нет отзывов
Во внешнем контуре диаграммы рабочего процесса находятся восемь разных категорий напоминаний и материалов, которые появятся в результате обработки всей вашей "рутины". В совокупности они составляют целостную систему организации практи-
чески всех ваших проблем: текущих и тех, что будут появляться ежедневно и еженедельно.
Для проблем, которые не предполагают никаких действий с вашей стороны, существует три возможных категории – мусор, отложенная информация и хранилище помеченной информации. Если с вашей стороны не требуется никаких шагов, вы просто отбрасываете проблему, заносите информацию в блокнот, чтобы пересмотреть ее позже (когда-нибудь), или сохраняете ее, чтобы можно было, по мере необходимости, в любое время обратиться к материалу. Для управления проблемами, предполагающими какие-либо шаги с вашей стороны, вам понадобится список проектов, файлы или папки для планов проектов и материалов для них, календарь, список напоминаний
0 первоочередных действиях и список напоминаний об
ожидаемых событиях.
Самый опытный планировщик в мире – это ваш мозг
Раздел: Повышение эффективности6.10.2009 | Нет отзывов
Вы уже знакомы с самым лучшим и продуктивным планировщиком в мире: это – ваш мозг. Вы сами в дейст-
вительности являетесь планирующей машиной. (далее…)
