Аристотель. Особые категории в списке "Когда-нибудь/может быть&quot

Вероятнее всего, у вас есть особые увлечения, кото­рые подразумевают возможность осуществления мас­сы замыслов. Удобно будет объединить эти замыслы в списки. Примеры таких замыслов приведены ниже.

•  Пища – рецепты, меню, рестораны, вина.

•  Занятия с детьми.

•  Книги, которые нужно прочесть.

•  Компакт-диски, которые нужно купить.

•  Видеокассеты, которые стоит купить или взять на­прокат.

•    Культурные мероприятия.

•  Интересные подарки.

•  Идеи по садоводству.

•  Сайты.

•  Интересные маршруты выходного дня.

•  Идеи для деловых встреч.

•  Идеи для вечеринок.

•  Идеи – разное (вы не знаете, куда еще их поместить!).

Списки подобного типа могут стоять на пересечении категорий справочного материала и "Когда-нибудь/мо­жет быть". К справочным сведениям их можно отнес­ти, поскольку вы можете просто собирать и добавлять в список названия хороших вин, ресторанов или книг, а к классу "Когда-нибудь/может быть" – потому что у вас будет возможность регулярно обращаться к спис­ку, чтобы в определенный момент вспомнить об одном или нескольких проектах.

В любом случае, в этом состоит еще одна серьезная причина, по которой стоит завести организационную сис­тему, позволяющую легко и просто фиксировать идеи, способные придать вашей жизни значимость и разнооб­разие, не замусоривая свой разум и рабочее пространство нерешенными и незавершенными проблемами.

"С глаз долой, из сердца вон" еще не означает "вон из головы&quot

Естественно, возникает реальная угроза, что вы по­местите напоминания о действиях, которые от вас тре­буются, туда, где их можно будет упустить из виду. Ос­новное назначение организационной системы состоит в том, чтобы она позволяла вам видеть напоминания именно в нужный момент: тогда вы будете уверены, что занимаетесь как раз тем, чем должны заниматься (а не наоборот). Перед тем как покинуть офис, рассмотрите каждое "подвешенное" сообщение, требующее от вас ак­тивных действий, точно так же, как вы перечитываете списки под названием "Звонки" и "Компьютер". В сущ­ности, "@Действия" – это продолжение вашего списка "Компьютер", и с этим перечнем следует обращаться аналогичным образом. Поток бумажной "подвешенной" рабочей документации также следует рассматривать как список, если документы служат единственными на­поминаниями.

Перенос "пусковых механизмов" действий в папку, в списки и/или в систему обработки электронной поч­ты – вполне приемлемый подход, если вы обращаетесь с должной периодичностью ко всем категориям, в кото­рые поместили напоминания. Какая польза от докумен­тов, затерявшихся в дебрях вашей системы и не выпол­няющих своей основной функции – напоминать вам о действиях?

Чтобы позволить себе спокойно общаться с друзьями или прогуливаться без определенной цели с полностью свободным сознанием, вам нужно знать, где находятся на­поминания о дельнейших действиях и что они собой пред­ставляют, необходима также уверенность в том, что они могут подождать. При этом вы должны быть в состоянии вспомнить о них в течение нескольких секунд, а не дней.

Основные категории

Существует семь основных типов материала, кото­рый требуется отслеживать и контролировать с органи­зационной точки зрения.

•  Список проектов.

•  Сопутствующие материалы по проектам.

•  Действия и сведения, занесенные в календарь.

•  Списки "Первоочередные шаги".

•  Список "Ожидания".

•  Справочные материалы.

•    Список "Когда-нибудь/может быть".

Оставшиеся "подвешенные" проблемы

Внимательно следуя указаниям, изложенным в дан­ной главе, вы выбросите массу предметов, рассортиру­ете изрядное количество материала, совершите много­численные действия, занимающие не более двух минут, и передадите определенное число документов другим людям. Образовавшаяся стопка документов потребует от вас выполнения определенных шагов, которые по-прежнему нужно предпринять – вскоре, когда-нибудь или в конкретный день – и напоминаний о действиях, которых вы ожидаете от других людей. Категория "под­вешенных дел" состоит из действий, которые вы кому-

то передали или отложили на более позднее время. Это – дела, которые нужно каким-то образом упоря­дочить в вашу индивидуальную систему: эта процедура пошагово раскрыта в следующей главе.

Дать задание кому-то другому

Если для выполнения следующего действия требу­ется более двух минут, спросите себя: "А обязательно ли мое вмешательство в процесс решения данной пробле­мы?" Если это не так, то задание можно передать надле­жащему субъекту в системном формате.

Передача проблемы не всегда предполагает движе­ние сверху вниз. Вы можете решить: "Этот документ нужно отдать в отдел работы с клиентами" или "Мой начальник должен взглянуть на это" или "Я хотел бы услышать мнение своего партнера по этому поводу".

"Системный формат" может предполагать одно из следующих действий.

•   Переслать электронное сообщение соответствующе­

му лицу.

•  Написать записку или дать ответ на бумаге и отпра­вить ее адресату с внутренней почтой.

•  Оставить голосовое сообщение.

•  Добавить проблему в повестку следующей личной беседы с нужным человеком.

•   Поговорить с ним или с ней непосредственно: лично

или по телефону.

Хотя все перечисленные варианты могут подейст­вовать, я бы посоветовал эксплуатировать их именно в указанном порядке, сверху вниз. Электронная почта обычно является самой быстрой формой сообщения с системой; она позволяет следить за ходом диалога, ад­ресат может обрабатывать ее в любое удобное время. Записки на бумаге занимают следующее место в списке, поскольку они тоже моментально попадают в систему, причем у адресата сразу появляется предмет, который можно использовать в качестве напоминания. Если вы передаете кому-то документ, то письменное послание, конечно же, является наилучшим форматом; как и в слу­чае электронного сообщения, адресат может обработать его в удобное для себя время. Голосовая почта также мо­жет быть эффективным средством и многие специалис­ты пользуются ею; недостаток данного формата состоит в том, что как отправитель, так и получатель, должны фиксировать ход диалога, и то, что вы говорите, не всег­да совпадает с тем, что он слышит. Далее в списке идет сохранение информации в повестке дня или в папке, которую вы готовите к следующей встрече с требуемым субъектом. Иногда подобная необходимость обусловле­на деликатностью или подробным рассмотрением воп­роса, но в данном случае проблему следует отложить до упомянутой встречи. Наименее предпочтительный ва­риант – отодвинуть на второй план все дела и заняться

непосредственным обсуждением проблемы. Это мож­но сделать сразу, но такой поступок тормозит рабочий процесс и обладает тем же недостатком, что и голосовая почта, – не позволяет следить за ходом диалога.

Отслеживание передачи материалов. Если вы пере­даете действие кому-то другому и вам не безразличен результат, тогда придется следить за процессом переда­чи. По мере того как я буду знакомить вас со следую­щей главой, посвященной организации информации, вы убедитесь, что важную категорию, с которой придется работать, составляет папка "Ожидания".

Создав собственную удобную систему, записывайте задачи, которые вы будете передавать другим людям, а затем – отслеживать, в блокнот или вкладывайте пап­ку с отдельными листами, посвященными конкретным проблемам, можете также составить перечень в катего­рии "Ожиданий" на вашем компьютере. Если вы еще не создали надежную систему, поместите записку на лис­те бумаги – "Жду: ответа от Боба" – и положите его в стопку "Подвешенных" проблем, возникшую в ходе обработки информации и лежащую на отдельном под­носе или лотке.

Что, если мяч уже на чужой половине поля? В опи­санном выше примере с ожиданием формы К-1, которая позволит вам подсчитать налоги, следующее слово уже за кем-то другим. В подобных ситуациях часто требует­ся отследить действие как делегированную задачу или как "ожидание". На листке, где написано "Подсчет на­логов", нужно написать что-то вроде: "Жду форму К-1 из компании Acme Trust" и поместить его в стопку "Под­вешенные".

Важно датировать все документы, которые вы пере­даете другим. Среди всех категорий, входящих в систе­му, эту группу документов важнее всего отслеживать. Ради нескольких раз, когда вам понадобится обратиться к информации ("Но я звонил и заказал этот материал к

12 марта"), стоит завести постоянную привычку отсле­живать эту группу.