Подготовка рабочего пространства

Вам понадобится физическое пространство, которое послужит центром управления деятельностью. Если у вас уже есть рабочий стол или даже кабинет, где вы работаете, то лучше всего начать именно с этого мес­та. Если ваш рабочий кабинет находится у вас дома, то
он станет вашей штаб-квартирой. Если у вас есть и то, и другое, можете создать идентичные и даже взаимоза­меняемые системы в обоих местах.

Основные элементы рабочего пространства – это письменный стол и место для лотка с почтой. (далее…)

С чего начать: определение времени, места и инструментария

Во второй части книги мы перейдем от теоретических основ и ограниченных навыков управления рабочим процессом к их полномасштабному внедрению и эф­фективным упражнениям. Освоение данной методики часто позволяет людям достигать невиданного уровня контроля над ситуацией, сохраняя внутреннее равно­весие, но чтобы перейти в это состояние, необходимо пройти несколько пошаговых процедур, которые вы­ступают в качестве катализатора. Итак, я ознакомлю вас с логической последовательностью необходимых шагов, позволяющей существенно упростить выпол­нение указанных процедур и сделать методику макси­мально полезной.

Основные инструменты обработки информации

Допустим, вы начинаете с самого начала. Кроме мес­та на рабочем столе вам понадобятся:

•  Лотки для бумаг (хотя бы три штуки).

(далее…)

Греческая пословица

Во время тренингов и семинаров, в которых участво­вали тысячи специалистов, я узнал, что нехватка време­ни не является их основной проблемой (хотя они сами придерживаются именно такого мнения); реальную проблему представляет недостаток ясности и опреде­ленности в таких вопросах, как истинная суть проекта и требуемые первоочередные шаги на пути его внедре­ния. Именно решение первостепенных задач в момент их появления на горизонте, а не попытки разобраться во второстепенных проблемах после того, как непри­ятности уже начались, позволяет нам пожинать плоды управления деятельностью.

Дела редко застревают на одном месте из-за недостатка времени: они не могут сдвинься с мертвой точки, потому что четко не определен путь достижения результата.

Ценность подхода "снизу вверх"

За годы работы я убедился в практичности приме­нения подхода "снизу вверх" для повышения индиви­дуальной продуктивности: начинать следует с самого приземленного уровня текущей деятельности и с са­мых обыденных проблем. С интеллектуальной точки зрения, наиболее подходящий метод работы предпола­гал бы движение сверху вниз: формулировку личных и корпоративных целей, затем – определение крити­ческих задач и, наконец, сосредоточение внимания на деталях и внедрении проекта. Но проблема в том, что большинство людей опутано целым клубком повсед-

невных забот, так что у них нет почти никакой возмож­ности как следует сосредоточиться на более широких перспективах. (далее…)

Проблемы сбора информации

На этапе сбора материала вы можете столкнуться с одной или несколькими из следующих проблем.

•  У вас накопилось гораздо больше материала, чем мо­жет поместиться в одну корзину.

•  Вы можете сразу перескочить на этап чистки и упо­рядочения материала.

•  Определенная часть рутинных проблем уже собрана и упорядочена.

•  Возможно, есть какие-то важные проблемы, которые не следует откладывать на потом.

Что делать, если предмет слишком велик для кор­зины? Если вы не можете физически уложить предмет

в корзину, напишите записку на листке бумаги разме­ром с конверт, который будет представлять данную проблему. (далее…)