Обработка информации: опустошение корзины

Предположим, вы собрали воедино все, что занимает ваше внимание, теперь ваша задача – добраться до дна корзины. Ее опустошение не означает физического осу­ществления всех замыслов и проектов, которые в ней накопились. Речь идет лишь о том, чтобы определить природу каждого предмета, находящегося в корзине, и решить, что он собой представляет, каково его назна­чение и как вы собираетесь с ним поступить.

В процессе обработки содержимого корзины вы смо­жете:

•  избавиться от всего ненужного;

•  выполнить все действия, занимающие менее двух минут;

•  передать другим людям все задачи, которые можно переложить на них;

•  упорядочить собственную систему организации, ввести напоминания о делах, на которые требуется более двух минут;

•   наметить более серьезные задачи и проекты, основы­
ваясь на входной информации.

Получить представление об этом процессе поможет диаграмма рабочего процесса . Центральный "ствол" диаграммы показывает, какие шаги включа­ет обработка информации и определение дальнейших действий.

(далее…)

Лотки для бумаг

Лотки для бумаг будут корзинами для входящей и исходящей информации; один или два лотка будут предназначаться для хранения сопутствующих доку­ментов по текущим проектам и стопок бумаг "для про­чтения и пересмотра". Самые удобные – продольные лотки размером с конверт или широкого формата, ко­торые можно ставить один на другой, без "ската", чтобы бумаги не высыпались.

Материалы по проекту

Для осуществления многих ваших проектов вам понадобится собрать необходимую информацию, ко­торую нужно рассортировать по тематике, предмету или названию проектов. Ваш список "Проекты" будет просто указателем. Все детали, планы и сопутствующая информация, которая может понадобиться в ходе рабо­ты над различными проектами, должна храниться в от­дельных папках, компьютерных файлах, блокнотах или подшивках.

Вспомогательные материалы и файлы. Как только вы рассортируете все материалы проекта по предметам или тематике, вы, скорее всего, обнаружите, что они имеют ту же важность, что и другая помеченная информация,

и их можно хранить в той же системе помеченных ма­териалов (например, папка "Свадьба" может храниться в общей системе всех помеченных вами материалов). Единственное отличие состоит в том, что материалы по проектам, предполагающим активные действия, нужно будет просматривать чаще, чтобы обеспечить четкое оп­ределение всех необходимых шагов.

(далее…)