Эффективность естественного планирования

Преимущество всей методики естественного плани­рования проектов состоит в том, что она предоставляет нам средства для гибкой, согласованной оценки любой ситуации.

Способность без страха добиваться цели в любой сфе­ре деятельности является признаком здравомыслия и зре­лости. Умение представлять видения и образы успешного исхода еще до того, как определена метода, – это фено­менальная черта, которую нужно развивать. Готовность генерировать идеи, хорошие и плохие, выражать и фик­сировать их без разбора, составляет критическое условие полного овладения творческим мышлением. Необходи­мым умственным навыком является объединение раз­личных идей и данных в компоненты, последователь­ности и приоритетные направления с целью достижения конкретного результата. А определение и совершение ре­альных дальнейших действий – физическое изменение ситуации – составляет основу продуктивности.

Умение надлежащим образом объединить и сбалан­сировать все эти составляющие, вероятно, является ос-

новным критерием профессиональной компетентности в этом тысячелетии. Но оно еще не стало нормой про­фессионального поведения, до этого еще далеко. Внед­рение описанных навыков во все сферы частной жизни и профессиональной деятельности по-прежнему явля­ется сложной задачей. Но даже фрагментарное приме­нение модели дает огромные преимущества.

Обратная связь с клиентами, которых я консультиро­вал, тренировал и учил пользоваться моделью, постоян­но подтверждает, что даже незначительный сдвиг в сфере применения модели естественного планирования может существенно улучшить ситуацию. Мне приятно видеть, что мозговой штурм становится стандартным инструмен­том, который применяется во всех сферах жизни многих людей. Я рад слышать, что руководители, которые при­меняли для организации основных встреч и обсуждений предложенную модель, достигли значительных сдвигов. Все эти факты лишь подтверждают, что именно естест­венный механизм работы нашего сознания необходим для достижения любого результата в реальном мире.

Модель является всего лишь базой для определения результатов и действий в рамках решения задач, кото­рые мы считаем своей работой. Когда две указанные ка­тегории укоренятся в нашей повседневной жизни, стан­дарт производительности перейдет на более высокий уровень. Использование мозгового штурма – наиболее творческого инструмента формулировки и фиксиро­вания идей, перспектив и деталей проектов – создает набор изящных приемов, позволяющих сохранять спо­койствие и справляться с делами.

Программные средства

Программное обеспечение в некотором смысле яв­ляется  "черной дырой",  которую  можно  бесконечно

исследовать в поисках хороших инструментов управ­ления проектами. Большей частью приложения, раз­работанные специально для организации проектов, слишком сложны и обладают избыточной мощностью для того, чтобы выполнять задачи, стоящие перед 98 % людей. Пакеты подходят лишь незначительному числу профессионалов, которые в них действительно нужда­ются. Остальные могут найти фрагменты и части ме­нее формальных приложений более подходящими для пользователей. В моей практике еще не встречалось двух проектов, которые требовали бы одинаковой дета­лизации и структуризации для того, чтобы ими можно было управлять. Поэтому весьма сложно создать еди­ное приложение, которое бы годилось для управления большинством проектов.

Электронное структурирование. Структурировать практически все мысли по проектам, с которыми стал­кивается большинство людей, позволяет любое про­граммное приложение, обладающее простой функци­ей иерархического упорядочения. Я раньше пользо­вался программой компании Symantec под названием Grandview, а теперь часто прибегаю к помощи Microsoft Word для выполнения задач подобного рода в сфере планирования. Вот фрагмент структуры, которую я со­здал для одного из сеансов планирования.

Самое существенное преимущество программ по структурированию состоит в том, что они могут обла­дать требуемой степенью сложности или простоты в об­ращении. Существует масса компьютерных программ, обеспечивающих подобную базовую иерархическую структуризацию. Фокус в том, чтобы найти среди них именно ту, с которой вам будет удобно работать, что­бы можно было быстро научиться вставлять заголовки и подзаголовки и перемещать их по мере надобности. Пока вы не освоите программу, вы будете подсознательно сопротивляться ее загрузке и использованию в про­цессе мышления и упорядочения материала.

Не имеет значения, куда вы поместите свои мысли по проектам: главное, чтобы они были доступны и их можно было дополнить и просмотреть в случае необхо­димости.

Приложения для мозгового штурма. Некоторые приложения были разработаны специально для того, чтобы усовершенствовать процесс мозгового штурма. Программа Inspiration ("Вдохновение") была постро­ена на использовании техники карт сознания, предло­женной Томом Бьюзеном. Она обладает некоторыми по­лезными качествами, но я вернулся к бумаге и краси-

вой ручке, чтобы, как обычно, быстро и неформально генерировать идеи.

Проблема, возникающая в процессе перевода мозго­вого штурма в цифровой формат, состоит в том, что, как правило, нет необходимости сохранять его результаты в том виде, в котором они получены: главное – выводы, извлекаемые в процессе генерации сырых идей. Изящ­ные инструменты записи результатов мозгового штур­ма, такие как электронные доски и цифровая аппара­тура сканирования почерков, вряд ли принесут произ­водителям тот успех, на который они надеялись. Рядо­вому пользователю нужно хранить не творческие идеи, а структуры, которые получены на их основе. Между сбором, обработкой и упорядочением материалов есть существенные различия, и обычно для каждого процес­са нужны различные инструменты. Вы можете с тем же успехом загонять свои идеи в текстовый редактор.

Приложения для планирования проектов. Как уже отмечалось, большая часть программ для планирова­ния проектов слишком точна для проектного мышле­ния и планирования, с которым мы обычно сталкива­емся. За годы работы мне приходилось чаще наблюдать процессы тестирования и прекращения использования программ, а не их внедрения в качестве стандартных инструментов. Если они успешно применяются, то, как правило, имеет место строгая подгонка приложений под конкретные нужды компании или отрасли.

Уверен, что в ближайшие годы появятся менее фор­мальные и более функциональные приложения, осно­ванные на естественных механизмах мышления и пла­нирования. До этого времени лучше пользоваться ка­ким-нибудь хорошим и простым планировщиком.

Совершенствуйте навыки работы на компьютере, чтобы облегчить интеллектуальный труд

Вспомогательные структуры

Кроме эффективных инструментов, находящихся под рукой, важно располагать доступными формами для записи результатов проектного мышления. Так же, как наличие ручки и бумаги у вас в руках способствует мозговому штурму, удобные инструменты сортировки и хранения деталей проектов способствуют упрощению процесса планирования, которое необходимо для реше­ния многих задач.

Типичные стадии процесса планирования

Самые распространенные действия в рамках про­цесса планирования – это ваш собственный мозговой штурм и сортировка материала, организация деловых встреч и сбор информации.

Мозговой штурм. Для осуществления некоторых проектов, занимающих ваше внимание в данный мо­мент, вы должны научиться мыслить свободными кате­гориями. В первую очередь это касается тех проектов, по которым вы, на момент принятия решения, четко не уяснили первый шаг. Первоочередное действие в рам-

ках таких проектов должно формулироваться так: "На­бросать идеи по проекту X".

В данном случае следует решить, где и как вы хоти­те совершить указанное действие, чтобы знать, в какой список его поместить. Вам нужен компьютер для моз­гового штурма или лучше записать мысли на бумаге от руки? Я могу выбрать любой носитель в зависимости от того, что подсказывает интуиция. Данное действие должно попасть в список, озаглавленный либо "За ком­пьютером", либо "Где угодно" (поскольку я могу рисо­вать карты мыслей независимо от того, где нахожусь: были бы только ручка и бумага).

Сортировка материала. У вас могут быть проекты, по которым уже собраны заметки и различные сопутст­вующие материалы, осталось только рассортировать их и придать им более структурированную форму. В дан­ном случае следующим шагом, вероятнее всего, бу­дет упорядочение заметок по проекту X. Если для его осуществления необходимо ваше присутствие в офисе (поскольку именно там находятся папки), он попадет в список под названием "В офисе". Если вы носите за­метки по проекту с собой – в папке, блокноте или памя­ти портативного компьютера, то "Упорядочение заметок по …" попадет в список "Где угодно", "Разное" (для слу­чая сортировки вручную) или "Компьютер" (если вам нужен текстовый редактор, электронный планировщик или другие программы).

Организация деловых встреч. Часто преуспеть в пла­нировании проектов позволяет организация встречи с людьми, которых вы хотите привлечь к мозговому штурму. Обычно это предполагает отправку сообще­ния всей рабочей группе или помощнику, который внесет встречу в календарь или позвонит по телефону высокопоставленному лицу, чтобы назначить время встречи.

Одним из величайших препятствий на пути повышения орга­низационной продуктивности является отсутствие решения начальствующего лица о необходимости проведения встречи и о составе ее участников, которое требуется для того, чтобы сдвинуть проект с места.

Сбор информации. Следующей задачей в рамках про­ектного мышления может быть сбор новых сведений. Возможно, вам нужно обсудить с кем-то его или ее сооб­ражения ("Позвонить Биллу, чтобы узнать, что он думает о собрании менеджеров"), просмотреть файлы, которые остались с прошлогодней конференции ("Просмотреть архивные материалы с собрания деловых партнеров"), найти в электронной сети данные по новой теме, которую исследуете ("Научно-поисковые фирмы, предоставляю­щие услуги руководящим работникам сферы продаж").

Спонтанное проектное мышление

Не упускайте ни одной идеи по проекту, которая мо­жет оказаться полезной. Много раз вы будете вспоми­нать о вещах, о которых не хотите забыть, находясь в раз­личных местах, не имеющих ни малейшего отношения к проекту. Например, вы едете в магазин и вам в голову приходит прекрасная идея о том, как начать следующее совещание персонала. Вы перемешиваете соус для спа­гетти на кухне и думаете, что можно было бы раздать всем участникам конференции хорошие большие сумки. Вы смотрите вечерние новости и вдруг вспоминаете еще об одном важном человеке: его можно было бы включить в предстоящий консультационный совет.

Даже если эти идеи не являются непосредственными шагами, которые могут попасть в списки дальнейших действий, вам все равно понадобится зафиксировать и упорядочить их каким-нибудь эффективным спосо­бом. Конечно же, самым необходимым инструментом,

позволяющим ничего не упустить из виду, является ваша система сбора информации – ваша корзина для входящих материалов, блокнот и бумага (или их экви­валенты) на работе и дома, а также портативная версия (учетная карточка), которая всегда у вас под рукой в до­роге. Вам нужно где-то хранить свои идеи до того мо­мента, пока вы не решите, как с ними поступить.

Проекты, дальнейшие действия по которым связаны с планированием

Наверное, для вас не составит труда сходу назвать сразу несколько проектов, которые, на ваш взгляд, тре­буют уточнения, конкретизации и более жесткого конт­роля. Вам предстоит важная встреча, и вы знаете, что должны составить повестку дня и подготовить мате­риалы для нее. На вас только что свалилась работа по организации ежегодного собрания деловых партнеров, так что вы должны как можно быстрее упорядочить про­цесс подготовки, чтобы можно было передать подчинен­ным конкретные задачи. Вам нужно составить четкую характеристику новой должности в вашем коллективе, которую следует передать в отдел кадров. Если вы этого еще не сделали, сейчас же определите следующий шаг, с которого начнете процесс планирования, и поместите его в надлежащий список дальнейших действий. Затем проделайте следующие этапы процедуры планирования.