Какие проекты планировать

Большая часть задач, которые вы пометили в спис­ке проектов, не потребует от вас особых усилий в сфере текущего планирования: вам понадобится только наме­тить в уме дальнейшие шаги в рамках их осуществления. Единственное, что вам понадобится сделать, к примеру, для "Техосмотра машины" – это найти в телефонной книжке ближайшую станцию техобслуживания, позво­нить туда и назначить время.

Впрочем, есть два типа проектов, которые заслужи­вают хотя бы минимальных усилий в сфере планиро­вания: (1) проекты, занимающие ваше внимание даже после того, как вы определили дальнейшие действия по ним, и (2) проекты, по которым спонтанно возникают полезные идеи и вспомогательные сведения.

Первый тип – проекты, о которых вы знаете, что для их осуществления необходимо согласовать и решить ряд вопросов – потребует более детального подхода, чем простое определение дальнейших действий. Вам предстоит выполнить один или несколько из четырех этапов естественной модели планирования: цели и при­нципы, видение/результат, мозговой штурм и/или сор­тировка материалов.

Второй тип – проекты, по которым идеи возникают спонтанно: в машине, на пляже или во время деловой встречи -  требует создания  надлежащего  места,  где

можно зафиксировать сопутствующие идеи. Там идеи могут храниться до момента дальнейшего использова­ния по мере надобности.

Розабет Мосс Кантор

В главе 3 я достаточно подробно описал пять этапов планирования проектов, которые позволяют воплотить замысел в жизнь.

Далее приводится перечень практических советов и технических приемов, позволяющих облегчить не­формальную процедуру естественного планирования, которую я советую применять. Хотя все мои советы ба­зируются на соображениях здравого смысла, люди сле-

дуют им далеко не так часто, как могли бы. Пользуйтесь ими всегда, когда это возможно, вместо того, чтобы бе­речь мысли для формальных заседаний.

Необходимо наладить системы и приемы, которые помогут

вам чаще, быстрее и глубже анализировать проекты и сло­

жившиеся обстоятельства.

Потребность в менее формальной процедуре планирования

Проработав долгие годы "в полевых условиях" с ты­сячами профессионалов, я могу с полной уверенностью заявить, что практически каждый из нас мог бы посвя­щать планированию проектов больше времени своей жизни, чаще заниматься им и придать процедуре менее формальный характер. Если бы это удалось сделать, мы смогли бы существенно снизить психологическое напряжение и освободить огромный запас творческой энергии, позволяющий достигать результатов с мини­мальными усилиями.

Я обнаружил, что самая существенная возможность усовершенствования процесса планирования не тре­бует технологических приемов, необходимых для осу­ществления самых масштабных и сложных проектов, которыми иногда пользуются профессиональные ме-

неджеры (к примеру, диаграммы Гантта). Большинство людей, которым они необходимы, уже пользуются ими или, по крайней мере, обладают доступом к методам подготовки и компьютерным программам, позволяю­щим их освоить. В действительности нам нужна спо­собность зафиксировать и задействовать больше твор­ческих, конструктивных идей, чем мы используем (или могли использовать) на практике.

Основная причина, по которой нам так не хватает эффективного мышления – дефицит систем управле­ния потенциально бесконечным объемом подробной информации по проектам, которая возникает в ходе их осуществления. Именно поэтому мой подход предпо­лагает движение снизу вверх. Если вы чувствуете, что утратили контроль над текущими проблемами, требую­щими активного решения, то вы будете сопротивляться целенаправленному планированию. Произойдет подсо­знательное отторжение. Но по мере того как вы начнете применять предложенные мною методы, вы обнаружи­те, что они высвобождают огромный запас творческих и конструктивных идей. Если у вас есть системы и при­вычки, позволяющие внедрять ваши идеи, то продук­тивность может существенно увеличиться.

Изнутри каждый успешный проект кажется ка-тастрофой.

Контроль над проектами

В главах с 4 по 9 речь шла о подходах и методах, поз­воляющих выбросить все из головы и интуитивно вы­брать нужное занятие в любой момент времени. Это была горизонтальная плоскость – все, что требует ва­шего внимания и действий на "горизонтальной повер­хности" вашей жизни. Последний фрагмент голово­ломки – вертикальная плоскость – образ мышления, позволяющий докопаться до сути, достичь заоблачных высот и развить творческий потенциал. Таким образом, мы возвращаемся к оптимизации и усовершенствова­нию процесса проектного планирования.

Контрольные списки: содержательные напоминания

Последняя тема, достойная рассмотрения и отно­сящаяся к системе личной организации, – это ведение и составление контрольных списков, т.е. перечней воз­можных составляющих для проектов, мероприятий и направлений деятельности, представляющих цен­ность, интерес или круг обязанностей.

Самые содержательные контрольные списки часто составляются в конце грамотной консультации, про­веденной с рабочей группой или командой. Хорошие списки также указывают приоритетные направления подготовки персонала или набора новых сотрудников.

Когда я вместе с клиентами вычищаю их почтовые корзины и знакомлюсь с проблемами, которые их бес­покоят, мы часто натыкаемся на записки, адресован­ные человеком самому себе, примерно следующего содержания:

•  "чаще делать зарядку";

•  "позаботиться о том, чтобы каждый тренинг можно было оценить";

•  "проводить больше свободного времени с детьми";

•  "сосредоточить усилия на направлении проектного планирования";

•  "поддерживать высокий моральный уровень в кол­лективе";

•  "позаботиться о соблюдении корпоративных стра­тегий";

•  "своевременно оформлять оплату счетов клиентами".

Как быть с такими, более расплывчатыми типами внутренних проблем и акцентов?