Как применить все это в собственной жизни

Как и список дальнейших действий, список проек­тов не должен устаревать. Когда вы обновите его, выде­лите время (желательно, от одного до трех часов), что­бы сгенерировать максимально возможное количество идей по каждому проекту в "вертикальной плоскости".

Приготовьтесь к работе, создайте необходимые условия и творчески подумайте над проектом некоторое время. Тогда вы сможете опередить большинство людей.

Программа минимум: уделите внимание сразу не­скольким важным проектам или замыслам, в осуществ­лении которых вы максимально заинтересованы: поду­майте над ними, соберите материалы, упорядочьте их с помощью наиболее подходящих, на ваш взгляд, инстру­ментов.

Сосредоточьтесь на каждом проекте, продвигаясь по списку сверху вниз. Спросите себя: "Что я хочу узнать, записать или запомнить по данному вопросу?"

Возможно, вам потребуется только зафиксировать некоторые мысли на листке бумаги, взять папку и уло­жить туда свои записи. Можете добавить несколько подпунктов в список заметок в своем электронном

блокноте или создать файл в редакторе Word и начать структурирование с него.

Пусть преждевременное беспокойство станет заблаговременными размышлениями и планами.

Уинстон Черчилль

Главное – научиться генерировать и использовать идеи, концентрировать созидательную энергию на по­ставленных задачах и незамкнутых циклах до того, как вам так или иначе придется это сделать.

Программные средства

Программное обеспечение в некотором смысле яв­ляется  "черной дырой",  которую  можно  бесконечно

исследовать в поисках хороших инструментов управ­ления проектами. Большей частью приложения, раз­работанные специально для организации проектов, слишком сложны и обладают избыточной мощностью для того, чтобы выполнять задачи, стоящие перед 98 % людей. Пакеты подходят лишь незначительному числу профессионалов, которые в них действительно нужда­ются. Остальные могут найти фрагменты и части ме­нее формальных приложений более подходящими для пользователей. В моей практике еще не встречалось двух проектов, которые требовали бы одинаковой дета­лизации и структуризации для того, чтобы ими можно было управлять. Поэтому весьма сложно создать еди­ное приложение, которое бы годилось для управления большинством проектов.

Электронное структурирование. Структурировать практически все мысли по проектам, с которыми стал­кивается большинство людей, позволяет любое про­граммное приложение, обладающее простой функци­ей иерархического упорядочения. Я раньше пользо­вался программой компании Symantec под названием Grandview, а теперь часто прибегаю к помощи Microsoft Word для выполнения задач подобного рода в сфере планирования. Вот фрагмент структуры, которую я со­здал для одного из сеансов планирования.

Самое существенное преимущество программ по структурированию состоит в том, что они могут обла­дать требуемой степенью сложности или простоты в об­ращении. Существует масса компьютерных программ, обеспечивающих подобную базовую иерархическую структуризацию. Фокус в том, чтобы найти среди них именно ту, с которой вам будет удобно работать, что­бы можно было быстро научиться вставлять заголовки и подзаголовки и перемещать их по мере надобности. Пока вы не освоите программу, вы будете подсознательно сопротивляться ее загрузке и использованию в про­цессе мышления и упорядочения материала.

Не имеет значения, куда вы поместите свои мысли по проектам: главное, чтобы они были доступны и их можно было дополнить и просмотреть в случае необхо­димости.

Приложения для мозгового штурма. Некоторые приложения были разработаны специально для того, чтобы усовершенствовать процесс мозгового штурма. Программа Inspiration ("Вдохновение") была постро­ена на использовании техники карт сознания, предло­женной Томом Бьюзеном. Она обладает некоторыми по­лезными качествами, но я вернулся к бумаге и краси-

вой ручке, чтобы, как обычно, быстро и неформально генерировать идеи.

Проблема, возникающая в процессе перевода мозго­вого штурма в цифровой формат, состоит в том, что, как правило, нет необходимости сохранять его результаты в том виде, в котором они получены: главное – выводы, извлекаемые в процессе генерации сырых идей. Изящ­ные инструменты записи результатов мозгового штур­ма, такие как электронные доски и цифровая аппара­тура сканирования почерков, вряд ли принесут произ­водителям тот успех, на который они надеялись. Рядо­вому пользователю нужно хранить не творческие идеи, а структуры, которые получены на их основе. Между сбором, обработкой и упорядочением материалов есть существенные различия, и обычно для каждого процес­са нужны различные инструменты. Вы можете с тем же успехом загонять свои идеи в текстовый редактор.

Приложения для планирования проектов. Как уже отмечалось, большая часть программ для планирова­ния проектов слишком точна для проектного мышле­ния и планирования, с которым мы обычно сталкива­емся. За годы работы мне приходилось чаще наблюдать процессы тестирования и прекращения использования программ, а не их внедрения в качестве стандартных инструментов. Если они успешно применяются, то, как правило, имеет место строгая подгонка приложений под конкретные нужды компании или отрасли.

Уверен, что в ближайшие годы появятся менее фор­мальные и более функциональные приложения, осно­ванные на естественных механизмах мышления и пла­нирования. До этого времени лучше пользоваться ка­ким-нибудь хорошим и простым планировщиком.

Какие проекты планировать

Большая часть задач, которые вы пометили в спис­ке проектов, не потребует от вас особых усилий в сфере текущего планирования: вам понадобится только наме­тить в уме дальнейшие шаги в рамках их осуществления. Единственное, что вам понадобится сделать, к примеру, для "Техосмотра машины" – это найти в телефонной книжке ближайшую станцию техобслуживания, позво­нить туда и назначить время.

Впрочем, есть два типа проектов, которые заслужи­вают хотя бы минимальных усилий в сфере планиро­вания: (1) проекты, занимающие ваше внимание даже после того, как вы определили дальнейшие действия по ним, и (2) проекты, по которым спонтанно возникают полезные идеи и вспомогательные сведения.

Первый тип – проекты, о которых вы знаете, что для их осуществления необходимо согласовать и решить ряд вопросов – потребует более детального подхода, чем простое определение дальнейших действий. Вам предстоит выполнить один или несколько из четырех этапов естественной модели планирования: цели и при­нципы, видение/результат, мозговой штурм и/или сор­тировка материалов.

Второй тип – проекты, по которым идеи возникают спонтанно: в машине, на пляже или во время деловой встречи -  требует создания  надлежащего  места,  где

можно зафиксировать сопутствующие идеи. Там идеи могут храниться до момента дальнейшего использова­ния по мере надобности.

Потребность в менее формальной процедуре планирования

Проработав долгие годы "в полевых условиях" с ты­сячами профессионалов, я могу с полной уверенностью заявить, что практически каждый из нас мог бы посвя­щать планированию проектов больше времени своей жизни, чаще заниматься им и придать процедуре менее формальный характер. Если бы это удалось сделать, мы смогли бы существенно снизить психологическое напряжение и освободить огромный запас творческой энергии, позволяющий достигать результатов с мини­мальными усилиями.

Я обнаружил, что самая существенная возможность усовершенствования процесса планирования не тре­бует технологических приемов, необходимых для осу­ществления самых масштабных и сложных проектов, которыми иногда пользуются профессиональные ме-

неджеры (к примеру, диаграммы Гантта). Большинство людей, которым они необходимы, уже пользуются ими или, по крайней мере, обладают доступом к методам подготовки и компьютерным программам, позволяю­щим их освоить. В действительности нам нужна спо­собность зафиксировать и задействовать больше твор­ческих, конструктивных идей, чем мы используем (или могли использовать) на практике.

Основная причина, по которой нам так не хватает эффективного мышления – дефицит систем управле­ния потенциально бесконечным объемом подробной информации по проектам, которая возникает в ходе их осуществления. Именно поэтому мой подход предпо­лагает движение снизу вверх. Если вы чувствуете, что утратили контроль над текущими проблемами, требую­щими активного решения, то вы будете сопротивляться целенаправленному планированию. Произойдет подсо­знательное отторжение. Но по мере того как вы начнете применять предложенные мною методы, вы обнаружи­те, что они высвобождают огромный запас творческих и конструктивных идей. Если у вас есть системы и при­вычки, позволяющие внедрять ваши идеи, то продук­тивность может существенно увеличиться.

Изнутри каждый успешный проект кажется ка-тастрофой.

Контроль над проектами

В главах с 4 по 9 речь шла о подходах и методах, поз­воляющих выбросить все из головы и интуитивно вы­брать нужное занятие в любой момент времени. Это была горизонтальная плоскость – все, что требует ва­шего внимания и действий на "горизонтальной повер­хности" вашей жизни. Последний фрагмент голово­ломки – вертикальная плоскость – образ мышления, позволяющий докопаться до сути, достичь заоблачных высот и развить творческий потенциал. Таким образом, мы возвращаемся к оптимизации и усовершенствова­нию процесса проектного планирования.