Не делите ни с кем рабочее пространство!

Крайне необходимо, чтобы у вас было собственное рабочее пространство – или, по крайней мере, собст­венная корзина "Входящие документы" и место для работы с документами. Слишком много супружеских пар, с которыми я работал, дома пытались уживаться за одним рабочим столом: когда они расширяли ра-

бочее пространство до двух отдельных рабочих мест, ситуация кардинально менялась в лучшую сторону. Вместо "отчуждения", которого они ожидали, этот шаг позволял им снять незначительную напряженность в отношениях, вызванную необходимостью делить друг с другом совместные проблемы. Одна пара даже реши­ла оборудовать маленькое рабочее место в кухне для мамы-домоседки, чтобы она могла работать, не спуская глаз с младенца в комнате.

(далее…)

Факторы успеха в использовании системы хранения

Я категорически рекомендую вам наладить вашу собственную систему хранения, которая будет всегда под рукой. У вас должно уходить не более минуты на то, чтобы извлечь материал из корзины "Входящие" или распечатать его из электронного сообщения, принять решение о том, что он не требует от вас активных дейст­вий, но может пригодиться в будущем, и поместить его в систему организации ссылочных данных. Если вся последовательность указанных действий занима­ет более минуты, существует реальная возможность ускорить процесс: вы не определяете новый документ в картотеку, а вместо этого просто кладете его на стопку бумаг или запихиваете куда-нибудь. Кроме обеспече­ния высокой скорости упорядочения данных, система

должна приносить радость, быть простой в использова­нии, современной и полной. В противном случае у вас возникнет подсознательное нежелание освобождать корзину "Входящие", поскольку там будет находиться материал, который нужно включить в картотеку, и по­верьте, вам не захочется даже смотреть на документы. Не отчаивайтесь: я видел, как люди, которые терпеть не могли процесс сортировки документов, начинали наслаждаться этим процессом после того, как была создана и отлажена индивидуальная система органи­зации данных.

(далее…)

Записная книжка

Нужна ли записная книжка? Это зависит от ряда факторов. Вы привыкли пользоваться блокнотом? В каком виде вы хотите хранить напоминания о даль­нейших действиях, планы и проекты? Где и как часто вы должны их пересматривать? Поскольку проблемы не нужно держать в голове, может понадобиться внеш­ний носитель для записи напоминаний. Вы могли бы полностью обойтись без автоматизации и просто но­сить с собой папку с листками бумаги. (далее…)

Подготовка рабочего пространства

Вам понадобится физическое пространство, которое послужит центром управления деятельностью. Если у вас уже есть рабочий стол или даже кабинет, где вы работаете, то лучше всего начать именно с этого мес­та. Если ваш рабочий кабинет находится у вас дома, то
он станет вашей штаб-квартирой. Если у вас есть и то, и другое, можете создать идентичные и даже взаимоза­меняемые системы в обоих местах.

Основные элементы рабочего пространства – это письменный стол и место для лотка с почтой. (далее…)

Сбор "мыслительного материала": очистка разума

Как только вы почувствуете, что собрали все физи­ческие окружающие предметы, которые требуют ваше­го внимания, нужно будет также собрать все, что может находиться в оперативной памяти вашего мозга. Что еще поглощает ваше внимание, но пока не представлено в корзине "Входящие"?

Вот теперь пригодится стопка писчей бумаги. Я со­ветую записывать каждую мысль, каждую идею, каж­дый проект или замысел, который поглощает ваше вни­мание, на отдельном листке бумаги. Можете составить один длинный список у себя в блокноте, но, учитывая необходимость индивидуальной обработки каждого пункта в дальнейшем, разумнее будет записывать идеи на отдельных листках. (далее…)