Постоянно поддерживайте равновесие между направлениями деятельности

Обладатели "черного пояса" по самоорганизации способны с быстротой молнии переключаться с одной проблемы на другую и обратно. Например, вы обрабаты­ваете содержимое корзины, и тут входит ваш помощник и сообщает о ситуации, требующей вашего немедленно­го вмешательства. Вас не бросает в холодный пот – ваш лоток с документами остается на прежнем месте: бумаги лежат в одной стопке, готовые к дальнейшей обработке после вашего возвращения. Разговаривая по телефону, вы можете просматривать списки дальнейших дейст­вий и решать, чем займетесь, когда повесите трубку. Ожидая начала совещания, вы можете прорабатывать стопку "Прочесть/просмотреть", которую принесли с собой. А если непредвиденная беседа с начальником сокращает остающееся до следующей встречи время до двенадцати минут, вы можете без труда придумать, как использовать их наилучшим образом.

Игнорировать непредвиденные задачи (даже если их можно решить) означает жить без возможнос­тей, без спонтанности и насыщенных моментов, из которых, собственно, и состоит жизнь.

Модель анализа повседневной работы

Расстановка приоритетов предполагает, что некото­рые вещи будут важнее других, но важнее с точки зрения чего? В данном случае – с точки зрения вашей работы, т.е. деятельности, которую вы взяли на себя и/или кото­рую возложили на вас другие люди. Именно на данном этапе в вашем сознании должны вступить в действие еще две структуры. Они касаются определения вашей работы. Помните, что несмотря на то, что в значительной мере данная методология будет относиться к сфере вашей профессиональной деятельности, я использую термин "работа" в универсальном понимании: он означает любые результаты, в достижении которых вы заинтересованы – как в частной, так и в профессиональной сфере.

В последнее время повседневная работа как таковая ставит перед большинством профессионалов сравни­тельно новую проблему: в ней будет полезно разобрать­ся в процессе поиска наиболее продуктивных систем персональной организации. А это значит, что в течение рабочего дня, в заданный момент времени вы заняты одним из трех типов деятельности:

•  выполнением запланированной работы;

•  выполнением работы по мере ее появления;

•  планированием дальнейшей работы.

Вы можете заниматься делами, записанными в пере­чнях дальнейших действий, решать проблемы по мере

поступления или обрабатывать входные материалы, чтобы решить, какие шаги нужно предпринять, сразу или позже, в соответствии со списками.

Эти соображения продиктованы здравым смыслом. Но многие люди позволяют себе увязнуть во втором типе деятельности – в работе, возникающей спонтан­но, – практически без всякого сопротивления, а два остальных типа, к вящему сожалению, остаются без внимания.

Допустим, сейчас 10:26 утра, понедельник, вы нахо­дитесь у себя в офисе. Вы только что закончили непред­виденный получасовой разговор с потенциальным кли­ентом. В результате беседы у вас накопилось три стра­ницы записей. На одиннадцать у вас назначено совеща­ние с сотрудниками, т.е. до него остается примерно пол­часа. Вчера вы допоздна засиделись с родителями своей жены и чувствуете себя несколько потрепанным (вы сказали тестю, что свяжетесь с ним по поводу… чего?). Ваш ассистент только что разложил перед вами шесть телефонных сообщений. Через два дня вам предстоит важное совещание по стратегическому планированию, к которому нужно подготовить идеи. Когда утром вы ехали на работу, начал мигать датчик топлива в машине. А когда вы встретились в коридоре с начальницей, она намекнула, что хотела бы услышать ваши идеи по пово­ду сообщения, которое отправила вам вчера, до начала встречи, назначенной на три часа дня.

Ваши системы настроены достаточно хорошо для того, чтобы помочь вам лучшим образом совладать с ситуацией, сложившейся к 10:26 утра в понедельник? Если вы по-прежнему думаете над проблемами и пыта­етесь выделить из списков только самое важное, то, оче­видно, ответ отрицательный.

Я заметил, что люди успешнее справляются с непред­виденными проблемами и кризисными ситуациями, чем с обработкой, упорядочением, пересмотром и ана-

лизом той части работы, которая не лежит на поверх­ности. Очень просто соскользнуть в режим "занятости", или "срочности", особенно если у вас на рабочем столе, в электронном ящике и в голове накопилась масса необ­работанных и практически неконтролируемых задач.

Часто заняться срочными проблемами текущего момента проще, чем разбираться с содержимым корзины, электрон­ного ящика и с остальными незамкнутыми циклами.

Фактически изрядная часть нашей жизни и работы возникает спонтанно и сразу становится наивысшим приоритетом. Действительно, в отношении большинст­ва профессионалов справедливо утверждение, что при­рода их работы требует от них готовности заниматься новыми задачами, которые постоянно возникают в раз­ных форматах. Например, вы должны уделить внимание начальнику, если он заглянет к вам и попросит зайти на несколько минут. Вы можете получить распоряжение от старшего сотрудника, которое внезапно отодвинет на второй план все остальные дела. Появились серьезные проблемы с выполнением заказа важного клиента – тогда придется сразу заняться их решением.

Все это – зов долга. Но внутренний дискомфорт возрастает, если вы не пересматриваете остальные действия в списках и не обсуждаете их с другими. По­стоянные жертвы и отказ от выполнения пунктов спис­ка допустимы только в том случае, когда вы знаете, чего не делаете. Для этого необходима регулярная обработка корзины (определение фронта работ) и постоянный пе­ресмотр полных списков всех намеченных действий.

Если вы сознательно предпочитаете решение толь­ко что возникших проблем выполнению намеченной работы, руководствуясь лучшими побуждениями, то это – лучшее решение в сложившейся ситуации. Но большинство людей нуждаются в серьезном усовершен-

ствовании способов уяснения, сортировки и пересмотра всего перечня намеченных проектов и действий. Если вы запутались в срочных делах, чувствуете дискомфорт, потому что чего-то не успеваете, то результатом будут отчаяние и внутреннее напряжение. Слишком часто причины стресса и снижения эффективности усматри­ваются в сюрпризах. Если вы знаете, что делаете и чего не делаете, то сюрпризы предоставляют вам еще одну возможность для творческой реализации и самосовер­шенствования.

К тому же, если слишком долго игнорировать кор­зину входящих материалов и списки действий, то слу­чайные проблемы, попавшие туда, могут позже всплыть на поверхность в виде аварийных ситуаций, с которыми нужно разбираться по мере возникновения: они только подливают масла в огонь.

Многие люди пользуются неотвратимостью практи­чески неиссякаемого потока спонтанных проблем как щитом, позволяющим скрыться от ответственности за определение объемов работы и ведение списков дел. Можно легко поддаться искушению и увлечься не столь важными проблемами, лежащими прямо на поверхнос­ти, особенно если ваша корзина для входящих мате­риалов и система личной организации вышли из-под контроля. Слишком часто хождение вокруг да около становится предлогом для того, чтобы забыть о бесфор­менных стопках рутинных проблем.

Именно в такие моменты сильно ощущается необ­ходимость навыков интеллектуальной работы. Боль­шинство людей воспитывались в мире, где не нужно было устанавливать четкие границы выполняемой работы и управлять многочисленными незамкнутыми циклами. Но если вы воспитали в себе навыки и уме­ния, позволяющие быстро внедрять входные сведения в четко определенную систему, то вам будет гораздо легче доверять своему внутреннему голосу, принимая

решение о том, что делать, какие дела бросить и чем заняться вместо них.

Пересмотр данных: как поддерживать систему в рабочем состоянии

Задача всей методологии управления рабочим процес­сом состоит не в том, чтобы оставить мозг без дела, а, скорее, в том, чтобы повысить эффективность и резуль­тативность его работы. Но чтобы получить широкую свободу, сознание должно постоянно анализировать за­дачи и действия. Вы должны быть уверены, что занима­етесь именно тем, чем нужно, и можете позволить себе не делать того, чего не делаете. Постоянный пересмотр содержимого системы, поддержание ее актуальности и функциональности являются необходимыми условия­ми контроля над проблемами.

К примеру, если у вас есть список звонков, которые нужно совершить, то, как только вы забудете внести туда хотя бы один намеченный звонок, ваше сознание перестанет доверять системе и не сможет отвлечься от мысленных заданий более низкого уровня. Ему при­дется снова вспоминать, обрабатывать сведения и на­поминать вам о них, а это, как вы уже убедились, уда­ется не всегда.

Все вышесказанное свидетельствует о том, что ваша система не может быть статичной. Чтобы вы смогли верно определять дальнейшие действия, нужно посто­янно обновлять ее. Система должна предполагать по­стоянный и грамотный анализ вашей жизни и работы с нескольких ракурсов.

На данном этапе следует задаться двумя важными вопросами.

•  На что вы обращаете основное внимание в системе и когда?

•  Что нужно делать и как часто, чтобы система беспе­ребойно работала, а вы могли выйти на новый уро­вень мышления и деятельности?

Грамотный процесс пересмотра позволит вам до­стичь новых высот творческого мышления в основных сферах деятельности и жизни. На описанный уровень мышления помогают выйти как полная концентрация внимания, так и спонтанный мозговой штурм, которые усиливаются и подзаряжаются благодаря постоянному личному пересмотру списка действий и проектов.

Самые непривычные ситуации требуют наиболее жесткого контроля

Уровень нашей потребности в составлении контроль­ных списков и создании внешних рычагов обратно про­порционален нашей осведомленности в заданной сфере ответственности. Если вы уже давно занимаетесь одним и тем же делом, и ситуация не требует от вас никаких изменений, то, чтобы сохранять над ней контроль, не­обходим минимальный уровень внешней персональной организации. Вы знаете, когда что должно происходить и как выполнять поставленные задачи, а ваша система вполне пригодна для работы в своем нынешнем состоя­нии. Но зачастую складывается обратная ситуация.

Вы очень часто ощущаете потребность в контроль­ном списке определенного рода, который помог бы вам сосредоточиться, пока вы не вникнете в суть задачи, Например, если бы ваш директор вдруг отлучился, и вы внезапно оказались бы на его месте, то вам понадобился бы целый ряд представлений и принципов, которые бы на первых порах помогли вам разобраться со всеми ас­пектами в рамках новой работы. А если вас только что наняли на новую должность, с новыми обязанностями. с которыми вы относительно мало знакомы, то вам по­требуется набор рычагов и структура деятельности хотя бы на первые несколько месяцев.

Мне приходилось составлять списки направлений деятельности, которые нужно было держать под конт­ролем, пока все не становилось на свои места. Напри­мер, когда мы с женой решили создать радикально новую структуру деятельности, которой занимались долгие годы, я взял на себя круг обязанностей, относив­шихся к совершенно новым для меня сферам, а именно: бухгалтерской, компьютерной, маркетинговой, право­вой и административной. На протяжении нескольких месяцев мне приходилось держать под рукой контроль­ные списки обязанностей, чтобы по мере возможностей восполнять возникающие пробелы и бороться с пре­вратностями переходного периода. Когда деятельность частично вошла в привычное русло, я передал управле­ние "автопилоту" и перестал ощущать необходимость в контрольном списке.

Контрольные списки могут быть весьма полезны: они позво-ляют понять, о чем неследует беспокоиться.

Контрольные списки различных уровней

В случае необходимости будьте готовы к созданию контрольных списков любого типа. Число возможных вариантов бесконечно: от списка базовых жизненных ценностей до списка вещей, которые нужно взять в па­латочный городок. Составление списков по мере надо­бности – это одна из самых мощных и в то же время самых элегантных и простых процедур, которые вы мо­жете внедрить в свою жизнь.

Развить творческое мышление вам поможет следу­ющий список тем контрольных списков, которые я ус­пешно использую в своей работе.

•    Личные  убеждения   (индивидуальные  жизненные ценности).

•  Сферы профессиональной ответственности (или Ключевые сферы ответственности).

•  Контрольный список для поездки (все дела, которы нужно начать или завершить до отъезда).

•  Еженедельный обзор (все сведения, которые не обходимо пересматривать или обновлять каждую неделю).

•  Элементы программы подготовки (все проблемы которые необходимо решить при организации ме­роприятия, до или после его проведения).

•  Клиенты.

•  Контрольный список конференций (все, о чем стои подумать при организации конференции).

•  Основные акценты (основные жизненные роли и обя­занности).

•  Ключевые фигуры в моей жизни/работе (отноше­ния, которые следует регулярно пересматривать с целью достижения совершенства и реализации возможностей).

•  Организационная таблица (основные субъекты и сферы производства, которыми нужно руководить и заниматься).

•  Индивидуальное развитие (черты характера, кото­рые нужно регулярно переоценивать для достиже­ния внутреннего равновесия и развития личности).

Пусть обращение с контрольными списками, спон­танными или более постоянными, не представляет для вас сложности. Будьте готовы создавать и удалять их в случае необходимости. Используйте их надлежащим образом, и они станут прекрасным средством повыше­ния личной продуктивности.

Если вы собрали воедино все дела, которые представ­ляют собой незамкнутые циклы в вашей жизни и рабо-

те, обработали каждый из намеченных пунктов в кон­тексте их значения для вас и требуемых действий и упо­рядочили результаты в целостную систему, содержащую актуальный и полный обзор (общий и подробный) всех текущих и "возможных" проектов, значит вы готовы к следующей стадии освоения искусства достижения вы­сокой продуктивности без внутреннего напряжения – процесса пересмотра проблем.

Контрольные списки: содержательные напоминания

Последняя тема, достойная рассмотрения и отно­сящаяся к системе личной организации, – это ведение и составление контрольных списков, т.е. перечней воз­можных составляющих для проектов, мероприятий и направлений деятельности, представляющих цен­ность, интерес или круг обязанностей.

Самые содержательные контрольные списки часто составляются в конце грамотной консультации, про­веденной с рабочей группой или командой. Хорошие списки также указывают приоритетные направления подготовки персонала или набора новых сотрудников.

Когда я вместе с клиентами вычищаю их почтовые корзины и знакомлюсь с проблемами, которые их бес­покоят, мы часто натыкаемся на записки, адресован­ные человеком самому себе, примерно следующего содержания:

•  "чаще делать зарядку";

•  "позаботиться о том, чтобы каждый тренинг можно было оценить";

•  "проводить больше свободного времени с детьми";

•  "сосредоточить усилия на направлении проектного планирования";

•  "поддерживать высокий моральный уровень в кол­лективе";

•  "позаботиться о соблюдении корпоративных стра­тегий";

•  "своевременно оформлять оплату счетов клиентами".

Как быть с такими, более расплывчатыми типами внутренних проблем и акцентов?