Поль Саффо Подходящее время и место для обзора

Еженедельный обзор настолько важен, что вы прос­то обязаны воспитать в себе привычки, создать обста-

новку и подготовить инструментарий для его прове­дения. Когда будет создана зона спокойного контроля, о которой говорится в книге, вам уже не придется особо беспокоиться об обзоре – вы должны будете снова вер­нуться к стандартам персональной организации.

А до этого момента каждую неделю делайте все, что считаете нужным, чтобы заставить себя абстраги­роваться от повседневных проблем на пару часов – не отстраниться, а подняться хотя бы на 10 000 футов и на­верстать упущенное.

Если у вас есть такая роскошь, как рабочее про­странство в офисе, где можно как-то абстрагироваться от людей и повседневного общения, и если ваше рабо­чее время хотя бы отдаленно напоминает обычную со­рокачасовую рабочую неделю, советую выделять для обзора проблем по два часа каждую пятницу в первой половине дня. Такой выбор времени определяется тре­мя факторами.

•  События прошедшей недели, скорее всего, еще не ус­певают забыться, и вы в состоянии провести деталь­ное вскрытие ("Ах да, нужно не забыть зайти к ней и спросить…").

•  Когда вы (обязательно) наткнетесь на действия, ко­торые требуют связаться с людьми на работе, у вас еще будет время это сделать до того, как они уедут на выходные.

•  Это прекрасно – очистить все уровни вашего созна­ния, чтобы быть в состоянии развеяться и отдохнуть на выходных, когда ничто не занимает ваши мысли.

Впрочем, быть может, вы относитесь к типу людей, у которых нет традиционных выходных. Мне, напри­мер, часто приходится по субботам и воскресеньям ра­ботать не меньше, чем по средам. Но у меня есть преиму­щество (возможно, сомнительное, на первый взгляд) -

частые и долгие авиаперелеты, которые предоставляют прекрасную возможность для того, чтобы наверстать упущенное. Мой добрый друг и клиент, сотрудник круп­нейшей в мире аэрокосмической компании, соблюдает особый ритуал релаксации: каждый субботний вечер он устраивается в своем домашнем офисе и обрабатыва­ет сотни записей, сделанных на протяжении недели во время многочисленных деловых встреч.

Независимо от образа жизни, вам нужен ритуал еженедельной перегруппировки проблем. Вероятно, вы уже соблюдаете некое подобие такого (или близко­го) ритуала. В таком случае развейте в себе эту привыч­ку, добавив к ней процедуру обзора проблем с большей высоты.

Труднее всего выделить время для обзора, когда че­ловек постоянно востребован на работе или находится в домашней обстановке: такие люди совсем не распо­лагают временем на пересортировку проблем. Среди специалистов, с которыми я сталкивался, сильнее всего подвержены стрессу те, кто должен постоянно реаги­ровать на изменения в ситуации на работе (агенты по продаже акций или начальники штабов), а потом – воз­вращаться домой к паре малолетних детей и супруге, которая тоже работает. Самые везучие из них могут поз­волить себе на часок расслабиться, пока едут в поезде.

Если вы узнали себя в приведенном описании, то самой серьезной проблемой для вас станет налажива­ние процесса регулярной пересортировки проблем в те моменты, когда вы не сталкиваетесь с жизненными тя­готами непосредственно. Вам придется либо смирить­ся с необходимостью выделить время после окончания рабочего дня по пятницам, либо отвести место и время для спокойного пересмотра проблем за работой, кото­рую вы выполняете дома.

Время для оперативного обзора в сфере руководства. Я советовал многим руководящим работникам выде-

лить в своем графике по два часа каждую пятницу. Для них самой серьезной проблемой было соблюдение рав­новесия между качественным мышлением и срочными требованиями критически важных текущих интерак­тивных задач. Это – сложный момент. Впрочем, самые опытные и мудрые осознают значимость принесения срочных, на первый взгляд, дел в жертву истинно важ­ным задачам, и создают островки свободного времени для проведения подобной процедуры.

Лучшие идеи, касающиеся работы, не посетят вас, пока вы работаете.

Но даже начальники, которые регулярно выделяют время для анализа работы, часто проводят "скомкан­ный" пересмотр проблем на более приземленном уров­не, им приходится преодолевать пробел, чтобы поднять­ся на высоту 10 000 футов. Между сплошными встре­чами и суетой вокруг японского пруда во дворе, возле которого можно пить шардоне на закате, должен быть несколько более высокий уровень анализа и пересор­тировки проблем, необходимый для контроля деятель­ности и концентрации внимания. Если вы считаете, что полностью определили, уяснили и проанализировали все незамкнутые циклы, а также определили дальней­шие действия в рамках их завершения, то, наверное, вы занимаетесь самообманом.

Мышление – это сама суть, самое сложное заня-тие в бизнесе и в жизни. Строители империй тратят на интеллектуальные усилия полчаса… пока остальные предаются увеселениям. Если вы не чувствуете, что постоянно совершаете самосто­ятельные умственные усилия… значит вы поддае­тесь лени, и уже не властны над своей жизнью.

Самые непривычные ситуации требуют наиболее жесткого контроля

Уровень нашей потребности в составлении контроль­ных списков и создании внешних рычагов обратно про­порционален нашей осведомленности в заданной сфере ответственности. Если вы уже давно занимаетесь одним и тем же делом, и ситуация не требует от вас никаких изменений, то, чтобы сохранять над ней контроль, не­обходим минимальный уровень внешней персональной организации. Вы знаете, когда что должно происходить и как выполнять поставленные задачи, а ваша система вполне пригодна для работы в своем нынешнем состоя­нии. Но зачастую складывается обратная ситуация.

Вы очень часто ощущаете потребность в контроль­ном списке определенного рода, который помог бы вам сосредоточиться, пока вы не вникнете в суть задачи, Например, если бы ваш директор вдруг отлучился, и вы внезапно оказались бы на его месте, то вам понадобился бы целый ряд представлений и принципов, которые бы на первых порах помогли вам разобраться со всеми ас­пектами в рамках новой работы. А если вас только что наняли на новую должность, с новыми обязанностями. с которыми вы относительно мало знакомы, то вам по­требуется набор рычагов и структура деятельности хотя бы на первые несколько месяцев.

Мне приходилось составлять списки направлений деятельности, которые нужно было держать под конт­ролем, пока все не становилось на свои места. Напри­мер, когда мы с женой решили создать радикально новую структуру деятельности, которой занимались долгие годы, я взял на себя круг обязанностей, относив­шихся к совершенно новым для меня сферам, а именно: бухгалтерской, компьютерной, маркетинговой, право­вой и административной. На протяжении нескольких месяцев мне приходилось держать под рукой контроль­ные списки обязанностей, чтобы по мере возможностей восполнять возникающие пробелы и бороться с пре­вратностями переходного периода. Когда деятельность частично вошла в привычное русло, я передал управле­ние "автопилоту" и перестал ощущать необходимость в контрольном списке.

Контрольные списки могут быть весьма полезны: они позво-ляют понять, о чем неследует беспокоиться.

Контрольные списки различных уровней

В случае необходимости будьте готовы к созданию контрольных списков любого типа. Число возможных вариантов бесконечно: от списка базовых жизненных ценностей до списка вещей, которые нужно взять в па­латочный городок. Составление списков по мере надо­бности – это одна из самых мощных и в то же время самых элегантных и простых процедур, которые вы мо­жете внедрить в свою жизнь.

Развить творческое мышление вам поможет следу­ющий список тем контрольных списков, которые я ус­пешно использую в своей работе.

•    Личные  убеждения   (индивидуальные  жизненные ценности).

•  Сферы профессиональной ответственности (или Ключевые сферы ответственности).

•  Контрольный список для поездки (все дела, которы нужно начать или завершить до отъезда).

•  Еженедельный обзор (все сведения, которые не обходимо пересматривать или обновлять каждую неделю).

•  Элементы программы подготовки (все проблемы которые необходимо решить при организации ме­роприятия, до или после его проведения).

•  Клиенты.

•  Контрольный список конференций (все, о чем стои подумать при организации конференции).

•  Основные акценты (основные жизненные роли и обя­занности).

•  Ключевые фигуры в моей жизни/работе (отноше­ния, которые следует регулярно пересматривать с целью достижения совершенства и реализации возможностей).

•  Организационная таблица (основные субъекты и сферы производства, которыми нужно руководить и заниматься).

•  Индивидуальное развитие (черты характера, кото­рые нужно регулярно переоценивать для достиже­ния внутреннего равновесия и развития личности).

Пусть обращение с контрольными списками, спон­танными или более постоянными, не представляет для вас сложности. Будьте готовы создавать и удалять их в случае необходимости. Используйте их надлежащим образом, и они станут прекрасным средством повыше­ния личной продуктивности.

Если вы собрали воедино все дела, которые представ­ляют собой незамкнутые циклы в вашей жизни и рабо-

те, обработали каждый из намеченных пунктов в кон­тексте их значения для вас и требуемых действий и упо­рядочили результаты в целостную систему, содержащую актуальный и полный обзор (общий и подробный) всех текущих и "возможных" проектов, значит вы готовы к следующей стадии освоения искусства достижения вы­сокой продуктивности без внутреннего напряжения – процесса пересмотра проблем.

Использование календаря для последующей деятельности

Календарь можно с пользой применять для разме­щения напоминаний о делах, которые вы можете наме­тить на будущее. Большинство людей, которых я трени­ровал, были очень далеки от максимальной эффектив­ности использования календаря: иначе они, вероятно, помещали бы туда гораздо больше сведений.

Одно из трех назначений календаря – хранение ин­формации, привязанной к конкретному дню. Эта катего­рия может включать целый ряд данных, но один из наи­более творческих способов развить указанное направ­ление применения календаря – вносить туда дела, ко­торые вы хотите выбросить из головы, чтобы вернуться

к ним позднее. Вот несколько из многочисленных при­меров данных, которые можно заносить в календарь.

•  "Спусковые механизмы" для активизации проектов.

•  Мероприятия, в которых вы хотели бы поучаствовать.

•  Катализаторы принятия решений.

"Спусковые механизмы" для активизации проектов. Если у вас есть проект, о котором не нужно думать сию секунду, но вы хотите вспомнить о нем в будущем, считая, что он заслуживает вашего внимания, то мож­но выбрать подходящую дату и записать напоминание о проекте на соответствующий день. Его следует помес­тить в ячейку календаря, предназначенную для напо­минаний о действиях, намеченных на конкретный день (а не на конкретное время); когда этот день настанет, вы увидите в календаре напоминание и внесете замысел в список на правах одного из активных проектов. Типич­ными примерами таких проектов являются:

•  Специальные мероприятия, которые следует прово­дить в определенное время (запуск новых продуктов на рынок, кампании по сбору средств и т.д.).

•  Регулярные мероприятия, к которым вы должны готовиться, такие как сверка бюджета, ежегодные конференции, планерки или совещания (например, когда вам следует внести "ежегодную конференцию по продажам" в список проектов?).

•  Памятные даты для выдающихся людей, которые требуют от вас каких-либо действий (дни рождения, годовщины, праздники, предполагающие вручение подарков, и т.д.).

Мероприятия, в которых вы хотели бы поучаство­вать. Допустим, вы постоянно получаете уведомления о семинарах, конференциях, выступлениях, а также публичных и  культурных  мероприятиях,   в  которых

вам хочется принять участие по мере их приближения. Так что определите, когда наступит это "приближение", и поместите соответствующее напоминание под нуж­ной датой – например.

•  Завтрак с представителями торговой палаты, наме­ченный на следующий день.

•  Завтрашняя распродажа билетов на игры команды Tigers в этом сезоне.

•  Радиопередача по каналу "Австралия" сегодня ве­чером.

•  Шашлыки для церковного прихода в воскресенье.

Если вам в голову приходят подобные идеи, которые вы бы хотели поместить в систему, сразу так и сделайте.

Катализаторы принятия решений. Возможно, вы периодически сталкиваетесь с важными решениями, которые не в состоянии принять сразу (или у вас просто нет такого желания). В этом нет ничего страшного, если вы пришли к выводу, что необходимая дополнительная информация должна поступить к вам скорее из внут­реннего, нежели из внешнего источника (иными слова­ми, утро вечера мудренее). (Естественно, информацию из внешних источников вам следует поместить в список дальнейших действий или ожиданий.) Но чтобы вас не беспокоил отказ от срочного принятия решения, лучше подстраховаться: вам потребуется надежная гарантия, позволяющая в надлежащий момент сосредоточиться на проблеме5*.

Решение об отказе от принятия решения вполне допустимо, если у вас есть система, позволяющая его отложить.

5 Если вашим календарем пользуется группа людей, то нуж­но разделять напоминания подобного рода. Цифровые календари обычно располагают функцией "персональной" категоризации: вы можете воспользоваться ею для ввода сведений, которые, на ваш взгляд, не обязательно видеть посторонним.

Типичные подразделы данной категории включают такие спорные вопросы, как:

•  нанять/уволить;

•  объединиться/купить/продать/изъять капитал;

•  сменить работу/начать карьеру заново.

Очевидно, я уделяю слишком мало места столь серь­езной теме, но вам стоит спросить себя: "Есть ли какое-то важное решение, для которого необходим катализа­тор, позволяющий ему просто "повисеть в воздухе" не­которое время?" Если ответ утвердительный, поместите в календарь какое-нибудь напоминание, чтобы можно было вернуться к проблеме позднее.

Угроза появления папок и стопок "Отложить для последующего ознакомления&quot

Многие создают стопку, папку или целый ящик под названием "Отложить для последующего ознакомле­ния", которое в общих чертах подходит под определе­ние категории "Когда-нибудь/возможно". Они гово­рят себе: "Когда будет время, возможно, мне захочется этим заняться", и папка "Отложить для последующего ознакомления" кажется самым подходящим местом для таких материалов. Лично я не рекомендую созда­вать подсистемы данного типа, поскольку практически

в каждом из случаев, с которыми я сталкивался, клиент "откладывал" материал, но так и не возвращался к нему: стопка приводила его в замешательство и вызывала подсознательное внутреннее сопротивление. Категория "Когда-нибудь/может быть" теряет свою ценность, если периодически сознательно не возвращаться к ней.

Также есть существенная разница между эффектив­ным инструментом, таким как папка "Когда-нибудь/ может быть", и некой безразмерной емкостью для "ру­тины". Как правило, значительную часть рутинного материала нужно сразу выбросить, какие-то сведения следует перенести в категорию "Прочесть/просмот­реть", какие-то – в раздел справочной информации, а некоторые данные нужно поместить в календарь или памятную книжку, чтобы вернуться к ним через месяц или в начале следующего квартала, причем определен­ные документы могут предполагать дальнейшие актив­ные действия с вашей стороны. Не один раз, проработав чей-то ящик (или папку) "Отложенного для последую­щего рассмотрения" материала, я обнаруживал, что там ничего не осталось!

Аристотель. Особые категории в списке "Когда-нибудь/может быть&quot

Вероятнее всего, у вас есть особые увлечения, кото­рые подразумевают возможность осуществления мас­сы замыслов. Удобно будет объединить эти замыслы в списки. Примеры таких замыслов приведены ниже.

•  Пища – рецепты, меню, рестораны, вина.

•  Занятия с детьми.

•  Книги, которые нужно прочесть.

•  Компакт-диски, которые нужно купить.

•  Видеокассеты, которые стоит купить или взять на­прокат.

•    Культурные мероприятия.

•  Интересные подарки.

•  Идеи по садоводству.

•  Сайты.

•  Интересные маршруты выходного дня.

•  Идеи для деловых встреч.

•  Идеи для вечеринок.

•  Идеи – разное (вы не знаете, куда еще их поместить!).

Списки подобного типа могут стоять на пересечении категорий справочного материала и "Когда-нибудь/мо­жет быть". К справочным сведениям их можно отнес­ти, поскольку вы можете просто собирать и добавлять в список названия хороших вин, ресторанов или книг, а к классу "Когда-нибудь/может быть" – потому что у вас будет возможность регулярно обращаться к спис­ку, чтобы в определенный момент вспомнить об одном или нескольких проектах.

В любом случае, в этом состоит еще одна серьезная причина, по которой стоит завести организационную сис­тему, позволяющую легко и просто фиксировать идеи, способные придать вашей жизни значимость и разнооб­разие, не замусоривая свой разум и рабочее пространство нерешенными и незавершенными проблемами.