Многообразие систем сортировки справочной информации

Существует несколько способов организации спра­вочного материала и множество инструментов, которые можно для этого использовать. Ниже приводится крат­кое описание некоторых из наиболее распространенных способов организации.

•  Общее  хранилище  справочных  материалов -   бу­мажных и электронных.

•  Объединение материалов в большие категории.

•  "Ролодексы" и носители контактной информации.

•  Библиотеки и архивы.

Общее хранилище справочных материалов. Хоро­шая система сортировки имеет критическое значение для обработки и упорядочения материалов. Она край­не необходима для упорядочения больших объемов бумажных материалов, которые обладают ценностью по той или иной причине. Общая система сортировки справочной информации формируется в процессе об­работки "корзины". Вы должны быть в состоянии без труда поместить в хранилище любой клочок бумаги, к которому вам захочется обратиться позднее, причем система должна быть достаточно неформальной и до­ступной для того, чтобы этот клочок бумаги можно было уложить в алфавитный перечень, не отвлекаясь от текущей работы. (Если у вас еще нет такой системы, вернитесь к главе 4.)

Ваша система организации данных должна представлять собой простую библиотеку, к которой можно без труда об­ратиться, а не только напоминание о действиях, проектах, приоритетах и перспективах.

Большинству людей хватает от двухсот до четы­рехсот папок с бумажными справочными материала­ми общего характера и от тридцати до ста электрон­ных папок.

Объединение материалов в большие категории. Лю­бая тематическая информация, для хранения которой нужно более пятидесяти папок, должна быть помещена в отдельный раздел или ящик, где данные отсортирова­ны по единственному критерию. Например, если вы за-

нимаетесь слиянием двух корпораций и сталкиваетесь с массой бумаг, можете выделить два или три шкафа целиком под документацию, возникающую в процессе работы. Если вы увлекаетесь садоводством, яхтенным спортом или приготовлением еды, то вам, возможно, понадобится целый ящик для папок, чтобы хранить всю документацию, касающуюся вашего хобби.

Помните, что если "предмет рассмотрения" предпо­лагает наличие вспомогательных материалов, которые могут смешаться с другими тематическими сведения­ми, то вам, вероятно, придется выбирать, где держать данные: в общем хранилище или в специализирован­ных папках для справочной информации. Когда вы чи­таете интересную статью о живых изгородях и хотите сохранить ее, куда она попадет: в шкаф под названием "Садоводство" или в общую систему, вместе с други­ми сведениями по домоводческим проектам? Общее правило таково: лучше всего придерживаться одной целостной системы хранения ссылочных сведений; ис­ключение составляет только ограниченный диапазон отдельных тем.

"Ролодексы" и носители контактной информации. Значительная часть информации, которую вам нуж­но держать у себя, непосредственно касается людей из вашего окружения. Это может быть контактная инфор­мация всех типов – номера домашних, рабочих, мо­бильных телефонов, адреса, факсы, электронные адреса и т. д. Многие также хранят сведения о днях рождения членов семьи друзей и коллег, об их увлечениях, люби­мых винах и блюдах и т.д. В более официальной рабо­чей обстановке приходится отслеживать даты приема на работу, оценки производительности, цели и задачи, а также другие потенциально полезные сведения, необ­ходимые для развития трудового персонала.

Раздел телефонов и адресов в большинстве блокно­тов, которые продавались на протяжении последних пя-

тидесяти лет, вероятно, является наиболее популярным (наряду с календарем). Важно отметить, что речь идет о сугубо справочном материале. От вас не требуется ни­каких действий – это только информация, доступ к ко­торой может понадобиться в будущем.

Итак, нет особого секрета в том, как организовать информацию: все определяется характером ваших ин­дивидуальных нужд. Повторяю: проблемы начинаются, когда люди пытаются использовать свои электронные адресные книги фирмы Rolodex для напоминания о на­меченных делах. Такой подход не работает. Если все действия, касающиеся ваших знакомых, будут опреде­лены и упорядочены в списки напоминаний, телефон­ные и адресные системы будут обычными адресными книгами.

В данном случае единственный вопрос, на который предстоит ответить, будет состоять в следующем: сколь­ко информации нужно хранить, где и на каких носите­лях, чтобы иметь к ней постоянный доступ. Для этого не существует идеальных инструментов, но по мере того как малогабаритные цифровые носители становит­ся все легче применять и подсоединять к большим ба­зам данных, у вас появляется возможность оперировать большими объемами данных с меньшими затратами.

Библиотеки и архивы: персонифицированный уровень. Потенциально полезная информация располагается на многих уровнях. Вы, вероятно, могли бы найти любые сведения, будь у вас воля докопаться до них. Ответы на вопросы, какой объем информации хранить у себя, в каких пределах и в какой форме, будут меняться в за­висимости от характера ваших потребностей и умения обращаться с данными. По отношению к вашей личной организованности и производительности данный воп­рос не является ключевым, поскольку все ваши про­екты и действия упорядочены в систему, с которой вы регулярно работаете. Таким образом, справочный мате-

риал в любой форме представляет собой данные, кото­рые нужно зафиксировать и сделать доступными в со­ответствии с вашими требованиями и наклонностями.

Если материал носит сугубо справочный характер, то единс-твенный вопрос состоит в том, оправдывает ли он затраты места и времени, необходимые для его хранения.

Определенная степень согласованности позволяет упростить некоторые вещи. Какие сведения требуются постоянно? Их следует поместить в пресловутый блок­нот или ввести в память цифрового секретаря? Какие данные требуются для деловых встреч и выездных ме­роприятий? Поместите их в портфель, пакет, ранец или сумку. Что может понадобиться для работы в офисе? Эти сведения следует поместить в личную файловую систему или в память компьютера, подключенного к сети. А как насчет ситуаций, возникающих в процес­се работы? Материалы, относящиеся к ним, можно хранить в архиве отдела или в памяти внесистемного запоминающего устройства. Что можно при необходи­мости всегда найти в Интернете? Если информация по­надобится вам после отключения от сети, распечатайте данные, пока вы подключены, и сохраните их в файл, который затем можно будет взять с собой на внешнем носителе.

Индивидуальная организация справочного матери­ала обусловлена чисто логическими соображениями. В данной категории важнее всего разграничить пробле­мы, подразумевающие активное решение, и данные, не требующие от вас никаких действий. Как только вы это сделаете, у вас появится абсолютная свобода для упо­рядочения и сортировки необходимого объема ссылоч­ного материала. Такое решение сугубо индивидуально: оно зависит от соотношения между ценностью получен-

ной информации и затрат времени и сил, необходимых для ее записи и хранения.

"Когда-нибудь/может быть"

Последняя проблема в рамках системы организа­ции заключается в том, как отслеживать задачи, кото­рые нужно будет пересмотреть в будущем. К ним могут относиться самые разнообразные задачи: от поездки, запланированной на неопределенное будущее, до про­ектов, намеченных на следующий фискальный год, или навыков, которыми вы хотите овладеть. Для полномас­штабного внедрения данной модели вам понадобится что-то вроде хранилища "замороженных" дел.

Дела, которыми вы планируете заняться когда-нибудь (мо-жет быть), ни в коем случае не являются мусором. Они могут входить в число самых интересных творческих замыслов, ко­торые рождаются у вас на протяжении всей жизни.

Есть несколько способов архивирования проблем для будущего рассмотрения, которые позволяют выбросить их из головы и освободить ваше сознание. Вы можете вносить проблемы в списки "когда-нибудь/может быть" различного рода, оставлять напоминания в календаре или "памятной книжке".

Организация спонтанного проектного мышления

В главе 3 я уже упоминал о том, что вам в голову час­то будут приходить идеи по проектам, которые не обя­зательно окажутся дальнейшими действиями. Эти идеи попадают в широкую категорию "сопутствующих мате­риалов" и могут представлять собой что угодно: от пла­нов на предстоящий отпуск до уяснения ключевых ком­понентов проектного плана. Идея может прийти вам в голову, когда вы за рулем, слушаете новости по радио или читаете интересную статью. Как вы поступаете с ними?

Нет нужды упускать идеи, касающиеся определенного про-

екта, предмета или темы.

Мой совет таков: не забывайте, где у вас хранятся све­дения по проекту или теме, как вы можете их дополнить в данном формате и где вы можете сохранить более об­ширные объемы тематического материала. У большинст­ва профессионалов есть несколько способов хранения вспомогательных материалов, в том числе прикрепление

заметок к пунктам списка, организация цифровой ин­формации в электронные сообщения и/или базы данных, ведение бумажных папок и записей в блокнотах.

Прикрепленные заметки. Большинство организаци­онных программ позволяют прикрепить электронную "заметку" к списку или календарю. Если вы храните спи­сок проектов на компьютере, то можете перейти к про­екту, о котором думали, открыть или прикрепить к нему "заметку" в цифровом формате и впечатать туда идею – это прекрасный способ фиксации проектного мышления "на обратной стороне конверта". Если ваш список проек­тов составлен на бумаге, можете прикрепить самоклею-щийся листок под соответствующим пунктом основного списка или к отдельному документу, где указана пробле­ма. В любом случае не забывайте взглянуть на прикреп­ленные данные, когда будете просматривать проект, что­бы с пользой задействовать информацию.

Электронная почта и базы данных. Электронные сообщения, содержащие ценную информацию по про­ектам, можно хранить в специальной папке (следуйте приведенным ранее инструкциям, касающимся списка "@Действия": например, заведите список под названи­ем "@Проекты"). Если вы еще не завели более подроб­ной электронной базы данных для упорядочения своих мыслей по проекту или теме, то она тоже может вам пригодиться. Например, если ваша компания пользует­ся программой Lotus Notes, можете создать базу данных по проектам либо для собственного пользования (на своем ПК), либо для всех, кто подключен к локальной сети4. Имеет смысл ознакомиться с базами данных неко-

4 Многие пользователи пакета Lotus Notes даже не подоз­ревают, в чем заключается одна из мощнейших возможностей данной программы. Если данная программа установлена на ва­шем компьютере, посоветуйтесь со штатным консультантом по информационным ресурсам, попросите, чтобы он запросил сис­темное разрешение и показал вам, как активизировать данную возможность.

торых других типов, присутствующих на рынке, – даже если кроме вас никто не собирается ими пользоваться. Тогда вы научитесь вырезать и вставлять фрагменты электронных страниц и сообщений, размещать данные в определенной тематической категории или просто заносить идеи в компьютер. Не забудьте ознакомить­ся с технологией и инструментарием, уже имеющимся в вашем распоряжении: освоив все списки и приложе­ния, установленные, к примеру, на цифровом блокноте Palm, вы получите дополнительные возможности фик­сирования идей "на обороте конверта".

Традиционные папки. Наличие отдельной папки, по­священной каждому проекту, весьма резонно, если вы собираете бумажные материалы; возможно, данный под­ход не отличается высокой степенью автоматизации, но, тем не менее, является элегантным решением. Легкость и простота в обращении позволяют создать хорошую сис­тему сортировки – заведите папку для клочков бумаги, на которых вы делали заметки в ходе совещания.

Страницы в блокнотах. Существенное преимущест­во бумажных отрывных блокнотов состоит в том, что вы можете посвятить целую страницу или несколько страниц одному проекту. Я годами вел блокнот сред­него формата, в начале которого был расположен спи­сок проектов, а в конце – перечень вспомогательных материалов по ним: там всегда было несколько чистых страниц для записи любых случайных идей, планов или деталей проектов из списка.

Каждый из описанных методов может быть весьма эффективен при организации проектного мышления. Главное, не забывайте выполнять действия, о которых говорится в заметках, и просматривайте записи с перио­дичностью, соответствующей природе проекта.

Советую сразу же избавиться от массы заметок, ко­торые утратили свою актуальность или релевантность, чтобы система не  "застаивалась".  Я  обнаружил,  что

фиксировать идеи подобного рода весьма полезно, по­скольку они помогают мыслительному процессу, а от­нюдь не потому, что я обязательно задействую каждую из них (большинство я так и не использую!). Я пытаюсь следить за тем, чтобы устаревшие идеи не задержива­лись в списках слишком долго, и не делать вид, что они полезны, если они таковыми не являются.

Сопутствующие материалы по проектам

Сопутствующие материалы по проектам – это не действия и не напоминания. Сопутствующие мате­риалы – это ресурсы для поддержки действий и идей в рамках проектов.

Не используйте сопутствующие материалы как на­поминания. Как правило, люди используют стопки бу­маг и плотно забитые папки в качестве напоминаний о том что (1) у них намечен проект и (2) нужно что-то предпринять по этому поводу. Они наделяют сопутству­ющие материалы функциями напоминаний о дальней­ших действиях. Проблема в том, что дальнейшие дейс­твия и ожидания в рамках данных проектов по-преж­нему не определены: они все еще мысленно заключены в папках и стопках и производят впечатление дополни­тельной "рутины", которая только отталкивает субъек­та от активной деятельности. На бегу или в состоянии типичной рабочей "запарки" вам в последнюю очередь захочется брать в руки подобные папки и разбираться с ними. Более того, папки и стопки такого сорта будут только приводить вас в замешательство, поскольку они не подталкивают к конкретным действиям, а только увеличивают внутреннее напряжение.

Если вы оказались в подобной ситуации, то первым делом следует добавить проект к списку проектов в ка­честве напоминания о том, что нужно достичь опреде­ленного результата. После этого следует поместить по­следовательность действий и ожидания в соответствую­щие списки напоминаний. Наконец, когда приходит вре-

мя физически совершить действие, например, позвонить кому-то по поводу проекта, вы можете разложить перед собой все материалы, которые, по-вашему, могут понадо­биться при разговоре в качестве справочных данных.

Еще раз повторю: вам не следует использовать сопутст­вующие материалы в качестве основных напоминаний о намеченных шагах – эту функцию нужно возложить на списки дальнейших действий. Но если помимо специаль­ных архивных и справочных данных материалы содержат планы и обзоры проекта, можете разместить их на рабо­чем столе, а не там, где вы храните обычную ссылочную информацию – в шкафу для папок. Последний вполне подходит и для хранения вспомогательных сведений, если у вас хватит решимости вытащить нужный ящик и взгля­нуть на план во время еженедельного обзора. В противном случае лучше держать сопутствующие материалы по про­екту на специальной этажерке для папок или в отдельной стопке (корзине) на рабочем столе или столике.

Возвращаясь к примеру с переездом, я могу посове­товать вам завести папку, озаглавленную "Новый дом", где содержатся все планы, подробные описания и замет­ки, касающиеся ландшафта, кухни и подвала. Во время еженедельного обзора, дойдя до пункта "Закончить обновление дома" в списке проектов, достаньте папку "Новый дом" и просмотрите все свои записи, чтобы убе­диться, что ни одно из намеченных действий не было упущено. Эти действия вы будете выполнять, переда­вать или откладывать на будущее и вносить в списки, а папку будете класть на место до тех пор, пока она не понадобится снова, во время сверки намеченных шагов или следующего еженедельного обзора.

Многие люди, имеющие дело с потенциальными и текущими клиентами, пытаются использовать специ­альные папки и/или программы управления контакта­ми, такие как Act!, для работы с клиентурой. Проблема в том, что некоторые материалы представляют собой

просто факты или исторические данные, которые нуж­но хранить как справочную информацию, пока они не понадобятся, а другие сведения представляют напоми­нания о действиях, необходимых для развития отно­шений. Данные второго типа эффективнее было бы ор­ганизовать в систему списков действий. Информация о клиенте носит лишь справочный характер и ее можно поместить в общую папку со ссылочными сведениями о клиентуре или в клиентурную библиотеку. (Я поль­зуюсь программой Act! благодаря единственному пре­имуществу: она позволяет обращаться сразу ко всей информации о компании и связываться с ее ключевыми представителями. Это качественная клиентурная база данных.) Если мне нужно позвонить клиенту, напоми­нание об этом хранится в моем списке "Звонки".

Самые распространенные категории напоминаний о дальнейших действиях

Очевидно, несколько из следующих заглавий спис­ков, вам хорошо знакомы.

•  Звонки.

•  Компьютер.

•  Выезды.

•  Офисные дела (В офисе (разное)).

•  Дома.

•  Повестки дня (для людей и для деловых встреч).

•  Прочесть/просмотреть.

Звонки. Это список всех телефонных звонков, кото­рые вам нужно совершить; можно работать над этой ка­тегорией, пока включен телефон. Чем больше степень вашей мобильности (особенно если у вас есть сотовый телефон), тем полезнее окажется список всех намечен­ных звонков; небольшие промежутки времени, которые возникают, когда вы не на рабочем месте или в дороге (вышли на перерыв или ждете самолета), предоставля­ют вам прекрасную возможность проработать свой спи­сок. Имея под рукой отдельный список звонков, гораз­до легче сосредоточиться и интуитивно выбрать самый важный из них на данный момент.

Возьмите за правило записывать телефонный номер напротив каждой проблемы. Часто возникают ситуа­ции, когда возможность сделать важный звонок остает­ся нереализованной по той простой причине, что вы не можете найти нужный телефонный номер.

Компьютер. Если вы работаете на компьютере – точнее, если носите с собой портативный компьютер, а в офисе и дома стоят стационарные машины, – по­лезно будет сгруппировать все задачи, которые нужно выполнить, пока он включен. Это позволит проанали­зировать все возможные варианты работы за компью­тером и напомнит обо всех не отосланных электронных сообщениях, о документах, которые нужно подготовить или отредактировать, и так далее.

Я много путешествую, поэтому веду список дел, озаглавленный "В сети", отдельно от списка под назва­нием "Компьютер". На борту самолета мне недоступно подключение к сети или к серверу, необходимое для выполнения многих задач. Так что вместо того, чтобы лихорадочно думать, что я могу и чего не могу сделать, я заглядываю в список дел "Компьютер": я абсолютно уверен, что ни одно из этих дел не требует подключения к сети, и могу спокойно выбирать самые важные задачи в соответствии с данным критерием.

Хорошо подумайте, где и как вы можете совершить опреде-ленные действия или не можете их совершить, и составьте списки дел соответствующим образом.

Если компьютер стоит только в офисе, то вам может и не понадобиться список "Компьютер"; задачи данной категории можно отнести к списку дел в офисе, посколь­ку кроме офиса их все равно негде выполнить. (Анало­гично, если ваш единственный компьютер находится дома и не является портативным, то дела, связанные с ним, можно включить в список под названием "Дома").

Выезды. Имеет смысл записать в одном месте все за­дачи, которые нужно выполнить, когда вы ездите по де­лам. Если вы знаете, что нужно сесть в машину и куда-то поехать, то весьма полезно иметь под рукой список, который можно просмотреть в дороге. Такие действия,

как "забрать сертификаты акций из депозитного ящи­ка" или "забрать из проявки фотографии" и "купить пе­тунии в оранжерее" все попадут в этот список.

Естественно, список может быть просто самоклею-щимся листком в блокноте или экранной формой в ка­тегории "Выезды" раздела "Дела" на вашем электрон­ном секретаре Palm.

Часто бывает полезно вести списки более низкого уровня в рамках отдельных категорий "Выезды". На­пример, вы вспомнили, что должны что-то купить в ма­газине инструментов, сделайте элементом списка "Ма­газин инструментов" и присовокупите к нему перечень товаров, которые вы хотите там приобрести. Если вы не сторонник автоматизации, можете воспользовать­ся самоклеющимся листком "Магазин инструментов"; приверженцы технологического прогресса, составив­шие электронный список, могут прикрепить к нему заметку "Магазин инструментов" с перечнем необхо­димых товаров.

Мы должны стремиться к простоте, которая ле-жит за гранью всех усложнений.

Дела, которые следует поместить в календарь

При организации данных, как уже отмечалось, воз­никает два основных типа действий: шаги, которые нужно предпринять в определенный день и/или в кон­кретное время, и задачи, которые следует выполнить как можно скорее, выделив для них время, свободное от дел, помеченных в календаре. Дела, внесенные в ка­лендарь, могут быть намечены на конкретное время (например, "с 4:00 до 5:00 – встретиться с Джимом") или на определенный день ("Позвонить Рэйчел во вторник, чтобы узнать, получила ли она текст делового предложения").

При обработке содержимого корзины, вам, вероятно, попадались дела, которые вы сразу помечали в своем рабочем календаре. Например, первоочередной шаг, не­обходимый для прохождения медосмотра, – позвонить в поликлинику, чтобы назначить время, и поскольку на это требовалось не более двух минут, вы сразу так и сде­лали. А здравый смысл подсказывает, что, как только назначено время обследования, его нужно немедленно внести в календарь.

Календарь должен содержать только основные "неровности рельефа", вокруг которых следует строить дальнейшую де­ятельность.

Но у многих людей, привыкших к составлению спис­ков дел на каждый день, возникает желание поместить в календарь действия, которые им хочется сделать, например, в следующий понедельник, но придется пе­ренести на один из последующих дней. Сопротивляй­тесь этому импульсу. Вы должны доверять своему ка­лендарю, как святыне, где находится четкий перечень задач, которые обязательно нужно выполнить за день: он должен быть заметен, даже если вы просматриваете календарь на бегу. Вам станет гораздо легче работать, если в календаре будут только дела, которые обяза­тельно нужно сделать в течение дня. Когда календарь выполняет свою непосредственную роль в процессе организации, большинство задач, которые предстоит выполнить, остаются в категории "как можно скорее: более приоритетные проблемы по сравнению со всеми остальными делами".

Классификация первоочередных действий в зависимости от контекста

За многие годы я обнаружил, что лучшее средство напоминания о действии, которое нужно выполнить как можно скорее, – это конкретный контекст, требуемый для его осуществления: инструмент, место или лицо, необходимое для решения задачи. Например, если для совершения действия нужен компьютер, то его следует поместить в список, озаглавленный "Компьютер". Если нужно съездить куда-то на машине (например, заехать в банк или в магазин инструментов), то дело надле­жит поместить в категорию поездок. Если следующий шаг – обсудить что-то непосредственно со своей колле-

гой Эмили, то разумнее всего будет поместить пробле­му в список или папку под названием "Эмили".

То, насколько узконаправленными должны быть эти категории, будет зависеть от (1) количества дейс­твий, которые необходимо держать под контролем, и (2) от того, насколько часто вы меняете контекст их совершения.

Если вы относитесь к тем редкостным счастливчи­кам, у которых намечено всего двадцать пять первооче­редных шагов, то сможете обойтись единым списком дальнейших действий. В него могут войти самые раз­нообразные дела: от покупки гвоздей и разговора с на­чальником о кадровых перестановках до генерации идей для проведения выездной деловой встречи. Но если на­копилось пятьдесят или сто намеченных дальнейших действий, то ведение одного большого списка окажется неэффективным занятием: каждый раз, когда у вас бу­дет появляться свободное время, его придется тратить на повторную сортировку проблем. Если в программе конференции объявлен короткий перерыв, в течение которого можно совершить несколько важных звонков, то сначала придется выделить такую категорию, как звонки, из длинного перечня не связанных между собой задач. А если вы отправляетесь по разным делам, може­те выбрать задачи из списка поездок и объединить их в отдельный перечень.

Еще один фактор производительности, обусловлен­ный данным методом организации проблем, – это уве­личение результативности, когда вы работаете в опреде­ленном режиме. Работая в режиме "телефон", вы обзва­ниваете массу людей – нужно только просмотреть спи­сок звонков. Когда ваш включен компьютер подключен к Интернету, старайтесь выполнить максимальный объ­ем работы, не переключаясь на другие виды деятельнос­ти. Для того чтобы перейти от одного вида деятельнос­ти к другому рабочему ритму и инструментарию, нужно

гораздо больше энергии, чем большинство из нас могут себе представить. И естественно, когда нужный человек присутствует в офисе, с вашей стороны будет разумнее обсудить с ним все накопившиеся вопросы, пока у вас есть такая возможность.