Дать задание кому-то другому
Раздел: Эффективность24.12.2010 | Нет отзывов
Если для выполнения следующего действия требуется более двух минут, спросите себя: "А обязательно ли мое вмешательство в процесс решения данной проблемы?" Если это не так, то задание можно передать надлежащему субъекту в системном формате.
Передача проблемы не всегда предполагает движение сверху вниз. Вы можете решить: "Этот документ нужно отдать в отдел работы с клиентами" или "Мой начальник должен взглянуть на это" или "Я хотел бы услышать мнение своего партнера по этому поводу".
"Системный формат" может предполагать одно из следующих действий.
• Переслать электронное сообщение соответствующе
му лицу.
• Написать записку или дать ответ на бумаге и отправить ее адресату с внутренней почтой.
• Оставить голосовое сообщение.
• Добавить проблему в повестку следующей личной беседы с нужным человеком.
• Поговорить с ним или с ней непосредственно: лично
или по телефону.
Хотя все перечисленные варианты могут подействовать, я бы посоветовал эксплуатировать их именно в указанном порядке, сверху вниз. Электронная почта обычно является самой быстрой формой сообщения с системой; она позволяет следить за ходом диалога, адресат может обрабатывать ее в любое удобное время. Записки на бумаге занимают следующее место в списке, поскольку они тоже моментально попадают в систему, причем у адресата сразу появляется предмет, который можно использовать в качестве напоминания. Если вы передаете кому-то документ, то письменное послание, конечно же, является наилучшим форматом; как и в случае электронного сообщения, адресат может обработать его в удобное для себя время. Голосовая почта также может быть эффективным средством и многие специалисты пользуются ею; недостаток данного формата состоит в том, что как отправитель, так и получатель, должны фиксировать ход диалога, и то, что вы говорите, не всегда совпадает с тем, что он слышит. Далее в списке идет сохранение информации в повестке дня или в папке, которую вы готовите к следующей встрече с требуемым субъектом. Иногда подобная необходимость обусловлена деликатностью или подробным рассмотрением вопроса, но в данном случае проблему следует отложить до упомянутой встречи. Наименее предпочтительный вариант – отодвинуть на второй план все дела и заняться
непосредственным обсуждением проблемы. Это можно сделать сразу, но такой поступок тормозит рабочий процесс и обладает тем же недостатком, что и голосовая почта, – не позволяет следить за ходом диалога.
Отслеживание передачи материалов. Если вы передаете действие кому-то другому и вам не безразличен результат, тогда придется следить за процессом передачи. По мере того как я буду знакомить вас со следующей главой, посвященной организации информации, вы убедитесь, что важную категорию, с которой придется работать, составляет папка "Ожидания".
Создав собственную удобную систему, записывайте задачи, которые вы будете передавать другим людям, а затем – отслеживать, в блокнот или вкладывайте папку с отдельными листами, посвященными конкретным проблемам, можете также составить перечень в категории "Ожиданий" на вашем компьютере. Если вы еще не создали надежную систему, поместите записку на листе бумаги – "Жду: ответа от Боба" – и положите его в стопку "Подвешенных" проблем, возникшую в ходе обработки информации и лежащую на отдельном подносе или лотке.
Что, если мяч уже на чужой половине поля? В описанном выше примере с ожиданием формы К-1, которая позволит вам подсчитать налоги, следующее слово уже за кем-то другим. В подобных ситуациях часто требуется отследить действие как делегированную задачу или как "ожидание". На листке, где написано "Подсчет налогов", нужно написать что-то вроде: "Жду форму К-1 из компании Acme Trust" и поместить его в стопку "Подвешенные".
Важно датировать все документы, которые вы передаете другим. Среди всех категорий, входящих в систему, эту группу документов важнее всего отслеживать. Ради нескольких раз, когда вам понадобится обратиться к информации ("Но я звонил и заказал этот материал к
12 марта"), стоит завести постоянную привычку отслеживать эту группу.
Не кладите ничего обратно в корзину
Раздел: Эффективность5.12.2010 | Нет отзывов
У документа, находящегося в корзине, есть только один путь – из корзины. Именно таков смысл древней пословицы, которая советует "только раз обращаться к каждому делу", хотя концепция одноразового обращения к проблеме на самом деле плохая идея. Если бы вы придерживались данного принципа, то у вас никогда не появилось бы списка дел: все проблемы решались бы по мере их возникновения. Эта концепция резко снизила бы эффективность и темп вашей работы, потому что большинство возникающих задач нельзя решить сразу после того, как вы узнаете об их существовании. Совет актуален в том смысле, что нужно отказаться от вредной привычки постоянно доставать предметы из корзины и класть их обратно, так и не решив, что с ними делать. Более удачное напутствие звучало бы так: "Когда в первый раз достаете предмет из корзины, сразу решайте, как с ним поступить и куда его определить. Никогда не кладите ничего обратно в корзину".
Канцпринадлежности – самоклеющиеся листки, скрепки, скоросшиватель и т.д
Раздел: Повышение эффективности16.01.2010 | Нет отзывов
Самоклеющиеся листки, скрепки, скоросшиватель, клейкая лента и резиновые нити и прочие канцелярские
принадлежности пригодятся для пересылки и хранения бумажных материалов. Мы еще не закончили с бумагами (если вы не заметили!), и простые инструменты для их упорядочения будут просто необходимы.
Ежесекундный сбор, анализ, обработка и упорядочение информации – достаточно серьезная задача; позаботьтесь о том, чтобы у вас всегда были под рукой инструменты, позволяющие максимально облегчить эти процессы.
Надя Боуленджер
Раздел: Повышение эффективности15.01.2010 | Нет отзывов
Это возможно. Есть способ получить полный контроль над ситуацией, сохраняя спокойствие, и с минимальными усилиями выполнить главные задачи, которые возникают перед вами в работе и в жизни. (далее…)
Список "спусковых крючков"
Раздел: Эффективность11.01.2010 | Нет отзывов
Для того чтобы быстрее освободить свое сознание, просмотрите следующий список "спусковых крючков", пункт за пунктом, и проверьте, не забыли ли вы о чем-нибудь. Часто, чтобы обнаружить мысль, затаившуюся в закоулках сознания, нужен только небольшой толчок. Не забывайте, вспомнив о чем-то, записывать эту идею на листке бумаги и класть его в корзину.
Незавершенные дела: список "спусковых крючков"
Профессиональная деятельность
Начатые, но не завершенные проекты Проекты, осуществление которых нужно начать Обещания и обязательства перед другими людьми:
Начальником/партнерами
Коллегами
Подчиненными
Другими представителями организации
"Посторонними" людьми:
Клиентами
Другими организациями
Специалистами Информация, которую необходимо получить/передать:
Внешняя/внутренняя Совершить (отослать, передать) или ответить на:
Телефонные звонки
Голосовые сообщения
Электронные сообщения
Сообщения на пейджере
Факсы
Письма
Служебные записки Другие документы, которые нужно оформить и подать:
Доклады
Заключения/отзывы Предложения Статьи
Рекламные материалы Инструкции/указания
Откорректированные и отредактированные документы Встречи, которые следует назначить, и деловые визиты, о кото-рых стоит попросить
Кого следует ознакомить с теми или иными решениями? Существенные материалы, которые вы читали или просматривали:
Финансы:
Денежный поток Статистические данные Бюджеты
Прогнозы/перспективные оценки Прибыли и убытки Балансовый отчет Кредитная линия Планирование/организация:
Формальное планирование (цели, задачи, желаемые результаты)
Текущие проекты (следующие шаги) Грядущие проекты Бизнес-планы и планы маркетинга Организационные замыслы Предстоящие мероприятия Встречи Презентации
Организационная структура Изменения условий труда Установка новых систем/оборудования Поездки Банковская сфера:
Дебиторская задолженность Счета к оплате
Мелкие расходы Административная сфера
Юридические аспекты
Страховка
Персонал
Стратегии/процедуры Клиенты
Внутренние
Внешние Маркетинг
Продвижение продукции Продажи
Обслуживание клиентов Системы
Телефоны
Компьютеры
Офисная техника
Другая аппаратура
Коммунальные услуги
Упорядочение данных
Хранение
Товарных запасов Ресурсы Офис/рабочее место
Организация офиса
Мебель
Обстановка Ожидания:
Информация
Задания и проекты, которые нужно передать кому-то
Важнейшие мероприятия в рамках осуществления проектов
Ответы на: Письма
Служебные записки Звонки Предложения
Требования Возмещение затрат Средства на мелкие расходы Страховые взносы Заказы
Починка оборудования Билеты
Решения других людей Профессиональный рост Обучение/семинары Чему стоит научиться Ориентиры
Навыки, которыми необходимо овладеть, особенно в сфере: Программных продуктов Аудио – и видеокурсы Резюме Внешнее развитие Исследования – нужно узнать о… Профессиональный гардероб
Частная жизнь
Начатые, но не завершенные проекты Проекты, осуществление которых нужно начать Обещания и обязательства перед другими людьми:
Женой/мужем
Детьми
Семьей
Друзьями
Коллегами
Предметы, которые вы взяли во временное пользование Проекты: другие организации
Сфера обслуживания
Общественные
Добровольные Информация, которую нужно получить или передать:
Семья
Друзья
Коллеги
Совершить (отослать) или ответить на:
Телефонные звонки
Письма
Открытки Предстоящие события: Торжества Дни рождения Годовщины Свадьбы Выпускные Праздники Путешествия Поездки на выходные Каникулы
Встречи с друзьями Культурные мероприятия Спортивные мероприятия Исследования и развития – шаги, которые нужно предпринять: Куда следует поехать
С кем нужно встретиться, кого пригласить Местные развлечения Административная сфера: Финансы
Счета
Банки
Капиталовложения
Ссуды
Налоги
Страховка
Юридические аспекты
Сортировка данных Ожидания:
Почтовый заказ товара Починка
Возмещение затрат
Возврат предметов, взятых во временное пользование
Данные медицинских обследований
Ответные послания Дом/семья
Домовладельцы
Собственность Юридические аспекты
Недвижимое имущество
Районирование
Налоги Строители/подрядчики
Отопление/кондиционирование
Сантехника
Электричество
Крыша
Ландшафт
Заезд
Стены, полы, потолки
Обстановка
Мебель
Коммунальные службы
Приборы
Лампочки/провода
Кухонные принадлежности
Мойка, сушка, пылесос
Места, где нужно убрать Компьютеры
Программное обеспечение
Аппаратное обеспечение
Связь
CD-ROM
Электронная почта и подключение к сети
Телевидение
Видеомагнитофон
Музыка, диски, кассеты
Наушники
Автоответчик
Спортивное снаряжение
Шкафы/одежда
Гараж/склад
Ремонт и содержание машины
Инструменты
Багаж
Домашние животные Здравоохранение
Врачи
Стоматологи
Специалисты Увлечения
Книги, записи, кассеты, диски Выходы
Магазин промышленных товаров
Аптека
Рынок
Банк
Химчистка
Канцтовары Сообщество
Соседи
Школы
Местные органы власти Общественные аспекты
