Как привести дела в порядок \


По мере надобности создавайте папки или отрывные блокноты

По мере надобности создавайте папки или отрывные блокноты

Хорошая система хранения справочных материалов общего характера только имеет критическое значе-

ние для управления общим рабочим процессом, но яв­ляется весьма эффективным инструментом проектного мышления. Часто проект начинает оформляться мере накопления соответствующих сведений, записей разнообразных материалов, поэтому стоит создать папку теме, как только у вас будет, что нее поло­жить. Если система сортировки слишком формальна (или отсутствует), весьма вероятны грубые недочеты проекта достаточно ранней стадии его внедрения. Поэтому лучше будет сразу создать папку сохранять заметки ней (естественно, после того, как наметите дальнейшие действия).

Много раз, работая с клиентами, я обнаруживал, что процедура создания папки для случайных записей ма­териалов, которые могут оказаться полезными, сразу придает людям уверенность своих силах. Данный ме­тод позволяет физически, визуально психологически взять ситуацию свои руки.

Попытки упорядочить свою жизнь сверху вниз, когда нижние уровни выходят из-под контроля

Попытки упорядочить свою жизнь сверху вниз, когда нижние уровни выходят из-под контроля

Основная причина, которой имеет смысл дви­гаться снизу вверх, состоит том, что данный подход позволяет первым делом освободить все уровни созна­ния, чтобы творческая мысль могла сосредоточиться более значимых, но расплывчатых представлениях, для которых вам следует определить четкие границы. Дан­ная методология обладает высокой степенью гибкости свободы включает весьма эффективные универсаль­ные мыслительные организационные приемы, кото­рые действуют независимо от выбора основных акцен­тов. Поэтому методику стоит освоить вне зависимости от реального содержания ваших текущих . Из­мените свое сознание, данная процедура позволит вам с максимальной скоростью приспособиться перемене. Зная своих новых способностях, вы сможете позво­лить себе поучаствовать более крупной игре. Перед вами откроется поистине масса возможностей.

время как уровень 50 000 футов, несомненно, является самым важным контекстом расстановки при­оритетов, мой опыт показывает, что если мы опреде­лим выполним задачи, с которыми сталкиваемся всех уровнях, особенно Взлетной полосе высоте 10 000 футов, получим дополнительные ресурсы для решения более серьезных . Хотя движение сни­зу вверх является ключевым подходом, с практичес-

кой точки зрения оно представляет критически важный фактор достижения равновесия, высокой продуктив­ности комфорта жизни.

Взлетная полоса. Первым делом нужно убедиться, что ваши списки действий завершены, а это уже может оказаться весьма сложной задачей. Те, кто сосредотачи­вает внимание сборе непредвзятой записи , обнаруживают, что накопилось много дел, которые они забыли упомянуть, поместили ту категорию или просто заметили.

Если у вас, помимо календаря, отмечено хотя бы пятьдесят первоочередных ожидаемых действий, включая повестки дня совещания, я сомневаюсь том, что вы действительно записали все . Впро­чем, если вы внимательно следовали рекомендациям выполняли шаги, приведенные части II, , возмож­но, ваши списки вправду полны. Если это так вы действительно хотите до конца разобраться с данным уровнем, вам следует выделить немного времени отработать главы с 4 6 активном режиме. приведете данный уровень управления деятельностью соответствие с текущей ситуацией, у вас сразу появится более четкое представление срочных приоритетах: -другому разобраться них практически невозможно.

10 000 футов. Придайте завершенную форму списку проектов. Действительно ли он охватывает все пробле­мы, требующие от вас выполнения сразу нескольких действий? Именно он определяет границы еженедель­ных операций позволяет освобождать сознание бо­лее продолжительное время.

Многоуровневый анализ текущей работы автоматически улучшит вашу концентрацию, внутренний порядок чувство приоритетов.

Если вы составите полный перечень всех результа­тов, которых хотите достичь данном уровне работе жизни, обнаружите необходимые действия, ­торых даже подозревали. Одно только составление такого объективного перечня упрочнит базу для приня­тия решений том, чем следует заниматься свободное время. люди обновляют свои списки проектов, они обязательно обнаруживают несколько шагов, ­торые можно предпринять сразу, чтобы сдвинуть наме­ченные с места.

Мало кто хранит четкую информацию проектах объективной форме имеет ней постоянный доступ. Прежде чем начинать какую бы ни было дискуссию том, что следует сделать за сегодняшний день, нужно сначала обеспечить доступ требуемой информации.

Повторяю: если вы внедряли методологию, описан­ную книге, практике, ваш список проектов бу­дет именно таким, каким он должен быть. Большинству участников наших тренингов нужно от десяти до пят­надцати часов, чтобы собрать, обработать организо­вать данные систему, которую они могут с увереннос­тью назвать полной.

20 000 футов. Это – уровень "текущих профессио­нальных обязанностей". Какие роли вы играете? про­фессиональном смысле вопрос подразумевает ваше те­кущее служебное положение. уровне личности ­ложение подразумевает вашу роль семье, обществе , естественно, собственное представление себе как дееспособном субъекте.

Возможно, вы уже определили выписали неко­торые из своих ролей. Если вы недавно заняли новую должность существует соглашение или контракт, раз­граничивающий сферы вашей ответственности, это, конечно, хорошее начало. Если раньше вы выполняли упражнения определению целей идеалов у вас

остались соответствующие материалы, их тоже мож­но добавить комплекс.

Составьте ведите список под названием "Сферы концентрации внимания". Вы можете разделить его подсписки "Профессиональные" "Частные": этом случае постарайтесь регулярно пересматривать оба перечня. Это – один из самых полезных контрольных списков, которые вы можете создать для повышения уровня личной организованности. Он потребует от вас такой же еженедельной пересортировки, как спи­сок проектов; скорее всего, он будет предназначен для менее частых обращений. зависимости от скорости изменений, происходящих наиболее важных сферах вашей жизни работы, данный список следует исполь­зовать качестве напоминания потенциальных новых проектах, обращаясь нему с периодичностью от одно­го до трех месяцев.

Если вы имеете четкого представления том, чем состо­ит ваша работа, она всегда будет давить вас.

У вас, вероятно, насчитывается от четырех до семи ключевых сфер ответственности работе пример­но столько же – частной жизни. Ваша работа может предполагать такие направления, как управление пер­соналом, системное проектирование, долгосрочное пла­нирование, административная поддержка, маркетинг составление рабочих графиков; вы можете отвечать за коммунальные услуги, выполнение заказов, конт­роль качества, управление активами т.. Если у вас собственное дело, направлений, требующих вашего внимания, будет гораздо больше, чем если бы вы выпол­няли конкретные обязанности крупной организации. Остальные сферы вашей жизни могут предполагать ­личие таких приоритетных направлений, как родитель­ские обязанности, участие партнерских соглашениях,

церковь, здоровье, общественная деятельность, содер­жание дома, управление финансами, самообразование, творческое самовыражение.

Предназначение списка "Сферы концентрации вни­мания" состоит том, чтобы дать вам возможность чет­ определить все свои проекты дальнейшие действия, чтобы вы могли надлежащим образом выполнять свои обязанности. Если бы вам понадобилось вести учет обя­занностей объективно оценивать их с точки зрения того, что вы делаете что должны делать, вы бы обя­зательно обнаружили проекты, которые нужно добавить одноименному списку. Просматривая список, можно прийти заключению, что некоторых сферах нуж­но ничего менять, они находятся под контролем. Если же вас "грызет" какая- проблема, решить ее можно с ­мощью разработанного проекта соответствующей сфе­ре. "Сферы концентрации внимания", сути, являются лишь более абстрактной совершенной формой списка "Спусковые механизмы", описанного ранее.

Каждый клиент из тех, кого я тренировал протя­жении последних двадцати лет, обнаруживал хотя бы один существенный пробел данном уровне анализа деятельности. Например, стандартный вид деятельнос­ти, которым занимается менеджер или руководитель -развитие персонала. Поразмыслив, большинство лю­дей приходят выводу, что нужно добавить данной категории один или два проекта, таких как, например, "Усовершенствование процедуры оценки производи­тельности".

Обсуждение приоритетов должно объединять все уровни текущих компромиссов, которые вы заключаете с самим собой с окружающими. Если вы будете под­держивать актуальность контрольного списка "описа­ния работ" обновлять его, , вероятно, почувствуете себя спокойнее увереннее, чем большинство пред­ставителей нашей культурной среды. Несомненно, вам

понадобится пройти долгий путь от надежды до уве­ренности, чтобы быстро выбирать верные направле­ния деятельности.

От 30 000 до 50 000 футов выше. время как три нижних уровня основном касаются текущего ­ложения вещей (ваших действий, проектов сфер от­ветственности), начиная с указанной высоты первый план выходят факторы будущего, возможных направле­ний деятельности намерений. Чтобы взять эти высо­ты, -прежнему нужен специальный инструментарий, но ключевой вопрос звучит примерно так: "Какие теку­щие действия оправданы с точки зрения намеченных результатов, как я собираюсь их достичь?" Вопрос мо­жет касаться разных временных интервалов: от карьер­ных планов следующий год ("30 000 футов") до кар­тины вашего служебного материального положения через три года ("40 000 футов") интуитивных догадок цели вашей жизни направлениях ее наиболее успеш­ного достижения ("50 000 футов выше").

Если вы толком знаете, чему стремитесь, никогда

поймете, нужно остановиться.

Я объединил три верхних уровня, потому что зачас­тую различные ситуации могут быть отнесены как од­ной, так другой из указанных категорий. тому же, поскольку книга Как разобраться с делами рассказы­вает скорее об искусстве достижения, а определения целей желаемых результатов, я собираюсь требо­вать от вас детального изучения этих уровней. Но своей сути подобное исследование может затронуть очень глубокие сложные пласты, среди которых могут оказаться коммерческие стратегии, развитие организа­ции, планирование карьеры определение жизненных ориентиров идеалов.

Для определения целей достаточно будет сосре­доточиться выяснении текущих мотивов, которые раскрывают истинное содержание работы данный момент. Вопрос том, стоит ли вам изменить направле­ние деятельности цели, исходя из глубинного анализа интуитивных соображений, мог бы стать предметом отдельной дискуссии. Но даже этом случае, вы смо­жете назвать несколько аспектов, которые помогут вам прояснить собственное представление своей работе том, что ней самое важное.

Если бы вам нужно было обрисовать свое представ­ление том, чем вы могли бы заниматься через год или полтора или сути вашей работы тот момент, чем бы вы подумали? этом, более тонком уровне могут быть вещи, которые вы должны выбросить из головы, а также – люди системы, с которыми нужно взаимо­действовать, чтобы достичь желаемого результата. А поскольку сама работа является движущейся мише­нью, поскольку наши дни профессиональный мир – это зыбучие пески, возможно, понадобится наметить проекты, обеспечивающие верное достижение резуль­татов заданной области.

данном уровне задачи могут быть самые разные: "Моя карьера будет стоять месте, если я четко из­ложу свои цели начальнику" или: "Какие новые занятия появятся у моих детей через год, что я должен пред­принять этой связи?" или: "Какие профилактические меры нужно предпринять, чтобы обеспечить верное ре­шение возникшей проблемы со здоровьем?"

более продолжительном контексте вы можете ­думать следующими вопросами: как продвигается ваша карьера, как протекает ваша частная жизнь, как ваша организация реагирует внешние изменения как это отражается вас лично? Перечисленные вопросы касаются временного промежутка продолжи­тельностью от одного до пяти лет: я их задаю, они

заставляют людей давать различные, но всегда важные ответы.

Недавно я тренировал клиента, работавшего круп­ном международном банке, который после нескольких месяцев применения нашей методологии обретения контроля повседневным рабочим процессом решил, что пришло время вложить капитал открытие собствен­ной фирмы созданию высоких технологий. Сначала за­тея была слишком смелой, чтобы думать ней всерьез, но движение вверх с "уровня взлетной полосы" сделало за­мысел гораздо более доступным, он стал естественным результатом обзора деятельности с большой высоты.

Если вы заняты делом, осуществление которого рас­тянется продолжительное время (свадьба, дети, ка­рьера, компания, искусство), с вашей стороны будет разумно подумать том, что вам может понадобиться для продвижения заданном направлении.

Вопросы, которые вы можете задать себе данном этапе, таковы.

•  чем состоят долгосрочные цели задачи моей ор­ганизации какие проекты, направленные дости­жение желаемых результатов, я должен осуществить, чтобы выполнить свои обязанности?

•  Какие долгосрочные цели задачи я наметил для себя какие проекты, направленные достижение желаемых результатов, я должен осуществить?

•  Какие еще существенные события могут повлиять н определение возможных направлений моей деятель­ности?

Перечислю несколько возможных аспектов, кото­рые выступают первый план данном этапе об­суждения.

•   Изменение сущности вашей работы под действием

смещения приоритетов компании. Вместо управле-

ния разработкой собственных программ тренингов компании вам придется передать их сторонним агентам.

•  Направление, котором, ваш взгляд, следует двигаться, чтобы сделать карьеру. Вы хотите через год выполнять другую работу, вам нужно совершить переход от текущих занятий новым задачам при этом внимательно изучить возможности перевода другие должности предложения насчет повы­шений.

•  Направление деятельности организации контек­сте глобализации расширения. Предстоит масса зарубежных поездок , исходя из ваших жизненных предпочтений, вам нужно подумать пересмотре своих карьерных планов.

•   Жизненные предпочтения изменение потребнос­

тей. мере того как ваши дети взрослеют, уменьша­

ется необходимость том, чтобы вы сидели с ними

дома, растет ваш интерес различным сферам ка­

питаловложения оформлению пенсии.

наивысшем уровне мышления вам придется за­дать несколько сакраментальных вопросов. Для чего существует ваша компания? Для чего существуете вы? чем суть вашего существования, влияющая ваш выбор как личности как организации? Это – концеп­ция общей картины, сотни книг учителей пытаются помочь вам усвоить ее.

"Зачем?" – вот главный вопрос, которым бьемся все мы.

Вы можете аккуратнейшим образом упорядочить, рассортировать организовать все остальные уровни своей жизни работы. Но если вы хоть йоту откло­нитесь от курса, который определяется вашими глубин­ными устремлениями или истинным предназначением, сразу потеряете покой.

Дать задание кому-то другому

Дать задание кому-то другому

Если для выполнения следующего действия требу­ется более двух минут, спросите себя: "А обязательно ли мое вмешательство процесс решения данной пробле­мы?" Если это так, задание можно передать надле­жащему субъекту системном формате.

Передача проблемы всегда предполагает движе­ние сверху вниз. Вы можете решить: "Этот документ нужно отдать отдел работы с клиентами" или "Мой начальник должен взглянуть это" или "Я хотел бы услышать мнение своего партнера этому поводу".

"Системный формат" может предполагать одно из следующих действий.

•   Переслать электронное сообщение соответствующе­

му лицу.

•  Написать записку или дать ответ бумаге отпра­вить ее адресату с внутренней почтой.

•  Оставить голосовое сообщение.

•  Добавить проблему повестку следующей личной беседы с нужным человеком.

•   Поговорить с ним или с ней непосредственно: лично

или телефону.

Хотя все перечисленные варианты могут подейст­вовать, я бы посоветовал эксплуатировать их именно указанном порядке, сверху вниз. Электронная почта обычно является самой быстрой формой сообщения с системой; она позволяет следить за ходом диалога, ад­ресат может обрабатывать ее любое удобное время. Записки бумаге занимают следующее место списке, поскольку они тоже моментально попадают систему, причем у адресата сразу появляется предмет, который можно использовать качестве напоминания. Если вы передаете кому- документ, письменное послание, конечно же, является наилучшим форматом; как слу­чае электронного сообщения, адресат может обработать его удобное для себя время. Голосовая почта также мо­жет быть эффективным средством многие специалис­ты пользуются ею; недостаток данного формата состоит том, что как отправитель, так получатель, должны фиксировать ход диалога, , что вы говорите, всег­ совпадает с тем, что он слышит. Далее списке идет сохранение информации повестке дня или папке, которую вы готовите следующей встрече с требуемым субъектом. Иногда подобная необходимость обусловле­ деликатностью или подробным рассмотрением воп­роса, но данном случае проблему следует отложить до упомянутой встречи. Наименее предпочтительный ­риант – отодвинуть второй план все заняться

непосредственным обсуждением проблемы. Это мож­но сделать сразу, но такой поступок тормозит рабочий процесс обладает тем же недостатком, что голосовая почта, – позволяет следить за ходом диалога.

Отслеживание передачи материалов. Если вы пере­даете действие кому- другому вам безразличен результат, тогда придется следить за процессом переда­чи. мере того как я буду знакомить вас со следую­щей главой, посвященной организации информации, вы убедитесь, что важную категорию, с которой придется работать, составляет папка "Ожидания".

Создав собственную удобную систему, записывайте задачи, которые вы будете передавать другим людям, а затем – отслеживать, блокнот или вкладывайте пап­ку с отдельными листами, посвященными конкретным проблемам, можете также составить перечень катего­рии "Ожиданий" вашем компьютере. Если вы еще создали надежную систему, поместите записку лис­те бумаги – "Жду: ответа от Боба" – положите его стопку "Подвешенных" , возникшую ходе обработки информации лежащую отдельном под­носе или лотке.

Что, если мяч уже чужой половине поля? опи­санном выше примере с ожиданием формы -1, которая позволит вам подсчитать налоги, следующее слово уже за кем- другим. подобных ситуациях часто требует­ся отследить действие как делегированную задачу или как "ожидание". листке, где написано "Подсчет ­логов", нужно написать что- вроде: "Жду форму -1 из компании Acme Trust" поместить его стопку "Под­вешенные".

Важно датировать все документы, которые вы пере­даете другим. Среди всех категорий, входящих систе­му, эту группу документов важнее всего отслеживать. Ради нескольких раз, вам понадобится обратиться информации ("Но я звонил заказал этот материал

12 марта"), стоит завести постоянную привычку отсле­живать эту группу.

Мусор

Если вы следовали моим указаниям, наверняка уже выбросили изрядное количество материала. Так­же, скорее всего, клали корзину предметы, которые

больше понадобятся. Так что удивляйтесь, если придется выбросить массу мусора процессе обработки рутины.

Обработка всего накопившегося материала позво­лит четко уяснить, что нужно чего следует делать. Один директор фонда, с которым я работал, обнаружил, что скопил у себя слишком много (тысячи) электрон­ных сообщений, которые вовсе собирался отве­чать. Он сказал мне, что применение моей методики за­ставило его "сесть диету": он стал более скрупулезно выбирать, какие незавершенные оставлять своей жизни, а какие материалы выбрасывать. Вероятно, пе­ред вами тоже встанет вопрос: стоит ли оставлять мате­риал для последующего обращения. Для меня есть два возможных варианта ответа:

•  Если сомневаетесь, выбросьте материал помойку.

•  Если сомневаетесь, оставьте материал у себя.

Выбирайте. Я считаю, что оба подхода хороши. Нуж­но просто доверять своей интуиции реально оценивать свои возможности. Большинство людей испытывает страх перед процессом целом, поскольку их системы никогда работали надлежащим образом имели четких границ. Если вы проведете четкое различие меж­ду справочной информацией, ресурсами материалом, который требует выполнения активных действий, если ваша система хранения ссылочных данных прос­та функциональна, вы сможете без труда поместить нее все проблемы, с которыми состоянии справить­ся. Поскольку требуется применения никаких актив­ных действий, проблема сводится наличию физичес­кого пространства ресурсов.

Специалисты сфере упорядочения материалов предлагают более подробные инструкции, а ваш сек­ретарь может составить специальное расписание, где сказано, сколько времени нужно уделять различным

типам документации. Я предлагаю четко уяснить разли­чие между материалами, которые требуют от вас актив-ных действий, всей остальной информацией. Как только становится ясно, что применения активных действий требуется, перед вами открывается множество вариантов.

Стивен Бейн

Стивен Бейн

Возьмем, например, первую проблему. Вы должны кому- позвонить? Нужно заполнить какую- форму? Найти информацию электронной сети? Купить что- магазине? Поговорить с секретаршей? Отправить электронное сообщение начальнику? Что вам нужно сделать? Если требуется выполнить какое- действие, его характер определит дальнейшие варианты пове­дения. Но что делать, если, ваш взгляд, "Эта пробле­ма требует никаких активных действий"?

Страница 1 из 41234»