Подготовка рабочего пространства

Вам понадобится физическое пространство, которое послужит центром управления деятельностью. Если у вас уже есть рабочий стол или даже кабинет, где вы работаете, то лучше всего начать именно с этого мес­та. Если ваш рабочий кабинет находится у вас дома, то
он станет вашей штаб-квартирой. Если у вас есть и то, и другое, можете создать идентичные и даже взаимоза­меняемые системы в обоих местах.

Основные элементы рабочего пространства – это письменный стол и место для лотка с почтой. (далее…)

Если вы работаете в офисе, то вам все равно понадобится рабочее пространство дома

Не пренебрегайте рабочим местом у себя дома. Как вы убедитесь в ходе изучения процесса, дома очень важно располагать хотя бы вспомогательной системой, аналогичной рабочему месту в вашем в офисе. Мно­гие из тех, с кем я работал, ощущали неловкость из-за контраста между беспорядком, царящим у них в доме,

и обстановкой в рабочем офисе; им было необычайно важно позволить себе создание аналогичной обстанов­ки в обоих местах. Если у вас похожие проблемы, то вы увидите, что выходные, потраченные на оборудование домашнего рабочего места, могут повлечь за собой кар­динальные изменения в вашей способности к упорядо­чению своей жизни.

Вам нужно функциональное рабочее пространство – дома, на работе и, если возможно, между ними.

И напоследок

Вы выгадали немного времени, подготовили рабочее пространство и снарядились основными инструмента­ми для внедрения методологии. Что дальше?

Если вы решили посвятить определенное время на­лаживанию системы управления рабочим процессом, то есть еще одна вещь, которую следует сделать, чтобы она была максимально эффективной: забудьте обо всех ос­тальных проблемах на срок выполнения процедуры.

Если вам нужно срочно кому-то позвонить, пору­чить важное дело секретарше или обсудить что-то со своей половиной, сделайте это сразу. (далее…)

Определение необходимого временного промежутка

Я советую вам выделить отрезок времени на иници­ализацию процесса и подготовку рабочего места с над­лежащим пространством, обстановкой и инструмента­рием. Надлежащая подготовка и организация рабочего пространства позволяет уменьшить ваше подсознатель­ное сопротивление необходимости решения рутинных проблем и даже повысить ваш интерес к ним: вам за­хочется сесть и обдумать входную информацию и по­ставленные задачи. Идеальные временные рамки для большинства людей составляют два полных рабочих дня. (Впрочем, не стоит унывать, если в вашем распо­ряжении меньше времени: выполнить действия, кото­рые я рекомендую, будет полезно независимо от того, насколько много или мало времени вы им уделите. Что-

бы описанные приемы и принципы оправдали себя, не нужно ждать два дня – они начнут приносить плоды практически сразу). Весь процесс сбора информации может занять до шести часов, а для обработки и опре­деления дальнейших действий по каждой проблеме, ко­торую вы хотите зафиксировать на внешнем носителе и включить в свою систему управления деятельностью, запросто может потребоваться еще восемь часов. Ко­нечно, вы можете собирать воедино и обрабатывать все свои текущие задачи по частям, но гораздо проще будет "за один присест" определить первоочередные шаги по каждой из важнейших проблем.

(далее…)