Способы классификации проектов

В некоторых ситуациях бывает разумно разделить спи­сок проектов на категории. Рассмотрим их по очереди.

Проекты частного и профессионального характера. Некоторые люди предпочитают делить проекты на част­ные и профессиональные. Если вы принадлежите к их числу, имейте в виду, что список "Частные проекты" следует просматривать так же регулярно, как и список "Профессиональные проекты", а не оставлять на выход­ные. Многие действия в рамках проектов частного ха­рактера нужно будет выполнять по рабочим дням, как и все остальные задачи. К тому же часто именно аспек­ты личной жизни, оставленные без внимания, оказыва­ют на людей наибольшее давление.

Делегированные проекты. Занимая должность руко­водящего работника или начальника, вы, вероятно, не­посредственно отвечаете за несколько проектов, над вы­полнением которых трудятся ваши подчиненные. Хотя, вы, несомненно, можете поместить эти проекты в свой список "Ожидания", возможно, имеет смысл создать пе­речень "Делегированные проекты", чтобы следить за их выполнением: тогда ваша задача сведется к тому, чтобы просто просматривать список с периодичностью, поз­воляющей убедиться, что работа в рамках проекта про­двигается надлежащим образом.

Отдельные типы проектов. В некоторых случаях не­сколько однотипных проектов иногда бывает полезно сгруппировать в подсписок "Проекты". Например, у ме­ня есть отдельная категория под названием "Проекты для осуществления" – хронологический перечень всех предстоящих семинаров, тренингов и консультацион­ных встреч, которые я должен провести. Эти меропри-

ятия являются "проектами", как и все остальные дела, поскольку я должен постоянно проверять, все ли идет своим чередом, до момента их завершения. Но я считаю, что полезно заносить их в отдельный список в той по­следовательности, в которой они появляются в кален­даре, отдельно от других проектов.

Если вы – агент по продаже недвижимости, предо­ставляете консультационные услуги или разрабатыва­ете предложения для сравнительно небольшого чис­ла потенциальных клиентов в какой-либо области, то вам, вероятно, полезно будет собрать в один перечень все "текущие отношения с покупателями". Это может быть отдельный список в вашем блокноте под названи­ем "Разработка проектов по работе с клиентами" или, если у вас уже есть папка для каждого текущего про­екта, достаточно будет просто уложить их в один лоток на рабочем столе. Помните о главном: данный подход сработает только в том случае, если вы собрали воедино абсолютно все проблемы, требующие от вас активных действий, и регулярно просматриваете их перечень на­ряду с остальными проектами.

Управление потоком электронных сообщений

Как и некоторые бумажные материалы, электрон­ные сообщения, требующие от вас активных действий, иногда являются лучшими напоминаниями – в данном случае в рамках самой системы обработки электронной почты. Это утверждение особо актуально, если вы по­лучаете массу сообщений и проводите значительную часть времени, работая с программными средствами обработки почты. Электронные сообщения, которые напоминают вам об активных шагах, можно хранить в системе, вместо того, чтобы помещать упомянутые в них действия в отдельный список.

Многие из моих клиентов нашли полезной такую процедуру, как создание двух-трех специальных папок в своих программах обработки почты. Да, большинство электронных папок должно использоваться для хране­ния справочных или архивных материалов, но также

вполне допустимо создание действенной системы, кото­рая позволит вам отдельно рассортировать сообщения с напоминаниями об активных действиях за пределами самой папки "Входящие" (а именно в ней большинство людей и хранит сообщения).

Советую вам создать отдельную папку для сооб­щений, обработка которых занимает более двух минут (опять же, вы должны быть в состоянии сразу рассор­тировать массу сообщений, руководствуясь правилом двух минут). Название папки должно называться с за­главной буквы или символа, чтобы она (1) отличалась от остальных папок со справочным материалом и (2) была первой в перечне каталогов, возникающем в окне про­водника. Пользуйтесь символами типа "@" в Microsoft или " – " в Lotus: оба знака идут перед буквами алфави­та в соответствующих системах. Созданная вами папка "@Действия" будет содержать те сообщения, которые требуют активных шагов.

Далее вы можете создать папку под названием "@ Ожидания", которая будет находиться рядом с папкой "@Действия". Тогда, получая сообщения, где говорит­ся о том, что кто-то должен совершить некое действие, в котором вы заинтересованы, вы можете помещать их в папку "@Ожидания". Также в папку можно помещать напоминания о делах, которые вы хотите кому-то пере­дать по электронной почте: когда вы пересылаете что-то или перекладываете задачу на другого человека, отсы­лая ему сообщение, просто сохраняйте копию в папке "@Ожидания"3.

Некоторые приложения (такие как Lotus Notes) поз­воляют при пересылке сообщения сохранять копию в од­ной из папок (например, с помощью кнопки "Отослать

Для работы с пустым ящиком требуется гораздо меньше сил, чем с тем, который содержит тысячу сообщений.

Повторяю: опустошение папки "входящие" не означает решение всех хранящихся в ней проблем. Процесс требует от вас УДАЛЕНИЯ всего, что мож-

но удалить, СОРТИРОВКИ сведений, которые вы ре­шите сохранить и не предполагающих активных шагов, ВЫПОЛНЕНИЯ действий, занимающих менее двух минут и требующих переноса в папки с напоминания­ми всех ожиданий и сообщений, которые обязывают вас что-то предпринять. Теперь можете открыть свою папку "@Действия" и пересмотреть сообщения, которым, на ваш взгляд, следует уделить время. Не правда ли, выпол­нить описанную процедуру гораздо легче, чем просмат­ривать один экран за другим с тем чтобы не упустить из виду какую-нибудь "мину замедленного действия"?

Предупреждение: не рассеивайте напоминания о дальнейших действиях

Джон Гарднер

Поскольку я путешествую в основном по большим городам, я веду два списка "Выезды": "Выезды – Од-жаи" (мой город) и "Выезды – другие места", где по­мечаю все товары, которые могу приобрести по пути. "Соединители для полива газонов" попадут в список "Выездов – Оджаи", а вот "Покупка спортивных нос­ков" пойдет в список "Другие выезды".

Дела в офисе. Если вы работаете в офисе, то у вас будут дела, которые вы сможете сделать только там; их список пригодится на рабочем месте – хотя, конечно, если у вас в офисе стоят телефон и компьютер, и вы ве­дете отдельные списки, озаглавленные соответственно

"Звонки" и "Компьютер", то они вам тоже понадобятся. Я бы посоветовал включить в список "Дела в офисе" любую задачу, для выполнения которой необходимо подключиться к Интернету (а это удобнее всего сделать на работе: возможно, это единственное место с постоян­ным доступом). Например, я бы поместил именно в этот список напоминание о необходимости загрузки из сети большой программы.

Дома. Многие дела можно сделать только дома, по­этому имеет смысл вести отдельный список для данно­го контекста. Я уверен, что у вас накопилось множес­тво замыслов и проектов по дому, и часто первооче­редным действием в рамках такого проекта является его осуществление. "Повесить новую репродукцию", "рассортировать компакт-диски" и "развесить по шка­фам зимнюю одежду" – таковы типичные пункты "до­машнего" списка.

Если у вас есть домашний офис, то любое дело, которое можно сделать только там, попадет в список "Дома". (Если вы работаете только на дому и не посе­щаете других офисов, то вам вообще не понадобится список "Офисные дела" – перечня "Дома" будет впол­не достаточно).

Повестки дня. Вы обязательно обнаружите, что мно­жество ваших дальнейших действий нужно будет либо совершить в процессе непосредственного общения с кем-то, либо обсудить их на повестке заседания ко­митета или совещания персонала. Вам нужно обсудить с партнером идеи на следующий год; вы хотите пого­ворить с мужем о его планах на весну; вам нужно дать секретарше задание, слишком сложное для того, чтобы излагать его суть в электронном сообщении. А на со­вещании персонала в понедельник вы должны сделать объявление об изменении стратегий подачи отчетов о расходах.

Предстоящие действия нужно помещать в отдельные повест­ки дня, составленные для каждого человека, с которым вы постоянно общаетесь, и для каждой встречи, которую вы ре­гулярно посещаете.

Подобные предстоящие действия нужно помещать в отдельные повестки дня, составленные для каждого человека и для каждой встречи. Профессионалы, кото­рые ведут папку, где содержатся все вопросы, требующие обсуждения с начальством, уже пользуются модифика­цией данного метода. Для упорядочения дальнейших действий вам может понадобиться от трех до пятнад­цати подобных списков. Я советую завести отдельные папки или списки для начальства, коллег, помощников, супругов и детей. Вам также следует завести анало­гичный список для своего поверенного, финансового секретаря, счетовода и/или программиста, словом, для каждого, с кем нужно будет обсудить более одной про­блемы во время следующего телефонного разговора.

Если вы участвуете в регулярных совещаниях – за­седаниях персонала, проектного отдела, совета дирек­торов, комитета, чего угодно – то и они заслуживают собственных папок, где вы будете отмечать вопросы, требующие обсуждения.

Часто приходится вести текущий список дел, тре­бующих обсуждения с человеком, с которым вы будете общаться лишь в течение ограниченного времени. На­пример, если вы имеете дело с подрядчиком, который выполняет существенный объем работ в вашем доме, можете составить список на время вашего сотрудничест­ва. Обходя место проведения работ в конце дня, после отъезда подрядчика, вы можете заметить детали, кото­рые захотите обсудить с ним утром, и их список должен быть у вас под рукой в случае необходимости.

Поскольку данный тип списков весьма полезен, ваша система должна  предоставлять  возможность  быстро

и легко добавлять новые повестки по мере надобности. Например, вставка страницы, посвященной отдельно­му лицу или встрече, в раздел блокнота, озаглавленный "Повестки дня", занимает считанные секунды. Пример­но столько же занимает добавление специальной стра­ницы в раздел "Повестки дня" цифрового секретаря.

Прочесть/просмотреть. Вы без сомнения найдете в корзине ряд документов, в отношении которых следу­ющим действием будет их прочтение. Надеюсь, что вы придерживались правила двух минут и уже разобрались с рядом моментальных проблем: что-то выбросили, что-то рассортировали, а что-то перенесли на следующий этап как полезный материал.

Документы, на прочтение которых, по вашим оцен­кам, уйдет более двух минут вашего времени, обычно имеет смысл помещать в отдельную физическую стоп­ку-корзину под названием "Прочесть/просмотреть". Я отношу данную категорию к спискам; но с таким списком легче всего работать, если поместить докумен­ты и журналы в лоток и/или портативную папку.

Для многих людей стопка "Прочесть/просмотреть" может оказаться весьма объемистой. Именно поэтому крайне важно помещать туда документы, рассмотре­ние которых занимает более двух минут, только в том случае, если вы действительно хотите их прочесть в свободное время. Возможно, процесс окажется весьма утомительным, но ситуация может существенно ослож­ниться и завести вас в тупик, если вы четко не опреде­лите границ данной категории. По крайней мере, четкое разграничение категорий позволит вам уяснить, каки­ми материалами вы располагаете, а наличие внутренних регулирующих механизмов поможет вам определить, что вы хотите оставить, а что – выбросить.

Полезно иметь под рукой стопку материалов для прочтения, которые можно просматривать на ходу (например, вы собираетесь на встречу, которая может

задержаться, на семинар, в программе которого мо­жет возникнуть ничем не занятое окно, или на прием к дантисту, где вам придется ждать своей очереди). Все перечисленные ситуации предоставляют прекрасную возможность ознакомиться с материалом. Люди, кото­рые не организовали свои материалы для прочтения/ просмотра, могут потерять массу времени, поскольку в жизни частенько появляются неожиданные свобод­ные минуты, которые можно выгодно использовать.

Те, кто бессмысленно расходуют свое время, чаще всего жалуются на его недостаток.

Самые распространенные категории напоминаний о дальнейших действиях

Очевидно, несколько из следующих заглавий спис­ков, вам хорошо знакомы.

•  Звонки.

•  Компьютер.

•  Выезды.

•  Офисные дела (В офисе (разное)).

•  Дома.

•  Повестки дня (для людей и для деловых встреч).

•  Прочесть/просмотреть.

Звонки. Это список всех телефонных звонков, кото­рые вам нужно совершить; можно работать над этой ка­тегорией, пока включен телефон. Чем больше степень вашей мобильности (особенно если у вас есть сотовый телефон), тем полезнее окажется список всех намечен­ных звонков; небольшие промежутки времени, которые возникают, когда вы не на рабочем месте или в дороге (вышли на перерыв или ждете самолета), предоставля­ют вам прекрасную возможность проработать свой спи­сок. Имея под рукой отдельный список звонков, гораз­до легче сосредоточиться и интуитивно выбрать самый важный из них на данный момент.

Возьмите за правило записывать телефонный номер напротив каждой проблемы. Часто возникают ситуа­ции, когда возможность сделать важный звонок остает­ся нереализованной по той простой причине, что вы не можете найти нужный телефонный номер.

Компьютер. Если вы работаете на компьютере – точнее, если носите с собой портативный компьютер, а в офисе и дома стоят стационарные машины, – по­лезно будет сгруппировать все задачи, которые нужно выполнить, пока он включен. Это позволит проанали­зировать все возможные варианты работы за компью­тером и напомнит обо всех не отосланных электронных сообщениях, о документах, которые нужно подготовить или отредактировать, и так далее.

Я много путешествую, поэтому веду список дел, озаглавленный "В сети", отдельно от списка под назва­нием "Компьютер". На борту самолета мне недоступно подключение к сети или к серверу, необходимое для выполнения многих задач. Так что вместо того, чтобы лихорадочно думать, что я могу и чего не могу сделать, я заглядываю в список дел "Компьютер": я абсолютно уверен, что ни одно из этих дел не требует подключения к сети, и могу спокойно выбирать самые важные задачи в соответствии с данным критерием.

Хорошо подумайте, где и как вы можете совершить опреде-ленные действия или не можете их совершить, и составьте списки дел соответствующим образом.

Если компьютер стоит только в офисе, то вам может и не понадобиться список "Компьютер"; задачи данной категории можно отнести к списку дел в офисе, посколь­ку кроме офиса их все равно негде выполнить. (Анало­гично, если ваш единственный компьютер находится дома и не является портативным, то дела, связанные с ним, можно включить в список под названием "Дома").

Выезды. Имеет смысл записать в одном месте все за­дачи, которые нужно выполнить, когда вы ездите по де­лам. Если вы знаете, что нужно сесть в машину и куда-то поехать, то весьма полезно иметь под рукой список, который можно просмотреть в дороге. Такие действия,

как "забрать сертификаты акций из депозитного ящи­ка" или "забрать из проявки фотографии" и "купить пе­тунии в оранжерее" все попадут в этот список.

Естественно, список может быть просто самоклею-щимся листком в блокноте или экранной формой в ка­тегории "Выезды" раздела "Дела" на вашем электрон­ном секретаре Palm.

Часто бывает полезно вести списки более низкого уровня в рамках отдельных категорий "Выезды". На­пример, вы вспомнили, что должны что-то купить в ма­газине инструментов, сделайте элементом списка "Ма­газин инструментов" и присовокупите к нему перечень товаров, которые вы хотите там приобрести. Если вы не сторонник автоматизации, можете воспользовать­ся самоклеющимся листком "Магазин инструментов"; приверженцы технологического прогресса, составив­шие электронный список, могут прикрепить к нему заметку "Магазин инструментов" с перечнем необхо­димых товаров.

Мы должны стремиться к простоте, которая ле-жит за гранью всех усложнений.

Дела, которые следует поместить в календарь

При организации данных, как уже отмечалось, воз­никает два основных типа действий: шаги, которые нужно предпринять в определенный день и/или в кон­кретное время, и задачи, которые следует выполнить как можно скорее, выделив для них время, свободное от дел, помеченных в календаре. Дела, внесенные в ка­лендарь, могут быть намечены на конкретное время (например, "с 4:00 до 5:00 – встретиться с Джимом") или на определенный день ("Позвонить Рэйчел во вторник, чтобы узнать, получила ли она текст делового предложения").

При обработке содержимого корзины, вам, вероятно, попадались дела, которые вы сразу помечали в своем рабочем календаре. Например, первоочередной шаг, не­обходимый для прохождения медосмотра, – позвонить в поликлинику, чтобы назначить время, и поскольку на это требовалось не более двух минут, вы сразу так и сде­лали. А здравый смысл подсказывает, что, как только назначено время обследования, его нужно немедленно внести в календарь.

Календарь должен содержать только основные "неровности рельефа", вокруг которых следует строить дальнейшую де­ятельность.

Но у многих людей, привыкших к составлению спис­ков дел на каждый день, возникает желание поместить в календарь действия, которые им хочется сделать, например, в следующий понедельник, но придется пе­ренести на один из последующих дней. Сопротивляй­тесь этому импульсу. Вы должны доверять своему ка­лендарю, как святыне, где находится четкий перечень задач, которые обязательно нужно выполнить за день: он должен быть заметен, даже если вы просматриваете календарь на бегу. Вам станет гораздо легче работать, если в календаре будут только дела, которые обяза­тельно нужно сделать в течение дня. Когда календарь выполняет свою непосредственную роль в процессе организации, большинство задач, которые предстоит выполнить, остаются в категории "как можно скорее: более приоритетные проблемы по сравнению со всеми остальными делами".

Классификация первоочередных действий в зависимости от контекста

За многие годы я обнаружил, что лучшее средство напоминания о действии, которое нужно выполнить как можно скорее, – это конкретный контекст, требуемый для его осуществления: инструмент, место или лицо, необходимое для решения задачи. Например, если для совершения действия нужен компьютер, то его следует поместить в список, озаглавленный "Компьютер". Если нужно съездить куда-то на машине (например, заехать в банк или в магазин инструментов), то дело надле­жит поместить в категорию поездок. Если следующий шаг – обсудить что-то непосредственно со своей колле-

гой Эмили, то разумнее всего будет поместить пробле­му в список или папку под названием "Эмили".

То, насколько узконаправленными должны быть эти категории, будет зависеть от (1) количества дейс­твий, которые необходимо держать под контролем, и (2) от того, насколько часто вы меняете контекст их совершения.

Если вы относитесь к тем редкостным счастливчи­кам, у которых намечено всего двадцать пять первооче­редных шагов, то сможете обойтись единым списком дальнейших действий. В него могут войти самые раз­нообразные дела: от покупки гвоздей и разговора с на­чальником о кадровых перестановках до генерации идей для проведения выездной деловой встречи. Но если на­копилось пятьдесят или сто намеченных дальнейших действий, то ведение одного большого списка окажется неэффективным занятием: каждый раз, когда у вас бу­дет появляться свободное время, его придется тратить на повторную сортировку проблем. Если в программе конференции объявлен короткий перерыв, в течение которого можно совершить несколько важных звонков, то сначала придется выделить такую категорию, как звонки, из длинного перечня не связанных между собой задач. А если вы отправляетесь по разным делам, може­те выбрать задачи из списка поездок и объединить их в отдельный перечень.

Еще один фактор производительности, обусловлен­ный данным методом организации проблем, – это уве­личение результативности, когда вы работаете в опреде­ленном режиме. Работая в режиме "телефон", вы обзва­ниваете массу людей – нужно только просмотреть спи­сок звонков. Когда ваш включен компьютер подключен к Интернету, старайтесь выполнить максимальный объ­ем работы, не переключаясь на другие виды деятельнос­ти. Для того чтобы перейти от одного вида деятельнос­ти к другому рабочему ритму и инструментарию, нужно

гораздо больше энергии, чем большинство из нас могут себе представить. И естественно, когда нужный человек присутствует в офисе, с вашей стороны будет разумнее обсудить с ним все накопившиеся вопросы, пока у вас есть такая возможность.