Полезная привычка собирать материал

Описанные простые технические приемы и модели таят гораздо больше возможностей, чем может показаться на первый взгляд. Предложенные систематические методы позволяют уберечь рассудок от влияния отвлекающих факторов, обеспечивая высокие темпы и эффективность работы. Уже одно это могло бы стать достаточной причи­ной для того, чтобы применять описанную методологию.

Однако основные принципы работы, описанные в кни­ге, имеют и более существенные преимущества. В следую­щих трех главах я поделюсь с вами опытом, накопленным мною за последние двадцать лет: более изощренные и за­частую более обобщенные результаты внедрения основ­ных принципов. Долгосрочные результаты часто могут существенно повлиять на индивидуума, а также положи­тельно отразиться на культуре организации в целом.

Когда люди, с которыми вы сотрудничаете, видят, что вы без перебоев получаете, обрабатываете и сортируете сделки и договора, заключенные с ними, ничего не упус­кая из виду, их доверие к вам растет. Такова власть, ко­торую дает умение фиксировать напоминания обо всех незавершенных или невыполненных делах. Оно замет­но улучшает умственное здоровье, повышает качество общения и отношений с окружающими как в частной, так и в профессиональной сфере.

Программные средства

Программное обеспечение в некотором смысле яв­ляется  "черной дырой",  которую  можно  бесконечно

исследовать в поисках хороших инструментов управ­ления проектами. Большей частью приложения, раз­работанные специально для организации проектов, слишком сложны и обладают избыточной мощностью для того, чтобы выполнять задачи, стоящие перед 98 % людей. Пакеты подходят лишь незначительному числу профессионалов, которые в них действительно нужда­ются. Остальные могут найти фрагменты и части ме­нее формальных приложений более подходящими для пользователей. В моей практике еще не встречалось двух проектов, которые требовали бы одинаковой дета­лизации и структуризации для того, чтобы ими можно было управлять. Поэтому весьма сложно создать еди­ное приложение, которое бы годилось для управления большинством проектов.

Электронное структурирование. Структурировать практически все мысли по проектам, с которыми стал­кивается большинство людей, позволяет любое про­граммное приложение, обладающее простой функци­ей иерархического упорядочения. Я раньше пользо­вался программой компании Symantec под названием Grandview, а теперь часто прибегаю к помощи Microsoft Word для выполнения задач подобного рода в сфере планирования. Вот фрагмент структуры, которую я со­здал для одного из сеансов планирования.

Самое существенное преимущество программ по структурированию состоит в том, что они могут обла­дать требуемой степенью сложности или простоты в об­ращении. Существует масса компьютерных программ, обеспечивающих подобную базовую иерархическую структуризацию. Фокус в том, чтобы найти среди них именно ту, с которой вам будет удобно работать, что­бы можно было быстро научиться вставлять заголовки и подзаголовки и перемещать их по мере надобности. Пока вы не освоите программу, вы будете подсознательно сопротивляться ее загрузке и использованию в про­цессе мышления и упорядочения материала.

Не имеет значения, куда вы поместите свои мысли по проектам: главное, чтобы они были доступны и их можно было дополнить и просмотреть в случае необхо­димости.

Приложения для мозгового штурма. Некоторые приложения были разработаны специально для того, чтобы усовершенствовать процесс мозгового штурма. Программа Inspiration ("Вдохновение") была постро­ена на использовании техники карт сознания, предло­женной Томом Бьюзеном. Она обладает некоторыми по­лезными качествами, но я вернулся к бумаге и краси-

вой ручке, чтобы, как обычно, быстро и неформально генерировать идеи.

Проблема, возникающая в процессе перевода мозго­вого штурма в цифровой формат, состоит в том, что, как правило, нет необходимости сохранять его результаты в том виде, в котором они получены: главное – выводы, извлекаемые в процессе генерации сырых идей. Изящ­ные инструменты записи результатов мозгового штур­ма, такие как электронные доски и цифровая аппара­тура сканирования почерков, вряд ли принесут произ­водителям тот успех, на который они надеялись. Рядо­вому пользователю нужно хранить не творческие идеи, а структуры, которые получены на их основе. Между сбором, обработкой и упорядочением материалов есть существенные различия, и обычно для каждого процес­са нужны различные инструменты. Вы можете с тем же успехом загонять свои идеи в текстовый редактор.

Приложения для планирования проектов. Как уже отмечалось, большая часть программ для планирова­ния проектов слишком точна для проектного мышле­ния и планирования, с которым мы обычно сталкива­емся. За годы работы мне приходилось чаще наблюдать процессы тестирования и прекращения использования программ, а не их внедрения в качестве стандартных инструментов. Если они успешно применяются, то, как правило, имеет место строгая подгонка приложений под конкретные нужды компании или отрасли.

Уверен, что в ближайшие годы появятся менее фор­мальные и более функциональные приложения, осно­ванные на естественных механизмах мышления и пла­нирования. До этого времени лучше пользоваться ка­ким-нибудь хорошим и простым планировщиком.

Совершенствуйте навыки работы на компьютере, чтобы облегчить интеллектуальный труд

Вспомогательные структуры

Кроме эффективных инструментов, находящихся под рукой, важно располагать доступными формами для записи результатов проектного мышления. Так же, как наличие ручки и бумаги у вас в руках способствует мозговому штурму, удобные инструменты сортировки и хранения деталей проектов способствуют упрощению процесса планирования, которое необходимо для реше­ния многих задач.

Попытки упорядочить свою жизнь сверху вниз, когда нижние уровни выходят из-под контроля

Основная причина, по которой имеет смысл дви­гаться снизу вверх, состоит в том, что данный подход позволяет первым делом освободить все уровни созна­ния, чтобы творческая мысль могла сосредоточиться на более значимых, но расплывчатых представлениях, для которых вам следует определить четкие границы. Дан­ная методология обладает высокой степенью гибкости и свободы и включает весьма эффективные универсаль­ные мыслительные и организационные приемы, кото­рые действуют независимо от выбора основных акцен­тов. Поэтому методику стоит освоить вне зависимости от реального содержания ваших текущих проблем. Из­мените свое сознание, и данная процедура позволит вам с максимальной скоростью приспособиться к перемене. Зная о своих новых способностях, вы сможете позво­лить себе поучаствовать в более крупной игре. Перед вами откроется поистине масса возможностей.

В то время как уровень 50 000 футов, несомненно, является самым важным контекстом расстановки при­оритетов, мой опыт показывает, что если мы опреде­лим и выполним задачи, с которыми сталкиваемся на всех уровнях, особенно на Взлетной полосе и на высоте 10 000 футов, то получим дополнительные ресурсы для решения более серьезных проблем. Хотя движение сни­зу вверх не является ключевым подходом, с практичес-

кой точки зрения оно представляет критически важный фактор достижения равновесия, высокой продуктив­ности и комфорта в жизни.

Взлетная полоса. Первым делом нужно убедиться, что ваши списки действий завершены, а это уже может оказаться весьма сложной задачей. Те, кто сосредотачи­вает внимание на сборе и непредвзятой записи проблем, обнаруживают, что накопилось много дел, которые они забыли упомянуть, поместили не в ту категорию или просто не заметили.

Если у вас, помимо календаря, не отмечено хотя бы пятьдесят первоочередных и ожидаемых действий, включая повестки дня и совещания, то я сомневаюсь в том, что вы действительно записали все дела. Впро­чем, если вы внимательно следовали рекомендациям и выполняли шаги, приведенные в части II, то, возмож­но, ваши списки и вправду полны. Если это не так и вы действительно хотите до конца разобраться с данным уровнем, то вам следует выделить немного времени и отработать главы с 4 по 6 в активном режиме. Когда приведете данный уровень управления деятельностью в соответствие с текущей ситуацией, у вас сразу появится более четкое представление о срочных приоритетах: по-другому разобраться в них практически невозможно.

10 000 футов. Придайте завершенную форму списку проектов. Действительно ли он охватывает все пробле­мы, требующие от вас выполнения сразу нескольких действий? Именно он определяет границы еженедель­ных операций и позволяет освобождать сознание на бо­лее продолжительное время.

Многоуровневый анализ текущей работы автоматически улучшит вашу концентрацию, внутренний порядок и чувство приоритетов.

Если вы составите полный перечень всех результа­тов, которых хотите достичь на данном уровне в работе и в жизни, то обнаружите необходимые действия, о ко­торых даже не подозревали. Одно только составление такого объективного перечня упрочнит базу для приня­тия решений о том, чем следует заниматься в свободное время. Когда люди обновляют свои списки проектов, они обязательно обнаруживают несколько шагов, ко­торые можно предпринять сразу, чтобы сдвинуть наме­ченные дела с места.

Мало кто хранит четкую информацию о проектах в объективной форме и имеет к ней постоянный доступ. Прежде чем начинать какую бы то ни было дискуссию о том, что следует сделать за сегодняшний день, нужно сначала обеспечить доступ к требуемой информации.

Повторяю: если вы внедряли методологию, описан­ную в книге, на практике, то ваш список проектов бу­дет именно таким, каким он должен быть. Большинству участников наших тренингов нужно от десяти до пят­надцати часов, чтобы собрать, обработать и организо­вать данные в систему, которую они могут с увереннос­тью назвать полной.

20 000 футов. Это – уровень "текущих профессио­нальных обязанностей". Какие роли вы играете? В про­фессиональном смысле вопрос подразумевает ваше те­кущее служебное положение. На уровне личности по­ложение подразумевает вашу роль в семье, в обществе и, естественно, собственное представление о себе как о дееспособном субъекте.

Возможно, вы уже определили и выписали неко­торые из своих ролей. Если вы недавно заняли новую должность и существует соглашение или контракт, раз­граничивающий сферы вашей ответственности, то это, конечно, хорошее начало. Если раньше вы выполняли упражнения по определению целей и идеалов и у вас

остались соответствующие материалы, то их тоже мож­но добавить в комплекс.

Составьте и ведите список под названием "Сферы концентрации внимания". Вы можете разделить его на подсписки "Профессиональные" и "Частные": в этом случае постарайтесь регулярно пересматривать оба перечня. Это – один из самых полезных контрольных списков, которые вы можете создать для повышения уровня личной организованности. Он не потребует от вас такой же еженедельной пересортировки, как спи­сок проектов; скорее всего, он будет предназначен для менее частых обращений. В зависимости от скорости изменений, происходящих в наиболее важных сферах вашей жизни и работы, данный список следует исполь­зовать в качестве напоминания о потенциальных новых проектах, обращаясь к нему с периодичностью от одно­го до трех месяцев.

Если вы не имеете четкого представления о том, в чем состо­ит ваша работа, она всегда будет давить на вас.

У вас, вероятно, насчитывается от четырех до семи ключевых сфер ответственности в работе и пример­но столько же – в частной жизни. Ваша работа может предполагать такие направления, как управление пер­соналом, системное проектирование, долгосрочное пла­нирование, административная поддержка, маркетинг и составление рабочих графиков; вы можете отвечать за коммунальные услуги, выполнение заказов, конт­роль качества, управление активами и т.д. Если у вас собственное дело, то направлений, требующих вашего внимания, будет гораздо больше, чем если бы вы выпол­няли конкретные обязанности в крупной организации. Остальные сферы вашей жизни могут предполагать на­личие таких приоритетных направлений, как родитель­ские обязанности, участие в партнерских соглашениях,

церковь, здоровье, общественная деятельность, содер­жание дома, управление финансами, самообразование, творческое самовыражение.

Предназначение списка "Сферы концентрации вни­мания" состоит в том, чтобы дать вам возможность чет­ко определить все свои проекты и дальнейшие действия, чтобы вы могли надлежащим образом выполнять свои обязанности. Если бы вам понадобилось вести учет обя­занностей и объективно оценивать их с точки зрения того, что вы делаете и что должны делать, то вы бы обя­зательно обнаружили проекты, которые нужно добавить к одноименному списку. Просматривая список, можно прийти к заключению, что в некоторых сферах не нуж­но ничего менять, они находятся под контролем. Если же вас "грызет" какая-то проблема, решить ее можно с по­мощью разработанного проекта в соответствующей сфе­ре. "Сферы концентрации внимания", по сути, являются лишь более абстрактной и совершенной формой списка "Спусковые механизмы", описанного ранее.

Каждый клиент из тех, кого я тренировал на протя­жении последних двадцати лет, обнаруживал хотя бы один существенный пробел на данном уровне анализа деятельности. Например, стандартный вид деятельнос­ти, которым занимается менеджер или руководитель -развитие персонала. Поразмыслив, большинство лю­дей приходят к выводу, что нужно добавить к данной категории один или два проекта, таких как, например, "Усовершенствование процедуры оценки производи­тельности".

Обсуждение приоритетов должно объединять все уровни текущих компромиссов, которые вы заключаете с самим собой и с окружающими. Если вы будете под­держивать актуальность контрольного списка "описа­ния работ" и обновлять его, то, вероятно, почувствуете себя спокойнее и увереннее, чем большинство пред­ставителей нашей культурной среды. Несомненно, вам

понадобится пройти долгий путь от надежды до уве­ренности, чтобы быстро выбирать верные направле­ния деятельности.

От 30 000 до 50 000 футов и выше. В то время как три нижних уровня в основном касаются текущего по­ложения вещей (ваших действий, проектов и сфер от­ветственности), начиная с указанной высоты на первый план выходят факторы будущего, возможных направле­ний деятельности и намерений. Чтобы взять эти высо­ты, по-прежнему нужен специальный инструментарий, но ключевой вопрос звучит примерно так: "Какие теку­щие действия оправданы с точки зрения намеченных результатов, и как я собираюсь их достичь?" Вопрос мо­жет касаться разных временных интервалов: от карьер­ных планов на следующий год ("30 000 футов") до кар­тины вашего служебного и материального положения через три года ("40 000 футов") и интуитивных догадок о цели вашей жизни и направлениях ее наиболее успеш­ного достижения ("50 000 футов и выше").

Если вы толком не знаете, к чему стремитесь, то никогда не

поймете, когда нужно остановиться.

Я объединил три верхних уровня, потому что зачас­тую различные ситуации могут быть отнесены как к од­ной, так и к другой из указанных категорий. К тому же, поскольку книга Как разобраться с делами рассказы­вает скорее об искусстве достижения, а не определения целей и желаемых результатов, я не собираюсь требо­вать от вас детального изучения этих уровней. Но по своей сути подобное исследование может затронуть очень глубокие и сложные пласты, среди которых могут оказаться коммерческие стратегии, развитие организа­ции, планирование карьеры и определение жизненных ориентиров и идеалов.

Для определения целей достаточно будет сосре­доточиться на выяснении текущих мотивов, которые раскрывают истинное содержание работы в данный момент. Вопрос о том, стоит ли вам изменить направле­ние деятельности и цели, исходя из глубинного анализа и интуитивных соображений, мог бы стать предметом отдельной дискуссии. Но даже в этом случае, вы смо­жете назвать несколько аспектов, которые помогут вам прояснить собственное представление о своей работе и о том, что в ней самое важное.

Если бы вам нужно было обрисовать свое представ­ление о том, чем вы могли бы заниматься через год или полтора или о сути вашей работы на тот момент, о чем бы вы подумали? На этом, более тонком уровне могут быть вещи, которые вы должны выбросить из головы, а также – люди и системы, с которыми нужно взаимо­действовать, чтобы достичь желаемого результата. А поскольку сама работа является движущейся мише­нью, поскольку в наши дни профессиональный мир – это зыбучие пески, возможно, понадобится наметить проекты, обеспечивающие верное достижение резуль­татов в заданной области.

На данном уровне задачи могут быть самые разные: "Моя карьера будет стоять на месте, если я четко не из­ложу свои цели начальнику" или: "Какие новые занятия появятся у моих детей через год, и что я должен пред­принять в этой связи?" или: "Какие профилактические меры нужно предпринять, чтобы обеспечить верное ре­шение возникшей проблемы со здоровьем?"

В более продолжительном контексте вы можете по­думать над следующими вопросами: как продвигается ваша карьера, как протекает ваша частная жизнь, как ваша организация реагирует на внешние изменения и как это отражается на вас лично? Перечисленные вопросы касаются временного промежутка продолжи­тельностью от одного до пяти лет: когда я их задаю, они

заставляют людей давать различные, но всегда важные ответы.

Недавно я тренировал клиента, работавшего в круп­ном международном банке, который после нескольких месяцев применения нашей методологии и обретения контроля над повседневным рабочим процессом решил, что пришло время вложить капитал в открытие собствен­ной фирмы по созданию высоких технологий. Сначала за­тея была слишком смелой, чтобы думать о ней всерьез, но движение вверх с "уровня взлетной полосы" сделало за­мысел гораздо более доступным, и он стал естественным результатом обзора деятельности с большой высоты.

Если вы заняты делом, осуществление которого рас­тянется на продолжительное время (свадьба, дети, ка­рьера, компания, искусство), то с вашей стороны будет разумно подумать о том, что вам может понадобиться для продвижения в заданном направлении.

Вопросы, которые вы можете задать себе на данном этапе, таковы.

•  В чем состоят долгосрочные цели и задачи моей ор­ганизации и какие проекты, направленные на дости­жение желаемых результатов, я должен осуществить, чтобы выполнить свои обязанности?

•  Какие долгосрочные цели и задачи я наметил для себя и какие проекты, направленные на достижение желаемых результатов, я должен осуществить?

•  Какие еще существенные события могут повлиять н определение возможных направлений моей деятель­ности?

Перечислю несколько возможных аспектов, кото­рые выступают на первый план на данном этапе об­суждения.

•   Изменение сущности вашей работы под действием

смещения приоритетов компании. Вместо управле-

ния разработкой собственных программ тренингов в компании вам придется передать их сторонним агентам.

•  Направление, в котором, на ваш взгляд, следует двигаться, чтобы сделать карьеру. Вы хотите через год выполнять другую работу, вам нужно совершить переход от текущих занятий к новым задачам и при этом внимательно изучить возможности перевода на другие должности и предложения насчет повы­шений.

•  Направление деятельности организации в контек­сте глобализации и расширения. Предстоит масса зарубежных поездок и, исходя из ваших жизненных предпочтений, вам нужно подумать о пересмотре своих карьерных планов.

•   Жизненные предпочтения и изменение потребнос­

тей. По мере того как ваши дети взрослеют, уменьша­

ется необходимость в том, чтобы вы сидели с ними

дома, и растет ваш интерес к различным сферам ка­

питаловложения и оформлению пенсии.

На наивысшем уровне мышления вам придется за­дать несколько сакраментальных вопросов. Для чего существует ваша компания? Для чего существуете вы? В чем суть вашего существования, влияющая на ваш выбор как личности и как организации? Это – концеп­ция общей картины, сотни книг и учителей пытаются помочь вам усвоить ее.

"Зачем?" – вот главный вопрос, над которым бьемся все мы.

Вы можете аккуратнейшим образом упорядочить, рассортировать и организовать все остальные уровни своей жизни и работы. Но если вы хоть на йоту откло­нитесь от курса, который определяется вашими глубин­ными устремлениями или истинным предназначением, то сразу потеряете покой.

Шестиуровневая модель анализа работы

Шесть уровней деятельности можно представить в терминах высот (см. главу 2):

•  50 000 футов и выше: вся жизнь;

•  40 000 футов: временной промежуток от трех до пяти лет;

•  30 000 футов: цели, для достижения которых требу­ется от одного до двух лет;

•  20 000 футов: сферы ответственности;

•  10 000 футов: текущие проекты;

•  Взлетная полоса: текущие действия.

Лучше сделать так, чтобы каждая высота сочета­лась и гармонировала со всеми остальными уровнями. Иными словами, ваши приоритеты выстроятся в иерар­хическом порядке сверху вниз. В конце концов, если телефонный звонок, который вы должны совершить, идет вразрез с целью вашей жизни или идеалами, то, чтобы не вступать в конфликт с самим собой, вы не бу­дете снимать трубку. Если структура вашей работы не соответствует результатам, которые вы хотите получить через год, то вам следует переосмыслить расстановку акцентов и обязанностей, чтобы как можно быстрее до­стичь цели.

Давайте двигаться снизу вверх: рассмотрим первый пример. Предстоящий телефонный звонок (действие) касается заключаемой вами сделки (проект), а она поз­волит увеличить продажи (обязанность). Именно эта

конкретная сделка предоставит вам возможность про­двинуться по служебной лестнице в рядах торгового персонала (карьерная цель), поскольку она связана с освоением нового рынка вашей компанией (организа­ционное видение). А продвижение по службе прибли­зит вас к стилю жизни, к которому вы стремитесь в фи­нансовом и профессиональном отношении (жизнь).

Ваша работа состоит в том, чтобы выяснить, в чем состоит ваша работа, а затем – всецело посвятить себя ей.