Стивен Кови

Вы можете выполнить лишь одно действие за раз. За­вершив беседу с кем-то в офисе, вы не беретесь момен­тально за выполнение пунктов списков или обработку входных материалов. Проблема в том, чтобы обрести уверенность в своем решении, касающегося дальней­ших действий.

Так как же принимать решение? Опять придется ис­пользовать интуитивные догадки – насколько важна непредвиденная работа по сравнению со всем осталь­ным? Как долго вы можете позволять корзине для вхо­дящих документов оставаться без внимания, а рутин­ным проблемам – лежать мертвым грузом, и при этом доверять своим решениям о том, что делать дальше?

Люди часто жалуются на отвлекающие факторы, ко­торые прерывают их работу. Но в нашей жизни преры­вания неизбежны. Когда вы достигнете совершенства в управлении входящим материалом и станете доста­точно организованным человеком для того, чтобы эф­фективно использовать возникающие окна свободного времени, вы сможете быстро переключаться с одного задания на другое. Вы сможете просматривать элект­ронные сообщения в процессе телефонного совеща­ния. Но сперва нужно научиться перескакивать с од­ной задачи на другую, чтобы поддерживать здоровое равновесие между направлениями деятельности. Ваш выбор по-прежнему будет определяться в соответс­твии с тем, насколько вам понятны сущность и цели вашей работы.

Занимайтесь спонтанной работой по мере ее возникнове-ния не потому, что таков путь наименьшего сопротивления, а потому, что она является самым важным направлением де­ятельности по сравнению со всем остальным.

Ваша способность ладить с сюрпризами даст вам преимущество над конкурентами. Но если вы не смо­жете вовремя справляться с намеченными делами и утратите контроль над ситуацией, то в какой-то момент привычка заниматься только текущими проблемами снизит эффективность вашей работы. И наконец, чтобы решить, не стоит ли бросить текущие дела и заняться чем-то другим, нужно четко знать требования, налага-

емые вашей работой, и понимать, как они сочетаются с другими аспектами вашей жизни. Единственный спо­соб этого достичь – внимательно анализировать свою жизнь и работу на многих уровнях.

Модель анализа повседневной работы

Расстановка приоритетов предполагает, что некото­рые вещи будут важнее других, но важнее с точки зрения чего? В данном случае – с точки зрения вашей работы, т.е. деятельности, которую вы взяли на себя и/или кото­рую возложили на вас другие люди. Именно на данном этапе в вашем сознании должны вступить в действие еще две структуры. Они касаются определения вашей работы. Помните, что несмотря на то, что в значительной мере данная методология будет относиться к сфере вашей профессиональной деятельности, я использую термин "работа" в универсальном понимании: он означает любые результаты, в достижении которых вы заинтересованы – как в частной, так и в профессиональной сфере.

В последнее время повседневная работа как таковая ставит перед большинством профессионалов сравни­тельно новую проблему: в ней будет полезно разобрать­ся в процессе поиска наиболее продуктивных систем персональной организации. А это значит, что в течение рабочего дня, в заданный момент времени вы заняты одним из трех типов деятельности:

•  выполнением запланированной работы;

•  выполнением работы по мере ее появления;

•  планированием дальнейшей работы.

Вы можете заниматься делами, записанными в пере­чнях дальнейших действий, решать проблемы по мере

поступления или обрабатывать входные материалы, чтобы решить, какие шаги нужно предпринять, сразу или позже, в соответствии со списками.

Эти соображения продиктованы здравым смыслом. Но многие люди позволяют себе увязнуть во втором типе деятельности – в работе, возникающей спонтан­но, – практически без всякого сопротивления, а два остальных типа, к вящему сожалению, остаются без внимания.

Допустим, сейчас 10:26 утра, понедельник, вы нахо­дитесь у себя в офисе. Вы только что закончили непред­виденный получасовой разговор с потенциальным кли­ентом. В результате беседы у вас накопилось три стра­ницы записей. На одиннадцать у вас назначено совеща­ние с сотрудниками, т.е. до него остается примерно пол­часа. Вчера вы допоздна засиделись с родителями своей жены и чувствуете себя несколько потрепанным (вы сказали тестю, что свяжетесь с ним по поводу… чего?). Ваш ассистент только что разложил перед вами шесть телефонных сообщений. Через два дня вам предстоит важное совещание по стратегическому планированию, к которому нужно подготовить идеи. Когда утром вы ехали на работу, начал мигать датчик топлива в машине. А когда вы встретились в коридоре с начальницей, она намекнула, что хотела бы услышать ваши идеи по пово­ду сообщения, которое отправила вам вчера, до начала встречи, назначенной на три часа дня.

Ваши системы настроены достаточно хорошо для того, чтобы помочь вам лучшим образом совладать с ситуацией, сложившейся к 10:26 утра в понедельник? Если вы по-прежнему думаете над проблемами и пыта­етесь выделить из списков только самое важное, то, оче­видно, ответ отрицательный.

Я заметил, что люди успешнее справляются с непред­виденными проблемами и кризисными ситуациями, чем с обработкой, упорядочением, пересмотром и ана-

лизом той части работы, которая не лежит на поверх­ности. Очень просто соскользнуть в режим "занятости", или "срочности", особенно если у вас на рабочем столе, в электронном ящике и в голове накопилась масса необ­работанных и практически неконтролируемых задач.

Часто заняться срочными проблемами текущего момента проще, чем разбираться с содержимым корзины, электрон­ного ящика и с остальными незамкнутыми циклами.

Фактически изрядная часть нашей жизни и работы возникает спонтанно и сразу становится наивысшим приоритетом. Действительно, в отношении большинст­ва профессионалов справедливо утверждение, что при­рода их работы требует от них готовности заниматься новыми задачами, которые постоянно возникают в раз­ных форматах. Например, вы должны уделить внимание начальнику, если он заглянет к вам и попросит зайти на несколько минут. Вы можете получить распоряжение от старшего сотрудника, которое внезапно отодвинет на второй план все остальные дела. Появились серьезные проблемы с выполнением заказа важного клиента – тогда придется сразу заняться их решением.

Все это – зов долга. Но внутренний дискомфорт возрастает, если вы не пересматриваете остальные действия в списках и не обсуждаете их с другими. По­стоянные жертвы и отказ от выполнения пунктов спис­ка допустимы только в том случае, когда вы знаете, чего не делаете. Для этого необходима регулярная обработка корзины (определение фронта работ) и постоянный пе­ресмотр полных списков всех намеченных действий.

Если вы сознательно предпочитаете решение толь­ко что возникших проблем выполнению намеченной работы, руководствуясь лучшими побуждениями, то это – лучшее решение в сложившейся ситуации. Но большинство людей нуждаются в серьезном усовершен-

ствовании способов уяснения, сортировки и пересмотра всего перечня намеченных проектов и действий. Если вы запутались в срочных делах, чувствуете дискомфорт, потому что чего-то не успеваете, то результатом будут отчаяние и внутреннее напряжение. Слишком часто причины стресса и снижения эффективности усматри­ваются в сюрпризах. Если вы знаете, что делаете и чего не делаете, то сюрпризы предоставляют вам еще одну возможность для творческой реализации и самосовер­шенствования.

К тому же, если слишком долго игнорировать кор­зину входящих материалов и списки действий, то слу­чайные проблемы, попавшие туда, могут позже всплыть на поверхность в виде аварийных ситуаций, с которыми нужно разбираться по мере возникновения: они только подливают масла в огонь.

Многие люди пользуются неотвратимостью практи­чески неиссякаемого потока спонтанных проблем как щитом, позволяющим скрыться от ответственности за определение объемов работы и ведение списков дел. Можно легко поддаться искушению и увлечься не столь важными проблемами, лежащими прямо на поверхнос­ти, особенно если ваша корзина для входящих мате­риалов и система личной организации вышли из-под контроля. Слишком часто хождение вокруг да около становится предлогом для того, чтобы забыть о бесфор­менных стопках рутинных проблем.

Именно в такие моменты сильно ощущается необ­ходимость навыков интеллектуальной работы. Боль­шинство людей воспитывались в мире, где не нужно было устанавливать четкие границы выполняемой работы и управлять многочисленными незамкнутыми циклами. Но если вы воспитали в себе навыки и уме­ния, позволяющие быстро внедрять входные сведения в четко определенную систему, то вам будет гораздо легче доверять своему внутреннему голосу, принимая

решение о том, что делать, какие дела бросить и чем заняться вместо них.

Действия: как выбрать лучший вариант

Так чем же заняться, когда дело доходит до реального рабочего дня и нужно "пахать", засучив рукава?

Мой совет прост: прислушайтесь к голосу своего сердца. Или души. Или, если у вас аллергия на подоб­ные слова, попробуйте другие: "нутром чую", "спиной чувствую", "интуиция подсказывает".

Всегда и полностью доверяйте своей интуиции. Впрочем,

есть масса шагов, которые вы можете предпринять, чтобы

это доверие усилилось.

Это не значит, что нужно пустить всю жизнь на са­мотек, хотя, возможно, для вас смысл приведенных вы­ражений именно таков. Я и сам на определенном жиз­ненном этапе из мести пошел по этому пути и могу по­клясться, что усвоенные тогда уроки были, безусловно, ценными, хотя, возможно, и необязательными1.

Я обнаружил три приоритетных направления, кото­рые прекрасно помогают при определении дальнейших действий (см. главу 2):

•  Четыре критерия выбора текущих действий.

•  Модель анализа повседневной работы.

1 Есть масса способов бросить все. Вы можете игнорировать физический мир и его реалии и довериться универсуму Я так и поступил и получил замечательный опыт. Но такого опыта я бы никому не пожелал. Довериться внутреннему чутью, его муд­рости и практичности в том мире, в котором вы живете, – это совершенно новый уровень мышления. Доверие к самому себе и к источникам жизненной мудрости – гораздо более успешный вариант свободы и индивидуальной противности.

•     Шестиуровневая модель анализа собственной ра­боты.

Раскрытие данных направлений происходит в обрат­ном иерархическом порядке – это оборотная сторона типичного стратегического подхода к анализу деятель­ности сверху вниз. Придерживаясь сути методологии, изложенной в книге Как справляться с делами,
я счи­таю, что будет полезно еще раз пройти снизу вверх, то есть начать следует с наиболее приземленных уровней.

Дэвид Кекич Обзор с точки зрения общей картины

Да, в определенный момент вы должны уяснить бо­лее существенные результаты, долгосрочные цели, цен­ности и принципы, которые полностью определяют и проверяют ваши решения.

Каковы, по вашему мнению, ключевые цели и зада­чи вашей работы? Каких результатов вы хотите достичь через год или три? Как продвигается ваша карьера? Позволяет ли ваш жизненный стиль полностью реали­зовать себя? Вы заняты тем, чем действительно хотите, или должны заниматься этим с точки зрения долгосроч­ных перспектив?

Уровни 30 000 или 50 000 футов нельзя назвать яв­ным предметом рассмотрения данной книги. Но ее скрытая цель состоит именно в том, чтобы заставить вас действовать исходя из более широких перспектив, помочь вам преуспеть в самовыражении и достижении более обобщенных жизненных целей, к которым мы все стремимся. По мере того как вы увеличите скорость и темпы освобождения "взлетной полосы" и уровня 10 000 футов в своей жизни и работе, не забывайте время от времени обращаться к другим уровням деятельности, чтобы сохранять ясность мыслей.

Насколько часто следует задаваться более общими вопросами описанного характера, можете знать только вы сами. В этой связи я хотел бы подчеркнуть следую­щий принцип:

Расценивайте свою жизнь и работу с нужных пози­ций, принимайте нужные решения в нужное время, что­бы по-настоящему освободиться.

Итак, мы подошли к конечной точке, к завершаю­щей стадии методологии индивидуального сбора, обра­ботки, сортировки и пересмотра проблем: сейчас среда, время – 9:22 утра – что делать?

Поль Саффо Подходящее время и место для обзора

Еженедельный обзор настолько важен, что вы прос­то обязаны воспитать в себе привычки, создать обста-

новку и подготовить инструментарий для его прове­дения. Когда будет создана зона спокойного контроля, о которой говорится в книге, вам уже не придется особо беспокоиться об обзоре – вы должны будете снова вер­нуться к стандартам персональной организации.

А до этого момента каждую неделю делайте все, что считаете нужным, чтобы заставить себя абстраги­роваться от повседневных проблем на пару часов – не отстраниться, а подняться хотя бы на 10 000 футов и на­верстать упущенное.

Если у вас есть такая роскошь, как рабочее про­странство в офисе, где можно как-то абстрагироваться от людей и повседневного общения, и если ваше рабо­чее время хотя бы отдаленно напоминает обычную со­рокачасовую рабочую неделю, советую выделять для обзора проблем по два часа каждую пятницу в первой половине дня. Такой выбор времени определяется тре­мя факторами.

•  События прошедшей недели, скорее всего, еще не ус­певают забыться, и вы в состоянии провести деталь­ное вскрытие ("Ах да, нужно не забыть зайти к ней и спросить…").

•  Когда вы (обязательно) наткнетесь на действия, ко­торые требуют связаться с людьми на работе, у вас еще будет время это сделать до того, как они уедут на выходные.

•  Это прекрасно – очистить все уровни вашего созна­ния, чтобы быть в состоянии развеяться и отдохнуть на выходных, когда ничто не занимает ваши мысли.

Впрочем, быть может, вы относитесь к типу людей, у которых нет традиционных выходных. Мне, напри­мер, часто приходится по субботам и воскресеньям ра­ботать не меньше, чем по средам. Но у меня есть преиму­щество (возможно, сомнительное, на первый взгляд) -

частые и долгие авиаперелеты, которые предоставляют прекрасную возможность для того, чтобы наверстать упущенное. Мой добрый друг и клиент, сотрудник круп­нейшей в мире аэрокосмической компании, соблюдает особый ритуал релаксации: каждый субботний вечер он устраивается в своем домашнем офисе и обрабатыва­ет сотни записей, сделанных на протяжении недели во время многочисленных деловых встреч.

Независимо от образа жизни, вам нужен ритуал еженедельной перегруппировки проблем. Вероятно, вы уже соблюдаете некое подобие такого (или близко­го) ритуала. В таком случае развейте в себе эту привыч­ку, добавив к ней процедуру обзора проблем с большей высоты.

Труднее всего выделить время для обзора, когда че­ловек постоянно востребован на работе или находится в домашней обстановке: такие люди совсем не распо­лагают временем на пересортировку проблем. Среди специалистов, с которыми я сталкивался, сильнее всего подвержены стрессу те, кто должен постоянно реаги­ровать на изменения в ситуации на работе (агенты по продаже акций или начальники штабов), а потом – воз­вращаться домой к паре малолетних детей и супруге, которая тоже работает. Самые везучие из них могут поз­волить себе на часок расслабиться, пока едут в поезде.

Если вы узнали себя в приведенном описании, то самой серьезной проблемой для вас станет налажива­ние процесса регулярной пересортировки проблем в те моменты, когда вы не сталкиваетесь с жизненными тя­готами непосредственно. Вам придется либо смирить­ся с необходимостью выделить время после окончания рабочего дня по пятницам, либо отвести место и время для спокойного пересмотра проблем за работой, кото­рую вы выполняете дома.

Время для оперативного обзора в сфере руководства. Я советовал многим руководящим работникам выде-

лить в своем графике по два часа каждую пятницу. Для них самой серьезной проблемой было соблюдение рав­новесия между качественным мышлением и срочными требованиями критически важных текущих интерак­тивных задач. Это – сложный момент. Впрочем, самые опытные и мудрые осознают значимость принесения срочных, на первый взгляд, дел в жертву истинно важ­ным задачам, и создают островки свободного времени для проведения подобной процедуры.

Лучшие идеи, касающиеся работы, не посетят вас, пока вы работаете.

Но даже начальники, которые регулярно выделяют время для анализа работы, часто проводят "скомкан­ный" пересмотр проблем на более приземленном уров­не, им приходится преодолевать пробел, чтобы поднять­ся на высоту 10 000 футов. Между сплошными встре­чами и суетой вокруг японского пруда во дворе, возле которого можно пить шардоне на закате, должен быть несколько более высокий уровень анализа и пересор­тировки проблем, необходимый для контроля деятель­ности и концентрации внимания. Если вы считаете, что полностью определили, уяснили и проанализировали все незамкнутые циклы, а также определили дальней­шие действия в рамках их завершения, то, наверное, вы занимаетесь самообманом.

Мышление – это сама суть, самое сложное заня-тие в бизнесе и в жизни. Строители империй тратят на интеллектуальные усилия полчаса… пока остальные предаются увеселениям. Если вы не чувствуете, что постоянно совершаете самосто­ятельные умственные усилия… значит вы поддае­тесь лени, и уже не властны над своей жизнью.