Сила еженедельного обзора

Если вы подобны мне и большинству других людей, то, какими бы благими ни были ваши намерения, мир будет врываться в вашу жизнь гораздо быстрее, чем вы сможете его обуздать. Похоже, многие из нас от при­роды склонны нагружать себя множеством проблем, значительно превышающим объем работы, с которой мы в состоянии справиться. Мы каждый день назнача­ем деловые встречи, идущие вплотную, одна за другой, посещаем мероприятия, проводимые после окончания рабочего дня, где рождаются идеи и ставятся вопросы, которые нам нужно решать, и втягиваемся в замыслы и проекты, способные вознести наше творческое мыш­ление в заоблачные выси.

Именно этот водоворот бурной деятельности и обус­лавливает крайнюю важность еженедельного обзора. Он дает время на запись, переоценку и пересмотр про­блем, решение которых позволяет сохранить равнове­сие. Другого способа выполнить необходимую пере­группировку задач, одновременно пытаясь справиться с повседневными делами, просто не существует.

Вы обязательно будете хвататься за массу возможностей, с которыми ваша система не сможет справляться ежедневно.

Еженедельный обзор позволяет концентрировать внимание на важных проектах с появлением новых входных данных и отвлекающих факторов, возникаю­щих в течение недели. Вам придется научиться говорить "нет" быстрее и чаще, чтобы оставаться наплаву и не ис­пытывать внутреннего дискомфорта. Научившись мыс­лить категориями проектов, вы сможете значительно облегчить себе работу.

Пересмотр данных: как поддерживать систему в рабочем состоянии

Задача всей методологии управления рабочим процес­сом состоит не в том, чтобы оставить мозг без дела, а, скорее, в том, чтобы повысить эффективность и резуль­тативность его работы. Но чтобы получить широкую свободу, сознание должно постоянно анализировать за­дачи и действия. Вы должны быть уверены, что занима­етесь именно тем, чем нужно, и можете позволить себе не делать того, чего не делаете. Постоянный пересмотр содержимого системы, поддержание ее актуальности и функциональности являются необходимыми условия­ми контроля над проблемами.

К примеру, если у вас есть список звонков, которые нужно совершить, то, как только вы забудете внести туда хотя бы один намеченный звонок, ваше сознание перестанет доверять системе и не сможет отвлечься от мысленных заданий более низкого уровня. Ему при­дется снова вспоминать, обрабатывать сведения и на­поминать вам о них, а это, как вы уже убедились, уда­ется не всегда.

Все вышесказанное свидетельствует о том, что ваша система не может быть статичной. Чтобы вы смогли верно определять дальнейшие действия, нужно посто­янно обновлять ее. Система должна предполагать по­стоянный и грамотный анализ вашей жизни и работы с нескольких ракурсов.

На данном этапе следует задаться двумя важными вопросами.

•  На что вы обращаете основное внимание в системе и когда?

•  Что нужно делать и как часто, чтобы система беспе­ребойно работала, а вы могли выйти на новый уро­вень мышления и деятельности?

Грамотный процесс пересмотра позволит вам до­стичь новых высот творческого мышления в основных сферах деятельности и жизни. На описанный уровень мышления помогают выйти как полная концентрация внимания, так и спонтанный мозговой штурм, которые усиливаются и подзаряжаются благодаря постоянному личному пересмотру списка действий и проектов.

Самые непривычные ситуации требуют наиболее жесткого контроля

Уровень нашей потребности в составлении контроль­ных списков и создании внешних рычагов обратно про­порционален нашей осведомленности в заданной сфере ответственности. Если вы уже давно занимаетесь одним и тем же делом, и ситуация не требует от вас никаких изменений, то, чтобы сохранять над ней контроль, не­обходим минимальный уровень внешней персональной организации. Вы знаете, когда что должно происходить и как выполнять поставленные задачи, а ваша система вполне пригодна для работы в своем нынешнем состоя­нии. Но зачастую складывается обратная ситуация.

Вы очень часто ощущаете потребность в контроль­ном списке определенного рода, который помог бы вам сосредоточиться, пока вы не вникнете в суть задачи, Например, если бы ваш директор вдруг отлучился, и вы внезапно оказались бы на его месте, то вам понадобился бы целый ряд представлений и принципов, которые бы на первых порах помогли вам разобраться со всеми ас­пектами в рамках новой работы. А если вас только что наняли на новую должность, с новыми обязанностями. с которыми вы относительно мало знакомы, то вам по­требуется набор рычагов и структура деятельности хотя бы на первые несколько месяцев.

Мне приходилось составлять списки направлений деятельности, которые нужно было держать под конт­ролем, пока все не становилось на свои места. Напри­мер, когда мы с женой решили создать радикально новую структуру деятельности, которой занимались долгие годы, я взял на себя круг обязанностей, относив­шихся к совершенно новым для меня сферам, а именно: бухгалтерской, компьютерной, маркетинговой, право­вой и административной. На протяжении нескольких месяцев мне приходилось держать под рукой контроль­ные списки обязанностей, чтобы по мере возможностей восполнять возникающие пробелы и бороться с пре­вратностями переходного периода. Когда деятельность частично вошла в привычное русло, я передал управле­ние "автопилоту" и перестал ощущать необходимость в контрольном списке.

Контрольные списки могут быть весьма полезны: они позво-ляют понять, о чем неследует беспокоиться.

Контрольные списки различных уровней

В случае необходимости будьте готовы к созданию контрольных списков любого типа. Число возможных вариантов бесконечно: от списка базовых жизненных ценностей до списка вещей, которые нужно взять в па­латочный городок. Составление списков по мере надо­бности – это одна из самых мощных и в то же время самых элегантных и простых процедур, которые вы мо­жете внедрить в свою жизнь.

Развить творческое мышление вам поможет следу­ющий список тем контрольных списков, которые я ус­пешно использую в своей работе.

•    Личные  убеждения   (индивидуальные  жизненные ценности).

•  Сферы профессиональной ответственности (или Ключевые сферы ответственности).

•  Контрольный список для поездки (все дела, которы нужно начать или завершить до отъезда).

•  Еженедельный обзор (все сведения, которые не обходимо пересматривать или обновлять каждую неделю).

•  Элементы программы подготовки (все проблемы которые необходимо решить при организации ме­роприятия, до или после его проведения).

•  Клиенты.

•  Контрольный список конференций (все, о чем стои подумать при организации конференции).

•  Основные акценты (основные жизненные роли и обя­занности).

•  Ключевые фигуры в моей жизни/работе (отноше­ния, которые следует регулярно пересматривать с целью достижения совершенства и реализации возможностей).

•  Организационная таблица (основные субъекты и сферы производства, которыми нужно руководить и заниматься).

•  Индивидуальное развитие (черты характера, кото­рые нужно регулярно переоценивать для достиже­ния внутреннего равновесия и развития личности).

Пусть обращение с контрольными списками, спон­танными или более постоянными, не представляет для вас сложности. Будьте готовы создавать и удалять их в случае необходимости. Используйте их надлежащим образом, и они станут прекрасным средством повыше­ния личной продуктивности.

Если вы собрали воедино все дела, которые представ­ляют собой незамкнутые циклы в вашей жизни и рабо-

те, обработали каждый из намеченных пунктов в кон­тексте их значения для вас и требуемых действий и упо­рядочили результаты в целостную систему, содержащую актуальный и полный обзор (общий и подробный) всех текущих и "возможных" проектов, значит вы готовы к следующей стадии освоения искусства достижения вы­сокой продуктивности без внутреннего напряжения – процесса пересмотра проблем.

Выделение ключевых сфер деятельности и ответственности

Такие цели, как поддержание хорошей физической формы или физическое здоровье и жизненная энер­гия", вероятно, все равно нужно будет внести в какой-то справочный контрольный список, к которому вы буде­те регулярно обращаться. В вашем сознании постоянно формируется множество новых представлений о жела­емых результатах, стандартов и альтернативных вари­антов поведения, и знать, что они собой представляют в конкретный момент, всегда полезно.

Ранее я предположил, что существует как минимум шесть четких уровней "работы", каждый из которых тре­бует отдельного рассмотрения и анализа. Полный пере­чень всего, что кажется вам важным и занимает ваше внимание на каждом из этих уровней, мог бы составить огромный контрольный список. В него могут войти:

•  карьерные цели;

•  работа;

•  семья;

•  взаимоотношения;

•  общество;

•  здоровье и жизненная энергия;

•  финансовые ресурсы;

•  творческое самовыражение.

А затем, когда вы спуститесь на уровень ниже, вам могут потребоваться напоминания, касающиеся ос­новных сфер ответственности, сотрудников, ценнос­тей и т.д. Их перечень может содержать следующие пункты:

•  моральный климат в коллективе;

•  процессы;

•  сроки;

•  аспекты кадровой политики;

•  рабочая нагрузка;

•  сообщение.

Все эти пункты по очереди могут быть включены в списки вашей индивидуальной организационной сис­темы в качестве напоминаний о том, как поступать, что­бы не сбиться с курса и удержаться наплаву.

Список "когда-нибудь/может быть&quot

Весьма вероятно, что, полностью расчистив все за­коулки своего сознания при сборе содержимого мыс­ленной оперативной памяти, вы наткнулись на дела, в необходимости выполнения которых не уверены. "Изучить испанский язык", "купить лошадь для Мар­си", "покорить гору Вашингтон" и "построить коттедж для гостей" – типичные проекты, относящиеся к дан­ной категории.

Если вы еще не создали список "Когда-нибудь/мо­жет быть" в той организационной системе, которую выбрали, я рекомендую вам это сделать. Заполняйте список всевозможными проблемами подобного рода, о которых сможете вспомнить, – этот процесс вызовет у вас прилив разнообразных творческих идей.

Вас, возможно, удивит тот факт, что некоторые из проблем, которые вы заносите в список, будут приходить вам в голову без видимых умственных усилий. Если вы позволите силе воображения изменить ваше мировос­приятие и производительность, то без труда заметите, как ощутимое присутствие списка "Когда-нибудь/мо­жет быть" может внести массу интересных приключе­ний в вашу жизнь и работу. Мы склонны использовать возможности, если уже обнаружили их и признали, что они осуществимы. Я, несомненно, испытал данный при­нцип на собственном опыте: обучение игре на флейте и яхтенному спорту начались для меня именно с этой категории. Кроме вашей корзины, есть два обильных источника замыслов для списка "Когда-нибудь/может быть": речь идет о вашем воображении и списке теку­щих проектов.

Создайте арсенал на базе творческой мысли. Чем бы вы хотели когда-нибудь заняться, будь у вас время, де­ньги и желание? Предлагаю вам составить свой список "Когда-нибудь/может быть". К типичным категориям относятся:

•  вещи, которые необходимо купить или соорудить для дома;

•  хобби, которыми можно заняться;

•  навыки, которые стоит освоить;

•  грани творческого самовыражения, которые можно исследовать;

•  одежда и аксессуары, которые стоит купить;

•  игрушки (приборы!), которые нужно приобрести;

•  поездки, которые стоит совершить;

•  организации, в которые нужно записаться;

•  служебные проекты, в которых стоит поучаствовать;

•  вещи, которые стоит увидеть и сделать.

Пересмотр текущих проектов. Теперь настало время пересмотреть список проектов с более высокой точки (т.е. с точки зрения вашей работы и целей) и подумать, не нужно ли перенести часть текущих проблем в спи­сок "Когда-нибудь/может быть". Если, поразмыслив, вы поняли, что одному из альтернативных проектов вы вряд ли сможете уделить внимание в течение несколь­ких месяцев, а то и дольше, то его следует переместить в данный список.

Мы вольны не совершать поступков, которые мы в силах совершить.