Будда

С другой стороны, вы могли принять решение стать хозяином собственной жизни и раскрыть уникальные дарования и таланты в конкретной области, которую считаете своим призванием (жизнь). Поэтому вы со­здаете собственное дело (видение) и преследуете крат­косрочные операционные цели (карьера). Это опреде­ляет несколько критических задач, которые вы должны выполнить, чтобы сдвинуть дела с места (ответствен­ность), и достичь определенных краткосрочных резуль­татов (проекты). По каждому из этих проектов у вас бу­дут намечены необходимые шаги, которые нужно пред­принять как можно скорее (дальнейшие действия).

Наиболее здравый подход к обретению контроля над проблемами без внутреннего напряжения и к достиже­нию высокой продуктивности состоит в поддержании равновесия между уровнями. На любом уровне крити­чески важно максимально четко определить все неза­мкнутые циклы, все незавершенные задачи и все дела на данный момент. Без уяснения и объективной оценки текущих реалий сложно поднять паруса и отправиться к далеким берегам. Что записано у вас на автоответчике? Какие затеи вы собираетесь реализовать с детьми? Ка­ковы ваши обязанности в офисе? Что нужно изменить

в первую очередь и что вы хотели бы создать в ближай­шие месяцы или годы? Все это – незамкнутые циклы в вашем сознании, хотя, зачастую, для того, чтобы опре­делить более существенные цели и более серьезные на­мерения, необходим глубокий и внимательный анализ. Волшебное правило – жить сегодняшним днем. Меня всегда поражает умение четко уяснить только то, что происходит сейчас, и является истиной на данный момент. Конструктивными, если не решающими шага­ми могут быть такие действия, как детальный анализ финансового положения, добыча исторических сведе­ний о компании, которую вы покупаете, или выясне­ние конкретного содержания реплик каждой стороны в межличностном конфликте.

Лучше всего достичь успеха там, где вы нахо-дитесь, и теми средствами, которыми распола­гаете.

Чарльз Шваб

Достижение результата и моральное удовлетворение, которое он приносит, означает готовность к осознанию, восприятию и грамотному решению всех проблем, ко­торые занимают ваши мысли. Данное состояние необ­ходимо для овладения искусством достижения высокой производительности без внутреннего напряжения.

Стивен Кови

Вы можете выполнить лишь одно действие за раз. За­вершив беседу с кем-то в офисе, вы не беретесь момен­тально за выполнение пунктов списков или обработку входных материалов. Проблема в том, чтобы обрести уверенность в своем решении, касающегося дальней­ших действий.

Так как же принимать решение? Опять придется ис­пользовать интуитивные догадки – насколько важна непредвиденная работа по сравнению со всем осталь­ным? Как долго вы можете позволять корзине для вхо­дящих документов оставаться без внимания, а рутин­ным проблемам – лежать мертвым грузом, и при этом доверять своим решениям о том, что делать дальше?

Люди часто жалуются на отвлекающие факторы, ко­торые прерывают их работу. Но в нашей жизни преры­вания неизбежны. Когда вы достигнете совершенства в управлении входящим материалом и станете доста­точно организованным человеком для того, чтобы эф­фективно использовать возникающие окна свободного времени, вы сможете быстро переключаться с одного задания на другое. Вы сможете просматривать элект­ронные сообщения в процессе телефонного совеща­ния. Но сперва нужно научиться перескакивать с од­ной задачи на другую, чтобы поддерживать здоровое равновесие между направлениями деятельности. Ваш выбор по-прежнему будет определяться в соответс­твии с тем, насколько вам понятны сущность и цели вашей работы.

Занимайтесь спонтанной работой по мере ее возникнове-ния не потому, что таков путь наименьшего сопротивления, а потому, что она является самым важным направлением де­ятельности по сравнению со всем остальным.

Ваша способность ладить с сюрпризами даст вам преимущество над конкурентами. Но если вы не смо­жете вовремя справляться с намеченными делами и утратите контроль над ситуацией, то в какой-то момент привычка заниматься только текущими проблемами снизит эффективность вашей работы. И наконец, чтобы решить, не стоит ли бросить текущие дела и заняться чем-то другим, нужно четко знать требования, налага-

емые вашей работой, и понимать, как они сочетаются с другими аспектами вашей жизни. Единственный спо­соб этого достичь – внимательно анализировать свою жизнь и работу на многих уровнях.

Постоянно поддерживайте равновесие между направлениями деятельности

Обладатели "черного пояса" по самоорганизации способны с быстротой молнии переключаться с одной проблемы на другую и обратно. Например, вы обрабаты­ваете содержимое корзины, и тут входит ваш помощник и сообщает о ситуации, требующей вашего немедленно­го вмешательства. Вас не бросает в холодный пот – ваш лоток с документами остается на прежнем месте: бумаги лежат в одной стопке, готовые к дальнейшей обработке после вашего возвращения. Разговаривая по телефону, вы можете просматривать списки дальнейших дейст­вий и решать, чем займетесь, когда повесите трубку. Ожидая начала совещания, вы можете прорабатывать стопку "Прочесть/просмотреть", которую принесли с собой. А если непредвиденная беседа с начальником сокращает остающееся до следующей встречи время до двенадцати минут, вы можете без труда придумать, как использовать их наилучшим образом.

Игнорировать непредвиденные задачи (даже если их можно решить) означает жить без возможнос­тей, без спонтанности и насыщенных моментов, из которых, собственно, и состоит жизнь.

Дэниел Коуэн

Если у вас перед глазами будет перечень всевозмож­ных дел, то вы сможете эффективно использовать раз­нообразные промежутки времени. Точно так же, если вы будете знать все задачи, которые должны обработать и выполнить в конкретный момент, то сможете согласо­вать свою творческую деятельность с запасом жизнен­ных сил.

Всегда держите под рукой перечень намеченных дел, которые требуют от вас минимальных интеллектуаль­ных и творческих усилий. Когда вы находитесь в одном из низких энергетических состояний, можете ими за­няться. Чтение случайно попавшихся на глаза журна­лов, статей и каталогов, ввод телефонов и адресных дан-ных в компьютер, чистка папок, обновление программ на ноутбуке, поливка растений или замена скрепок в скоросшивателе – вот несколько из множества приме­ров дел, которыми вам все равно нужно когда-нибудь заниматься.

Даже если вы не в лучшей форме, это не причина для того,

чтобы снижать уровень продуктивности.

В этом состоит одна из основных причин, по кото­рым необходимо наметить четкие границы системы персональной организации: вам будет легче поддержи­вать высокий уровень производительности, даже если вы не в лучшей форме. Если ваш запас энергии на ис­ходе, материалы для чтения – в беспорядке, квитанции

валяются по всему дому, папки расставлены хаотично, а корзина входящих материалов не выполняет основ­ных функций, то сортировка намеченных дел кажется слишком трудной задачей. Поэтому вы избегаете ка­ких-либо действий и от этого чувствуете себя еще хуже. Один из лучших способов увеличить запас жизненной энергии – завершить некоторые незамкнутые циклы. Следовательно, имеет смысл всегда держать под рукой несколько простых циклов.

Описанные выше первые три критерия выбора даль-нейших шагов (контекст, время и энергия) обуславли­вают необходимость целостной системы напоминаний о первоочередных действиях. Иногда у вас просто не будет сил на размышления такого рода: система должна быть готова к этому. Если это так, то вы можете дейст­вовать "в рамках допустимых шагов" и выбирать отде­льные задачи, которые выполнимы в данной ситуации.

Приоритетность

Если задан контекст, в котором вы находитесь, запас времени и энергии, то, естественно, следующим крите­рием при выборе дальнейших действий станет их отно­сительная важность: "Какой из оставшихся вариантов первоочередных шагов самый важный для меня?"

Как определиться в приоритетах? Этот вопрос я час­то слышу от людей, с которыми работаю. Он обуслов­лен ощущением, что на них возложено больше задач, чем они способны выполнить. Они знают, что придется сделать непростой выбор, а некоторые проблемы, воз­можно, так и не удастся решить.

Вы не можете быть уверены в своем выборе, если не знаете, в чем состоит ваша работа.

К концу дня, чтобы не испытывать дискомфорта из-за того, что чего-то не успели, вы должны принять

ряд сознательных решений, касающихся своих обязан­ностей, целей и идеалов. Этот процесс, несомненно, предполагает зачастую сложное переплетение влияний целей, идеалов, направлений деятельности вашей орга­низации, небезразличных вам людей и важности отно­шений с ними.

Запас времени

Вторым фактором при выборе действия является за­пас времени, которым вы располагаете до момента, ког­да придется заняться чем-то другим. Если через десять минут начинается совещание, то вы, вероятнее всего, займетесь не тем, чем занялись бы, будь у вас два сво­бодных часа впереди.

Естественно, полезно знать, сколько времени у вас в распоряжении (имеет смысл акцентировать внимание на календаре и на часах). Инструменты напоминания о дальнейших действиях на все случаи жизни предо­ставят вам максимум информации и значительно об­легчат задачу согласования намеченных дел и свобод­ного времени. Иными словами, если у вас есть десять минут до следующей встречи, найдите десятиминутное дело. Если в ваших списках значатся только большие или важные дела, то не исключено, что в них вообще не найдется подходящего задания, рассчитанного на деся­тиминутный промежуток времени. Если вам все равно приходится заниматься более кратковременными де­лами, то наиболее продуктивный способ справиться с ними – использовать непродолжительные окна бесхоз­ного времени, которые возникают в течение дня.