Модель анализа повседневной работы

Расстановка приоритетов предполагает, что некото­рые вещи будут важнее других, но важнее с точки зрения чего? В данном случае – с точки зрения вашей работы, т.е. деятельности, которую вы взяли на себя и/или кото­рую возложили на вас другие люди. Именно на данном этапе в вашем сознании должны вступить в действие еще две структуры. Они касаются определения вашей работы. Помните, что несмотря на то, что в значительной мере данная методология будет относиться к сфере вашей профессиональной деятельности, я использую термин "работа" в универсальном понимании: он означает любые результаты, в достижении которых вы заинтересованы – как в частной, так и в профессиональной сфере.

В последнее время повседневная работа как таковая ставит перед большинством профессионалов сравни­тельно новую проблему: в ней будет полезно разобрать­ся в процессе поиска наиболее продуктивных систем персональной организации. А это значит, что в течение рабочего дня, в заданный момент времени вы заняты одним из трех типов деятельности:

•  выполнением запланированной работы;

•  выполнением работы по мере ее появления;

•  планированием дальнейшей работы.

Вы можете заниматься делами, записанными в пере­чнях дальнейших действий, решать проблемы по мере

поступления или обрабатывать входные материалы, чтобы решить, какие шаги нужно предпринять, сразу или позже, в соответствии со списками.

Эти соображения продиктованы здравым смыслом. Но многие люди позволяют себе увязнуть во втором типе деятельности – в работе, возникающей спонтан­но, – практически без всякого сопротивления, а два остальных типа, к вящему сожалению, остаются без внимания.

Допустим, сейчас 10:26 утра, понедельник, вы нахо­дитесь у себя в офисе. Вы только что закончили непред­виденный получасовой разговор с потенциальным кли­ентом. В результате беседы у вас накопилось три стра­ницы записей. На одиннадцать у вас назначено совеща­ние с сотрудниками, т.е. до него остается примерно пол­часа. Вчера вы допоздна засиделись с родителями своей жены и чувствуете себя несколько потрепанным (вы сказали тестю, что свяжетесь с ним по поводу… чего?). Ваш ассистент только что разложил перед вами шесть телефонных сообщений. Через два дня вам предстоит важное совещание по стратегическому планированию, к которому нужно подготовить идеи. Когда утром вы ехали на работу, начал мигать датчик топлива в машине. А когда вы встретились в коридоре с начальницей, она намекнула, что хотела бы услышать ваши идеи по пово­ду сообщения, которое отправила вам вчера, до начала встречи, назначенной на три часа дня.

Ваши системы настроены достаточно хорошо для того, чтобы помочь вам лучшим образом совладать с ситуацией, сложившейся к 10:26 утра в понедельник? Если вы по-прежнему думаете над проблемами и пыта­етесь выделить из списков только самое важное, то, оче­видно, ответ отрицательный.

Я заметил, что люди успешнее справляются с непред­виденными проблемами и кризисными ситуациями, чем с обработкой, упорядочением, пересмотром и ана-

лизом той части работы, которая не лежит на поверх­ности. Очень просто соскользнуть в режим "занятости", или "срочности", особенно если у вас на рабочем столе, в электронном ящике и в голове накопилась масса необ­работанных и практически неконтролируемых задач.

Часто заняться срочными проблемами текущего момента проще, чем разбираться с содержимым корзины, электрон­ного ящика и с остальными незамкнутыми циклами.

Фактически изрядная часть нашей жизни и работы возникает спонтанно и сразу становится наивысшим приоритетом. Действительно, в отношении большинст­ва профессионалов справедливо утверждение, что при­рода их работы требует от них готовности заниматься новыми задачами, которые постоянно возникают в раз­ных форматах. Например, вы должны уделить внимание начальнику, если он заглянет к вам и попросит зайти на несколько минут. Вы можете получить распоряжение от старшего сотрудника, которое внезапно отодвинет на второй план все остальные дела. Появились серьезные проблемы с выполнением заказа важного клиента – тогда придется сразу заняться их решением.

Все это – зов долга. Но внутренний дискомфорт возрастает, если вы не пересматриваете остальные действия в списках и не обсуждаете их с другими. По­стоянные жертвы и отказ от выполнения пунктов спис­ка допустимы только в том случае, когда вы знаете, чего не делаете. Для этого необходима регулярная обработка корзины (определение фронта работ) и постоянный пе­ресмотр полных списков всех намеченных действий.

Если вы сознательно предпочитаете решение толь­ко что возникших проблем выполнению намеченной работы, руководствуясь лучшими побуждениями, то это – лучшее решение в сложившейся ситуации. Но большинство людей нуждаются в серьезном усовершен-

ствовании способов уяснения, сортировки и пересмотра всего перечня намеченных проектов и действий. Если вы запутались в срочных делах, чувствуете дискомфорт, потому что чего-то не успеваете, то результатом будут отчаяние и внутреннее напряжение. Слишком часто причины стресса и снижения эффективности усматри­ваются в сюрпризах. Если вы знаете, что делаете и чего не делаете, то сюрпризы предоставляют вам еще одну возможность для творческой реализации и самосовер­шенствования.

К тому же, если слишком долго игнорировать кор­зину входящих материалов и списки действий, то слу­чайные проблемы, попавшие туда, могут позже всплыть на поверхность в виде аварийных ситуаций, с которыми нужно разбираться по мере возникновения: они только подливают масла в огонь.

Многие люди пользуются неотвратимостью практи­чески неиссякаемого потока спонтанных проблем как щитом, позволяющим скрыться от ответственности за определение объемов работы и ведение списков дел. Можно легко поддаться искушению и увлечься не столь важными проблемами, лежащими прямо на поверхнос­ти, особенно если ваша корзина для входящих мате­риалов и система личной организации вышли из-под контроля. Слишком часто хождение вокруг да около становится предлогом для того, чтобы забыть о бесфор­менных стопках рутинных проблем.

Именно в такие моменты сильно ощущается необ­ходимость навыков интеллектуальной работы. Боль­шинство людей воспитывались в мире, где не нужно было устанавливать четкие границы выполняемой работы и управлять многочисленными незамкнутыми циклами. Но если вы воспитали в себе навыки и уме­ния, позволяющие быстро внедрять входные сведения в четко определенную систему, то вам будет гораздо легче доверять своему внутреннему голосу, принимая

решение о том, что делать, какие дела бросить и чем заняться вместо них.

Контекст

Первое, о чем стоит задуматься, – что можно пред­принять на данном этапе, имея в распоряжении задан­ный инструментарий? У вас есть телефон? Вы можете связаться с человеком, с которым хотели бы лично об­судить три пункта повестки дня? Вы находитесь в ма­газине, где должны что-то купить? Если вы не можете совершить действия, потому что находитесь не в том месте или не располагаете нужным инструментом, то об этом не стоит беспокоиться.

Старайтесь всегда упорядочивать напоминания о даль­нейших действиях по контексту – "Звонки", "Дома", "Компьютер", "Выезды", "Вопросы для обсуждения с Джо", "Повестка заседания персонала" и т.д. Поскольку контекст является первым критерием, который всту­пает в силу при выборе дальнейших действий, отсор­тированные по контексту списки позволяют избежать ненужных сомнений, когда вы решаете, чем заняться. Если у вас намечено несколько дел, записанных в одном списке, но многие из них вы не можете выполнить в од­ном и том же контексте, то вам приходится постоянно переосмысливать весь перечень.

Если вы попали в пробку на дороге и единственное, чем вы можете заняться, – это звонки по мобильному телефону, работайте со списком звонков. Прорабаты­вайте списки дальнейших шагов таким образом, чтобы перед глазами были только те действия, которые вы мо­жете выполнить в данный момент.

Второе существенное преимущество, которое поз­воляет упорядочить все ваши действия в зависимости от необходимого физического контекста, состоит в том, что данная процедура помогает выбрать следующее активное действие в направлении решения рутинных проблем. Структура моих списков дальнейших дейст­вий позволяет определять первоочередное физическое действие до того, как я могу решить, в какой список по­местить напоминание (мне понадобится компьютер? телефон? нужно заехать в магазин?). Люди, которые со­ставляют список разных действий (т.е. список, не при­вязанный к конкретному контексту), часто не могут од­нозначно решить, каков будет их первоочередной шаг.

Часто я заставляю клиентов структурировать спис­ки по категориям на раннем этапе обработки корзины, поскольку это автоматически ставит проекты на твер­дый фундамент из реальных шагов, которые нужно предпринять, чтобы они продвигались.

Сначала уточните существенные проекты и действия

Для большинства рутинных проблем такого типа по-прежнему остается проект и/или действие, которое нужно определить. "Чаще делать зарядку" для боль­шинства людей в действительности означает: "Соста­вить программу регулярного выполнения упражнений" (проект) и "Позвонить Салли, чтобы она посоветовала тренера" (реальное активное действие). В подобных случаях существенные проекты и действия все равно нужно уточнить и упорядочить в личную систему.

Но есть некоторые вещи, которые нельзя безогово­рочно отнести к данной категории.

Сортировка материала: создание "правильных" корзин

Полная и единообразная система организации дает огромное преимущество, поскольку система позволя­ет сознанию отвлечься от рутинных забот и перейти к интуитивному принятию решений, от которого вас не будут отвлекать проблемы, оставшиеся без внимания. Но для того, чтобы вы смогли перейти в данное состоя­ние, физическая система упорядочения данных должна быть лучше системы, созданной в вашем сознании.

Для того чтобы вы могли постоянно концентрировать внима-ние на дальнейших действиях, нужна безотказная система упорядочения данных.

В этой главе я ознакомлю вас с основными этапами и инструментами процесса организации, которые понадо­бятся при обработке корзины. Во время первичной обра­ботки входящего материала вы будете создавать списки и группы проблем, которые нужно будет упорядочить, с тем чтобы в дальнейшем включить в них новые задачи. Иными словами, не обязательно создавать систему орга­низации данных моментально, на пустом месте. Она бу­дет развиваться по мере того, как вы будете обрабатывать рутинные проблемы и проверять наличие материалов.

Горизонтальное и вертикальное управление деятельностью

Вы должны осуществлять контроль над задачами, проектами и действиями в двух плоскостях – горизон­тальной и вертикальной. "Горизонтальный" контроль обеспечивает слаженность всех мероприятий, в кото­рых вы участвуете. Представьте, что ваше сознание постоянно сканирует внешнюю среду, как полицейский радар; оно может сосредоточиться на любом из тыся­чи предметов, который поглощает или требует вашего внимания в любой момент двадцать четыре часа в сут­ки. Это может быть аптека, домовладелец, ваша тетя Марта, стратегический план, обед, вянущее растение в вашем офисе, недовольный клиент или грязные туфли. Вам нужно, к примеру, купить марки, обнали­чить чек, забронировать номер в гостинице, отменить собрание персонала или сходить вечером в кино. (далее…)