Поль Саффо Подходящее время и место для обзора

Еженедельный обзор настолько важен, что вы прос­то обязаны воспитать в себе привычки, создать обста-

новку и подготовить инструментарий для его прове­дения. Когда будет создана зона спокойного контроля, о которой говорится в книге, вам уже не придется особо беспокоиться об обзоре – вы должны будете снова вер­нуться к стандартам персональной организации.

А до этого момента каждую неделю делайте все, что считаете нужным, чтобы заставить себя абстраги­роваться от повседневных проблем на пару часов – не отстраниться, а подняться хотя бы на 10 000 футов и на­верстать упущенное.

Если у вас есть такая роскошь, как рабочее про­странство в офисе, где можно как-то абстрагироваться от людей и повседневного общения, и если ваше рабо­чее время хотя бы отдаленно напоминает обычную со­рокачасовую рабочую неделю, советую выделять для обзора проблем по два часа каждую пятницу в первой половине дня. Такой выбор времени определяется тре­мя факторами.

•  События прошедшей недели, скорее всего, еще не ус­певают забыться, и вы в состоянии провести деталь­ное вскрытие ("Ах да, нужно не забыть зайти к ней и спросить…").

•  Когда вы (обязательно) наткнетесь на действия, ко­торые требуют связаться с людьми на работе, у вас еще будет время это сделать до того, как они уедут на выходные.

•  Это прекрасно – очистить все уровни вашего созна­ния, чтобы быть в состоянии развеяться и отдохнуть на выходных, когда ничто не занимает ваши мысли.

Впрочем, быть может, вы относитесь к типу людей, у которых нет традиционных выходных. Мне, напри­мер, часто приходится по субботам и воскресеньям ра­ботать не меньше, чем по средам. Но у меня есть преиму­щество (возможно, сомнительное, на первый взгляд) -

частые и долгие авиаперелеты, которые предоставляют прекрасную возможность для того, чтобы наверстать упущенное. Мой добрый друг и клиент, сотрудник круп­нейшей в мире аэрокосмической компании, соблюдает особый ритуал релаксации: каждый субботний вечер он устраивается в своем домашнем офисе и обрабатыва­ет сотни записей, сделанных на протяжении недели во время многочисленных деловых встреч.

Независимо от образа жизни, вам нужен ритуал еженедельной перегруппировки проблем. Вероятно, вы уже соблюдаете некое подобие такого (или близко­го) ритуала. В таком случае развейте в себе эту привыч­ку, добавив к ней процедуру обзора проблем с большей высоты.

Труднее всего выделить время для обзора, когда че­ловек постоянно востребован на работе или находится в домашней обстановке: такие люди совсем не распо­лагают временем на пересортировку проблем. Среди специалистов, с которыми я сталкивался, сильнее всего подвержены стрессу те, кто должен постоянно реаги­ровать на изменения в ситуации на работе (агенты по продаже акций или начальники штабов), а потом – воз­вращаться домой к паре малолетних детей и супруге, которая тоже работает. Самые везучие из них могут поз­волить себе на часок расслабиться, пока едут в поезде.

Если вы узнали себя в приведенном описании, то самой серьезной проблемой для вас станет налажива­ние процесса регулярной пересортировки проблем в те моменты, когда вы не сталкиваетесь с жизненными тя­готами непосредственно. Вам придется либо смирить­ся с необходимостью выделить время после окончания рабочего дня по пятницам, либо отвести место и время для спокойного пересмотра проблем за работой, кото­рую вы выполняете дома.

Время для оперативного обзора в сфере руководства. Я советовал многим руководящим работникам выде-

лить в своем графике по два часа каждую пятницу. Для них самой серьезной проблемой было соблюдение рав­новесия между качественным мышлением и срочными требованиями критически важных текущих интерак­тивных задач. Это – сложный момент. Впрочем, самые опытные и мудрые осознают значимость принесения срочных, на первый взгляд, дел в жертву истинно важ­ным задачам, и создают островки свободного времени для проведения подобной процедуры.

Лучшие идеи, касающиеся работы, не посетят вас, пока вы работаете.

Но даже начальники, которые регулярно выделяют время для анализа работы, часто проводят "скомкан­ный" пересмотр проблем на более приземленном уров­не, им приходится преодолевать пробел, чтобы поднять­ся на высоту 10 000 футов. Между сплошными встре­чами и суетой вокруг японского пруда во дворе, возле которого можно пить шардоне на закате, должен быть несколько более высокий уровень анализа и пересор­тировки проблем, необходимый для контроля деятель­ности и концентрации внимания. Если вы считаете, что полностью определили, уяснили и проанализировали все незамкнутые циклы, а также определили дальней­шие действия в рамках их завершения, то, наверное, вы занимаетесь самообманом.

Мышление – это сама суть, самое сложное заня-тие в бизнесе и в жизни. Строители империй тратят на интеллектуальные усилия полчаса… пока остальные предаются увеселениям. Если вы не чувствуете, что постоянно совершаете самосто­ятельные умственные усилия… значит вы поддае­тесь лени, и уже не властны над своей жизнью.

Что такое еженедельный обзор

Очень просто: еженедельный обзор – это любая про­цедура, позволяющая вам снова освободить сознание. Он затрагивает все стадии управления рабочим процес­сом – сбор, обработку, сортировку и пересмотр всех ва­ших нерешенных задач – и длится до тех пор, пока вы не сможете с уверенностью сказать: "Я четко знаю весь перечень дел, которыми не занимаюсь сейчас, но мог бы заняться, будь у меня такое желание".

В будничном, практическом контексте, требуемая последовательность действий выглядит следующим об­разом.

Разберитесь с неприкаянными бумагами. Повытас­кивайте всевозможные клочки бумаги, визитки, кви­танции, завалявшиеся в закоулках рабочего стола, в

карманах и других местах. Уложите все, что найдете, в корзину для обработки.

Обработайте свои записи. Пересмотрите все записи в учетном журнале, заметки с совещаний или записки, нацарапанные на листках из блокнота. Разложите их по соответствующим категориям: документы, требующие активных действий, проекты, ожидания, календарные события и "когда-нибудь/может быть". Упорядочьте любые справочные записи и материалы. Расставьте ма­териалы "Прочесть/просмотреть". Отнеситесь к делу с должной строгостью: проработайте все записи и идеи, касающиеся связей, проектов, новых замыслов, и вход­ные материалы, накопившиеся с момента последней за­грузки, все ненужное – выбросьте.

Календарные данные прошлых периодов. Вниматель­но просмотрите прошедшие даты в календаре, про­верьте, не осталось ли в нем напоминаний об активных шагах, справочной информации, и переместите данные в действующую систему. Вы должны быть в состоянии перенести в архив все календарные данные за прошлую неделю, не упуская ничего из виду.

Календарные данные будущих периодов. Взгляни­те на отмеченные в календаре предстоящие события (долго – и краткосрочные). Зафиксируйте действия, касающиеся организации и подготовки предстоящих мероприятий.

Выбросьте все из головы. Запишите (в соответству­ющие категории) любые новые проекты, дальнейшие действия, ожидания, возможные шаги, которые еще не зафиксированы.

Пересмотрите списки проектов (и существенных ре-зультатов). По очереди оцените состояние выполнения проектов, достижения целей и результатов; убедитесь в том, что в системе отмечено хотя бы одно решающее действие по каждому замыслу.

Пересмотрите списки дальнейших действий. Отметь­те выполненные действия. Проверьте наличие напоми­наний о дальнейших активных шагах, которые нужно предпринять.

Пересмотрите список ожиданий. Запишите любые действия, за которыми нужно проследить. Проверьте, какие ожидаемые действия выполнены.

Пересмотрите список "Когда-нибудь/может быть". Проверьте, какие проекты могли стать актуальными и, если таковые имеются, перенесите их в список проектов. Вычеркните пункты, которые вас больше не интересуют.

Просмотрите содержимое папок "Подвешенные про­блемы" и ”Сопутствующие материалы". Просмотрите все вспомогательные материалы, касающиеся текущей рабо­ты, чтобы наметить новые шаги, свершения и ожидания.

Подходите к делу творчески и действуйте решитель­но. Не появилось ли у вас каких-нибудь новых, чудес­ных, сумасшедших, творческих, заразительных, риско­ванных идей, которые можно добавить в систему?

Процедура пересмотра продиктована здравым смыс­лом, но мало кто из нас выполняет ее с максимальной эффективностью, сохраняя ясность мыслей и ощуще­ние внутреннего равновесия.

"Точка зрения" – это то самое сугубо человечес-кое решение проблемы информационной перегруз­ки, интуитивная процедура сокращения объема данных до существенного и контролируемого ми­нимального уровня…. В мире, который изобилует содержанием, точка зрения станет самым дефи­цитным ресурсом.

Многообразие систем сортировки справочной информации

Существует несколько способов организации спра­вочного материала и множество инструментов, которые можно для этого использовать. Ниже приводится крат­кое описание некоторых из наиболее распространенных способов организации.

•  Общее  хранилище  справочных  материалов -   бу­мажных и электронных.

•  Объединение материалов в большие категории.

•  "Ролодексы" и носители контактной информации.

•  Библиотеки и архивы.

Общее хранилище справочных материалов. Хоро­шая система сортировки имеет критическое значение для обработки и упорядочения материалов. Она край­не необходима для упорядочения больших объемов бумажных материалов, которые обладают ценностью по той или иной причине. Общая система сортировки справочной информации формируется в процессе об­работки "корзины". Вы должны быть в состоянии без труда поместить в хранилище любой клочок бумаги, к которому вам захочется обратиться позднее, причем система должна быть достаточно неформальной и до­ступной для того, чтобы этот клочок бумаги можно было уложить в алфавитный перечень, не отвлекаясь от текущей работы. (Если у вас еще нет такой системы, вернитесь к главе 4.)

Ваша система организации данных должна представлять собой простую библиотеку, к которой можно без труда об­ратиться, а не только напоминание о действиях, проектах, приоритетах и перспективах.

Большинству людей хватает от двухсот до четы­рехсот папок с бумажными справочными материала­ми общего характера и от тридцати до ста электрон­ных папок.

Объединение материалов в большие категории. Лю­бая тематическая информация, для хранения которой нужно более пятидесяти папок, должна быть помещена в отдельный раздел или ящик, где данные отсортирова­ны по единственному критерию. Например, если вы за-

нимаетесь слиянием двух корпораций и сталкиваетесь с массой бумаг, можете выделить два или три шкафа целиком под документацию, возникающую в процессе работы. Если вы увлекаетесь садоводством, яхтенным спортом или приготовлением еды, то вам, возможно, понадобится целый ящик для папок, чтобы хранить всю документацию, касающуюся вашего хобби.

Помните, что если "предмет рассмотрения" предпо­лагает наличие вспомогательных материалов, которые могут смешаться с другими тематическими сведения­ми, то вам, вероятно, придется выбирать, где держать данные: в общем хранилище или в специализирован­ных папках для справочной информации. Когда вы чи­таете интересную статью о живых изгородях и хотите сохранить ее, куда она попадет: в шкаф под названием "Садоводство" или в общую систему, вместе с други­ми сведениями по домоводческим проектам? Общее правило таково: лучше всего придерживаться одной целостной системы хранения ссылочных сведений; ис­ключение составляет только ограниченный диапазон отдельных тем.

"Ролодексы" и носители контактной информации. Значительная часть информации, которую вам нуж­но держать у себя, непосредственно касается людей из вашего окружения. Это может быть контактная инфор­мация всех типов – номера домашних, рабочих, мо­бильных телефонов, адреса, факсы, электронные адреса и т. д. Многие также хранят сведения о днях рождения членов семьи друзей и коллег, об их увлечениях, люби­мых винах и блюдах и т.д. В более официальной рабо­чей обстановке приходится отслеживать даты приема на работу, оценки производительности, цели и задачи, а также другие потенциально полезные сведения, необ­ходимые для развития трудового персонала.

Раздел телефонов и адресов в большинстве блокно­тов, которые продавались на протяжении последних пя-

тидесяти лет, вероятно, является наиболее популярным (наряду с календарем). Важно отметить, что речь идет о сугубо справочном материале. От вас не требуется ни­каких действий – это только информация, доступ к ко­торой может понадобиться в будущем.

Итак, нет особого секрета в том, как организовать информацию: все определяется характером ваших ин­дивидуальных нужд. Повторяю: проблемы начинаются, когда люди пытаются использовать свои электронные адресные книги фирмы Rolodex для напоминания о на­меченных делах. Такой подход не работает. Если все действия, касающиеся ваших знакомых, будут опреде­лены и упорядочены в списки напоминаний, телефон­ные и адресные системы будут обычными адресными книгами.

В данном случае единственный вопрос, на который предстоит ответить, будет состоять в следующем: сколь­ко информации нужно хранить, где и на каких носите­лях, чтобы иметь к ней постоянный доступ. Для этого не существует идеальных инструментов, но по мере того как малогабаритные цифровые носители становит­ся все легче применять и подсоединять к большим ба­зам данных, у вас появляется возможность оперировать большими объемами данных с меньшими затратами.

Библиотеки и архивы: персонифицированный уровень. Потенциально полезная информация располагается на многих уровнях. Вы, вероятно, могли бы найти любые сведения, будь у вас воля докопаться до них. Ответы на вопросы, какой объем информации хранить у себя, в каких пределах и в какой форме, будут меняться в за­висимости от характера ваших потребностей и умения обращаться с данными. По отношению к вашей личной организованности и производительности данный воп­рос не является ключевым, поскольку все ваши про­екты и действия упорядочены в систему, с которой вы регулярно работаете. Таким образом, справочный мате-

риал в любой форме представляет собой данные, кото­рые нужно зафиксировать и сделать доступными в со­ответствии с вашими требованиями и наклонностями.

Если материал носит сугубо справочный характер, то единс-твенный вопрос состоит в том, оправдывает ли он затраты места и времени, необходимые для его хранения.

Определенная степень согласованности позволяет упростить некоторые вещи. Какие сведения требуются постоянно? Их следует поместить в пресловутый блок­нот или ввести в память цифрового секретаря? Какие данные требуются для деловых встреч и выездных ме­роприятий? Поместите их в портфель, пакет, ранец или сумку. Что может понадобиться для работы в офисе? Эти сведения следует поместить в личную файловую систему или в память компьютера, подключенного к сети. А как насчет ситуаций, возникающих в процес­се работы? Материалы, относящиеся к ним, можно хранить в архиве отдела или в памяти внесистемного запоминающего устройства. Что можно при необходи­мости всегда найти в Интернете? Если информация по­надобится вам после отключения от сети, распечатайте данные, пока вы подключены, и сохраните их в файл, который затем можно будет взять с собой на внешнем носителе.

Индивидуальная организация справочного матери­ала обусловлена чисто логическими соображениями. В данной категории важнее всего разграничить пробле­мы, подразумевающие активное решение, и данные, не требующие от вас никаких действий. Как только вы это сделаете, у вас появится абсолютная свобода для упо­рядочения и сортировки необходимого объема ссылоч­ного материала. Такое решение сугубо индивидуально: оно зависит от соотношения между ценностью получен-

ной информации и затрат времени и сил, необходимых для ее записи и хранения.

"Когда-нибудь/может быть"

Последняя проблема в рамках системы организа­ции заключается в том, как отслеживать задачи, кото­рые нужно будет пересмотреть в будущем. К ним могут относиться самые разнообразные задачи: от поездки, запланированной на неопределенное будущее, до про­ектов, намеченных на следующий фискальный год, или навыков, которыми вы хотите овладеть. Для полномас­штабного внедрения данной модели вам понадобится что-то вроде хранилища "замороженных" дел.

Дела, которыми вы планируете заняться когда-нибудь (мо-жет быть), ни в коем случае не являются мусором. Они могут входить в число самых интересных творческих замыслов, ко­торые рождаются у вас на протяжении всей жизни.

Есть несколько способов архивирования проблем для будущего рассмотрения, которые позволяют выбросить их из головы и освободить ваше сознание. Вы можете вносить проблемы в списки "когда-нибудь/может быть" различного рода, оставлять напоминания в календаре или "памятной книжке".

Справочные материалы

Значительную долю материалов, которые оказыва­ются у вас на рабочем столе и накапливаются в вашей жизни, составляет справочная информация. От вас не требуется никаких активных действий, но речь идет об информации, которую вы хотите оставить у себя по раз-

ным причинам. Ваши ключевые решения будут содер­жать ответы на следующие вопросы: какое количество материала имеет смысл держать у себя, сколько места ему отвести, в какой форме его хранить и где. В значи­тельной мере ответы будут определяться индивидуаль­ными или организационными мотивами, основанными на юридических или логических доводах или личных предпочтениях.

Психологическая проблема, с которой сталкивается большинство людей, имеющих дело с рутиной, состоит в том, что она остается "рутиной": они не могут решить, что требует от них активных действий, а что – нет. Если вы четко уяснили, что есть что, ссылочный материал не должен вызывать у вас чувства внутреннего напря­жения или незавершенности: он должен стать вашей библиотекой. В таком случае единственный вопрос, на который вам следует ответить: насколько большая биб­лиотека вам нужна. После того, как вы полностью внед­рите данную методологию управления деятельностью, можете чувствовать себя абсолютно свободно в рамках предоставленного пространства (физического или вир­туального). Увеличив размеры дискового пространства на своем компьютере, я стал хранить значительно боль­ше электронных сообщений, чем раньше. По-моему, чем больше, тем лучше: ведь увеличение объемов сугубо ссылочных материалов не увеличивает психологичес­кой нагрузки.

Организация спонтанного проектного мышления

В главе 3 я уже упоминал о том, что вам в голову час­то будут приходить идеи по проектам, которые не обя­зательно окажутся дальнейшими действиями. Эти идеи попадают в широкую категорию "сопутствующих мате­риалов" и могут представлять собой что угодно: от пла­нов на предстоящий отпуск до уяснения ключевых ком­понентов проектного плана. Идея может прийти вам в голову, когда вы за рулем, слушаете новости по радио или читаете интересную статью. Как вы поступаете с ними?

Нет нужды упускать идеи, касающиеся определенного про-

екта, предмета или темы.

Мой совет таков: не забывайте, где у вас хранятся све­дения по проекту или теме, как вы можете их дополнить в данном формате и где вы можете сохранить более об­ширные объемы тематического материала. У большинст­ва профессионалов есть несколько способов хранения вспомогательных материалов, в том числе прикрепление

заметок к пунктам списка, организация цифровой ин­формации в электронные сообщения и/или базы данных, ведение бумажных папок и записей в блокнотах.

Прикрепленные заметки. Большинство организаци­онных программ позволяют прикрепить электронную "заметку" к списку или календарю. Если вы храните спи­сок проектов на компьютере, то можете перейти к про­екту, о котором думали, открыть или прикрепить к нему "заметку" в цифровом формате и впечатать туда идею – это прекрасный способ фиксации проектного мышления "на обратной стороне конверта". Если ваш список проек­тов составлен на бумаге, можете прикрепить самоклею-щийся листок под соответствующим пунктом основного списка или к отдельному документу, где указана пробле­ма. В любом случае не забывайте взглянуть на прикреп­ленные данные, когда будете просматривать проект, что­бы с пользой задействовать информацию.

Электронная почта и базы данных. Электронные сообщения, содержащие ценную информацию по про­ектам, можно хранить в специальной папке (следуйте приведенным ранее инструкциям, касающимся списка "@Действия": например, заведите список под названи­ем "@Проекты"). Если вы еще не завели более подроб­ной электронной базы данных для упорядочения своих мыслей по проекту или теме, то она тоже может вам пригодиться. Например, если ваша компания пользует­ся программой Lotus Notes, можете создать базу данных по проектам либо для собственного пользования (на своем ПК), либо для всех, кто подключен к локальной сети4. Имеет смысл ознакомиться с базами данных неко-

4 Многие пользователи пакета Lotus Notes даже не подоз­ревают, в чем заключается одна из мощнейших возможностей данной программы. Если данная программа установлена на ва­шем компьютере, посоветуйтесь со штатным консультантом по информационным ресурсам, попросите, чтобы он запросил сис­темное разрешение и показал вам, как активизировать данную возможность.

торых других типов, присутствующих на рынке, – даже если кроме вас никто не собирается ими пользоваться. Тогда вы научитесь вырезать и вставлять фрагменты электронных страниц и сообщений, размещать данные в определенной тематической категории или просто заносить идеи в компьютер. Не забудьте ознакомить­ся с технологией и инструментарием, уже имеющимся в вашем распоряжении: освоив все списки и приложе­ния, установленные, к примеру, на цифровом блокноте Palm, вы получите дополнительные возможности фик­сирования идей "на обороте конверта".

Традиционные папки. Наличие отдельной папки, по­священной каждому проекту, весьма резонно, если вы собираете бумажные материалы; возможно, данный под­ход не отличается высокой степенью автоматизации, но, тем не менее, является элегантным решением. Легкость и простота в обращении позволяют создать хорошую сис­тему сортировки – заведите папку для клочков бумаги, на которых вы делали заметки в ходе совещания.

Страницы в блокнотах. Существенное преимущест­во бумажных отрывных блокнотов состоит в том, что вы можете посвятить целую страницу или несколько страниц одному проекту. Я годами вел блокнот сред­него формата, в начале которого был расположен спи­сок проектов, а в конце – перечень вспомогательных материалов по ним: там всегда было несколько чистых страниц для записи любых случайных идей, планов или деталей проектов из списка.

Каждый из описанных методов может быть весьма эффективен при организации проектного мышления. Главное, не забывайте выполнять действия, о которых говорится в заметках, и просматривайте записи с перио­дичностью, соответствующей природе проекта.

Советую сразу же избавиться от массы заметок, ко­торые утратили свою актуальность или релевантность, чтобы система не  "застаивалась".  Я  обнаружил,  что

фиксировать идеи подобного рода весьма полезно, по­скольку они помогают мыслительному процессу, а от­нюдь не потому, что я обязательно задействую каждую из них (большинство я так и не использую!). Я пытаюсь следить за тем, чтобы устаревшие идеи не задержива­лись в списках слишком долго, и не делать вид, что они полезны, если они таковыми не являются.