Истоки моей методики

Я научился этой простой, но необычайно полезной методике двадцать лет назад у своего давнего друга и наставника в консультационной сфере Дина Ачесона (никакого родства с бывшим государственным секрета­рем). Дин долгое время консультировал должностных лиц и выяснял, что необходимо для устранения психо­логических барьеров, возникающих в сознании многих людей по отношению к проектам и ситуациям, в кото­рых они оказались. В один прекрасный день он просто начал по очереди подбирать листки бумаги со стола од­ного сотрудника, заставляя его решать, каким должно быть первоочередное действие, необходимое для про­движения каждого проекта. Результаты не заставили себя долго ждать и оказались настолько значительны­ми, что Дин потратил годы на совершенствование ме­тодологии, используя один и тот же вопрос для обра­ботки корзины входящих материалов. С тех пор мы оба

проконсультировали и натренировали тысячи людей, и наша техника по-прежнему остается непревзойденной. Она помогает значительно улучшить как производи­тельность, так и душевное состояние людей, позволяя ему определить первоочередное действие, необходимое для того, чтобы сдвинуть дело с мертвой точки.

Что такое еженедельный обзор

Очень просто: еженедельный обзор – это любая про­цедура, позволяющая вам снова освободить сознание. Он затрагивает все стадии управления рабочим процес­сом – сбор, обработку, сортировку и пересмотр всех ва­ших нерешенных задач – и длится до тех пор, пока вы не сможете с уверенностью сказать: "Я четко знаю весь перечень дел, которыми не занимаюсь сейчас, но мог бы заняться, будь у меня такое желание".

В будничном, практическом контексте, требуемая последовательность действий выглядит следующим об­разом.

Разберитесь с неприкаянными бумагами. Повытас­кивайте всевозможные клочки бумаги, визитки, кви­танции, завалявшиеся в закоулках рабочего стола, в

карманах и других местах. Уложите все, что найдете, в корзину для обработки.

Обработайте свои записи. Пересмотрите все записи в учетном журнале, заметки с совещаний или записки, нацарапанные на листках из блокнота. Разложите их по соответствующим категориям: документы, требующие активных действий, проекты, ожидания, календарные события и "когда-нибудь/может быть". Упорядочьте любые справочные записи и материалы. Расставьте ма­териалы "Прочесть/просмотреть". Отнеситесь к делу с должной строгостью: проработайте все записи и идеи, касающиеся связей, проектов, новых замыслов, и вход­ные материалы, накопившиеся с момента последней за­грузки, все ненужное – выбросьте.

Календарные данные прошлых периодов. Вниматель­но просмотрите прошедшие даты в календаре, про­верьте, не осталось ли в нем напоминаний об активных шагах, справочной информации, и переместите данные в действующую систему. Вы должны быть в состоянии перенести в архив все календарные данные за прошлую неделю, не упуская ничего из виду.

Календарные данные будущих периодов. Взгляни­те на отмеченные в календаре предстоящие события (долго – и краткосрочные). Зафиксируйте действия, касающиеся организации и подготовки предстоящих мероприятий.

Выбросьте все из головы. Запишите (в соответству­ющие категории) любые новые проекты, дальнейшие действия, ожидания, возможные шаги, которые еще не зафиксированы.

Пересмотрите списки проектов (и существенных ре-зультатов). По очереди оцените состояние выполнения проектов, достижения целей и результатов; убедитесь в том, что в системе отмечено хотя бы одно решающее действие по каждому замыслу.

Пересмотрите списки дальнейших действий. Отметь­те выполненные действия. Проверьте наличие напоми­наний о дальнейших активных шагах, которые нужно предпринять.

Пересмотрите список ожиданий. Запишите любые действия, за которыми нужно проследить. Проверьте, какие ожидаемые действия выполнены.

Пересмотрите список "Когда-нибудь/может быть". Проверьте, какие проекты могли стать актуальными и, если таковые имеются, перенесите их в список проектов. Вычеркните пункты, которые вас больше не интересуют.

Просмотрите содержимое папок "Подвешенные про­блемы" и ”Сопутствующие материалы". Просмотрите все вспомогательные материалы, касающиеся текущей рабо­ты, чтобы наметить новые шаги, свершения и ожидания.

Подходите к делу творчески и действуйте решитель­но. Не появилось ли у вас каких-нибудь новых, чудес­ных, сумасшедших, творческих, заразительных, риско­ванных идей, которые можно добавить в систему?

Процедура пересмотра продиктована здравым смыс­лом, но мало кто из нас выполняет ее с максимальной эффективностью, сохраняя ясность мыслей и ощуще­ние внутреннего равновесия.

"Точка зрения" – это то самое сугубо человечес-кое решение проблемы информационной перегруз­ки, интуитивная процедура сокращения объема данных до существенного и контролируемого ми­нимального уровня…. В мире, который изобилует содержанием, точка зрения станет самым дефи­цитным ресурсом.

Сократите до минимума число корзин для входящих материалов

Число корзин для входящей информации должно быть не меньше, чем вам нужно, но не должно превы­шать количества, которым вы можете обойтись. Данная функция должна быть доступна для вас в любой ситуа-

ции, поскольку сведения, которые вы захотите зафик­сировать, могут появляться практически где угодно. Однако если у вас слишком много зон, отвечающих за сбор информации, вы не сможете легко и регулярно об­ращаться к ним.

Избыток корзин редко составляет проблему, если речь идет об автоматизированных средствах; реальная возможность усовершенствовать процесс сбора инфор­мации для большинства людей – упорядочить руко­писные материалы и содержимое настольных лотков. Письменные заметки нужно систематизировать и об­рабатывать, а не оставлять пылиться в стопках бумаг, блокнотах и ящиках стола. Письменные материалы нужно аккуратно складывать в лотки, а не распихивать по разнообразным стопкам бумаг и любым доступным уголкам вашего мира.

(далее…)

Проблемы сбора информации

На этапе сбора материала вы можете столкнуться с одной или несколькими из следующих проблем.

•  У вас накопилось гораздо больше материала, чем мо­жет поместиться в одну корзину.

•  Вы можете сразу перескочить на этап чистки и упо­рядочения материала.

•  Определенная часть рутинных проблем уже собрана и упорядочена.

•  Возможно, есть какие-то важные проблемы, которые не следует откладывать на потом.

Что делать, если предмет слишком велик для кор­зины? Если вы не можете физически уложить предмет

в корзину, напишите записку на листке бумаги разме­ром с конверт, который будет представлять данную проблему. (далее…)

Сбор воедино всей "незавершенки&quot

Чтобы избежать "утечки информации", вам следует собрать воедино и записать ссылки и упоминания обо всех незавершенных делах ("незамкнутых циклах", как я назвал их в предыдущей главе) на данном этапе вашей жизни, то есть о любых аспектах – частного или про­фессионального характера, серьезных или несуществен-

ных, важных или маловажных, которые, на ваш взгляд, требуют изменения и вызывают у вас хотя бы малейшее внутреннее желание исправить ситуацию.

Многие дела, которые вам предстоит сделать, накап­ливаются сами собой, пока вы читаете эту книгу. Вам приходит почта, служебные письма опускаются на ваш стол, ваш компьютер атакует поток электронных пос­ланий, накапливаются голосовые сообщения. Но, в то же время, вы собираете вокруг себя и в своем сознании проблемы, которые требуют разрешения уже давно. (далее…)