Отложенные дела

Есть две группы проблем, кроме мусора, которые не требуют срочных действий, но должны храниться в вашей системе. Еще раз обратим внимание на то, что крайне важно отделить проблемы, которые требуют ак­тивных действий, от проблем, не предполагающих ни­каких срочных шагов с вашей стороны. Если вы этого не сделаете, то остановитесь в нерешительности перед ворохом бумаг, стопками папок и списков, не зная, что делать и с чего начать.

Допустим, вы обнаружили что-то интересное в слу­жебном письме или электронном сообщении, где из­ложена идея проекта, который вы, возможно, захотите осуществить, не сегодня, а когда-нибудь. Может быть, вы захотите вернуться к этой идее позже, чтобы пере­смотреть возможность принятия определенных мер по ее реализации. Например, у вас в корзине "Входящие" оказывается брошюра, рассказывающая о следующем сезоне в местном зале симфонической музыки. (далее…)

Почему дела занимают ваши мысли

Чаще всего причина, по которой проблема "занимает ваши мысли", – это ваше желание изменить что-то в те­кущем положении вещей, но:

•   вы не уточнили, какого именно результата вы хотите
достичь;

•  вы не решили, какие первоочередные шаги следует предпринять и (или)

•  вы не упорядочили напоминания о результате и тре­буемых действиях в надежную систему.

Вот почему проблема не дает вам покоя. Пока пе­речисленные мысли не уяснены, решения не приняты, а результирующие сведения не упорядочены в систему, к которой вы с абсолютной уверенностью будете об­ращаться ровно столько раз, сколько нужно, ваше со­знание не может расслабиться. Вы можете обманывать кого угодно, но вы не сможете обманывать собственный разум. (далее…)

Энн Мак-Ги Купер

Вы никогда не почувствуете удовлетворения от соб­рания коллектива, если не будете знать, в чем состояла его цель. И если вы хотите спать спокойно, то лучше вам найти удовлетворительный ответ на вопрос, почему вы уволили вице-президента по маркетингу или наняли от­чаянного магистра делового администрирования на пост финансового директора. Вы никогда точно не узнаете, хо­рош ли составленный вами бизнес-план, пока не оцените его по критерию успешности, который определяется от­ветом на вопрос: "Для чего нам нужен бизнес-план?"

Вопрос "Зачем?" определяет критерии принятия ре­шений. Как вы принимаете решение насчет того, стоит ли тратить деньги на печать полноцветной брошюры или можно обойтись двухцветной? Откуда вы знаете, стоит ли прибегать к услугам крупной фирмы Web-ди­зайна для разработки вашего нового сайта?

Часто единственный способ принятия спорного решения – возвращение к поставленной цели.

Все возвращается к цели. (далее…)

Определение необходимого временного промежутка

Я советую вам выделить отрезок времени на иници­ализацию процесса и подготовку рабочего места с над­лежащим пространством, обстановкой и инструмента­рием. Надлежащая подготовка и организация рабочего пространства позволяет уменьшить ваше подсознатель­ное сопротивление необходимости решения рутинных проблем и даже повысить ваш интерес к ним: вам за­хочется сесть и обдумать входную информацию и по­ставленные задачи. Идеальные временные рамки для большинства людей составляют два полных рабочих дня. (Впрочем, не стоит унывать, если в вашем распо­ряжении меньше времени: выполнить действия, кото­рые я рекомендую, будет полезно независимо от того, насколько много или мало времени вы им уделите. Что-

бы описанные приемы и принципы оправдали себя, не нужно ждать два дня – они начнут приносить плоды практически сразу). Весь процесс сбора информации может занять до шести часов, а для обработки и опре­деления дальнейших действий по каждой проблеме, ко­торую вы хотите зафиксировать на внешнем носителе и включить в свою систему управления деятельностью, запросто может потребоваться еще восемь часов. Ко­нечно, вы можете собирать воедино и обрабатывать все свои текущие задачи по частям, но гораздо проще будет "за один присест" определить первоочередные шаги по каждой из важнейших проблем.

(далее…)

Эдвард Гиббон

Традиционные подходы к распределению времени и персональной организации в свое время были весьма полезны. Они служили надежными ориентирами для персонала, который как раз переходил от режима про­изводственного конвейера к работе нового типа, пред­полагавшей выбор дальнейших действий и принятие ре­шений о том, когда их осуществить. Когда "время" само по себе превратилось в фактор труда, индивидуальные рабочие графики стали ключевым инструментом. (Даже в 1980-е годы некоторые специалисты считали, что на­личие карманной записной книжки составляет основу

персональной организованности, да и сегодня многие считают свой блокнот основным инструментом конт­роля над ситуацией). Помимо распределения времени, возникла необходимость принятия решений о том, как действовать. Списки приоритетов и перечни задач на каждый день стали основными инструментами, кото­рые люди разработали, чтобы хоть как-то упорядочить свой выбор возможных дальнейших действий. (далее…)