Факторы успешного сбора информации

К сожалению, самого факта наличия корзины "Вхо­дящие" недостаточно для того, чтобы она была функци­ональной. У большинства людей есть какие-то средства для сбора информации, но обычно они в большей или меньшей степени неконтролируемы. Давайте рассмот­рим три необходимых условия эффективного сбора ин­формации:

1. Каждый незамкнутый цикл нужно выбросить из го­ловы и поместить в систему сбора информации.

2.  Старайтесь обходиться минимальным количеством "емкостей" для сбора информации.

3.  Вы должны регулярно  освобождать корзины для входящей информации.

Джордж Сантаяна

Согласитесь: речь идет о неком высшем здравом смысле. Знание и четкое понимание цели любой деятель­ности составляют основу ясности, творческого развития и успешного сотрудничества. Но здравый смысл не при­меняется повсеместно просто потому, что нам свойст­венно, создавая вещи, увлекаться результатами своего труда и упускать из виду свои истинные и изначальные намерения.

Проведя тысячи часов в различных офисах, со мно­жеством искушенных работников, я понял, что вопрос "Зачем?" нельзя оставлять без внимания. Когда люди жалуются, что у них запланировано слишком много встреч, мне приходится спрашивать: "А какова цель этих встреч?". Когда меня спрашивают: "Кого следует пригласить на планерку?", я отвечаю: "А в чем ее цель?" Пока не получены ответы на мои вопросы, невозможно верно ответить на вопросы, заданные клиентами.

Эрик Хоффер

Сегодня, когда речь заходит о том, в чем состоит наша работа, или о том, какие входные данные и в каком количестве необходимы для ее успешного выполнения, цели становятся расплывчатыми. Мы воспринимаем колоссальные объемы информации и сообщений из внешнего мира и генерируем столь же огромное коли­чество идей и компромиссов с собой и окружающими в мире внутреннем. И мы оказываемся не подготовлен­ными к тому, чтобы обрабатывать эту массу внутренних и внешних сигналов.

Чем больше я спешу, тем сильнее отстаю.

Упорядочивание идей

Если вы полностью освободили свое сознание от все­го, что пришло вам в голову на этапе мозгового штурма, то вы увидите, что появляется естественная схема орга­низации идей. Как говорил мой школьный учитель ан­глийского, как только вы выбросите все идеи из головы и они окажутся у вас перед глазами, вы сразу заметите естественные связи между ними и определите наметив­шуюся структуру. Именно эту процедуру имеет в виду большинство людей, говоря о планах проектов.

(далее…)

Простой пример: планирование ужина в ресторане

Что послужило поводом вашего последнего ужина в ресторане? Это мог быть любой набор стимулов – же­лание утолить голод, пообщаться с друзьями, отпраз­дновать торжественное событие, подписать деловое соглашение или завязать роман. Как только любой из этих поводов превратился в реальное побуждение, кото­рое вы хотели развить, вы начали строить планы. Ваше намерение превратилось в цель и автоматически запус­тило процесс внутреннего планирования. Ваши принци­пы определили границы вашего плана. Вы, вероятно, не задумывались над принципами ужина в ресторане, но вы планировали выход в рамках этих принципов: у вас есть требования к пище и обслуживанию, цене, удобст­ву, и комфорту – и все они могли сыграть свою роль. В любом случае, цель и принципы стали движущей си­лой и определили границы ваших планов.

(далее…)