Отложить

Вероятно, в вашей корзине найдутся вещи, о кото­рых вы подумаете: "Сейчас в рамках решения этой проб­лемы не нужно предпринимать никаких действий, но они могут понадобиться в будущем". Примером может служить:

•  Рекламное объявление о завтраке в торговой палате, где будет выступать докладчик, которого вы хотели бы послушать; но до назначенной даты еще две не­дели, и пока еще не известно, будете вы в это время дома, за городом или в деловой поездке.

•  Повестка совещания совета директоров, на которое вас приглашают через три недели. От вас не требу­ется никаких действий: вам нужно будет только еще раз просмотреть повестку за день до совещания.

•  Реклама следующей версии программы Quicken для управления личными финансовыми средствами. Вам действительно нужна очередная версия? Вы не знаете… нужно подумать еще недельку.

•  Идея о чем-то, что вы хотели сделать во время соб­рания отдела продаж в следующем году. Сейчас от вас ничего не требуется, но хотелось бы, чтобы вам напомнили об этом, когда придет время вплотную заняться планированием.

•  Напоминание о том, чтобы пойти на курсы акварель­ной живописи, на которые у вас сейчас совершенно нет времени.

Что делать с подобными документами? Есть два ра­бочих варианта:

•  Поместить их в список "когда-нибудь/может быть".

•  Занести их в календарь или картотеку.

Идея всех этих процедур состоит в том, что они поз­воляют выбросить проблемы из головы и четко знать, что какое-нибудь напоминание о дальнейших действи­ях всплывет в нужное время. Более подробно речь об этом пойдет в следующей главе, посвященной организа­ции проблем. А пока что просто запишите напоминания на самоклеющихся листках, надпишите их "возможно" или "напомнить 17 октября" и перенесите в категорию "подвешенных" дел, которые требуют дальнейшей сор­тировки1.

Мусор

Если вы следовали моим указаниям, то наверняка уже выбросили изрядное количество материала. Так­же, скорее всего, клали в корзину предметы, которые

больше не понадобятся. Так что не удивляйтесь, если придется выбросить массу мусора в процессе обработки рутины.

Обработка всего накопившегося материала позво­лит четко уяснить, что нужно и чего не следует делать. Один директор фонда, с которым я работал, обнаружил, что скопил у себя слишком много (тысячи) электрон­ных сообщений, на которые вовсе не собирался отве­чать. Он сказал мне, что применение моей методики за­ставило его "сесть на диету": он стал более скрупулезно выбирать, какие незавершенные дела оставлять в своей жизни, а какие материалы выбрасывать. Вероятно, пе­ред вами тоже встанет вопрос: стоит ли оставлять мате­риал для последующего обращения. Для меня есть два возможных варианта ответа:

•  Если сомневаетесь, выбросьте материал на помойку.

•  Если сомневаетесь, оставьте материал у себя.

Выбирайте. Я считаю, что оба подхода хороши. Нуж­но просто доверять своей интуиции и реально оценивать свои возможности. Большинство людей испытывает страх перед процессом в целом, поскольку их системы никогда не работали надлежащим образом и не имели четких границ. Если вы проведете четкое различие меж­ду справочной информацией, ресурсами и материалом, который требует выполнения активных действий, и если ваша система хранения ссылочных данных прос­та и функциональна, вы сможете без труда поместить в нее все проблемы, с которыми в состоянии справить­ся. Поскольку не требуется применения никаких актив­ных действий, проблема сводится к наличию физичес­кого пространства и ресурсов.

Специалисты в сфере упорядочения материалов предлагают более подробные инструкции, а ваш сек­ретарь может составить специальное расписание, где сказано, сколько времени нужно уделять различным

типам документации. Я предлагаю четко уяснить разли­чие между материалами, которые требуют от вас актив-ных действий, и всей остальной информацией. Как только становится ясно, что применения активных действий не требуется, перед вами открывается множество вариантов.

А если никакие действия не нужны?

Скорее всего, часть содержимого корзины не бу­дет предполагать никаких активных действий с вашей стороны. К данной категории материала относятся три типа предметов:

•  Мусор.

•  Материал, который следует отложить на какое-то время.

•  Материал, который нужно взять на заметку на бу­дущее.

Ключевой вопрос в процессе обработки информации: "Каковы дальнейшие действия?&quot

Вы все поняли. Вы будете рассматривать проблемы одну за другой. И вы будете принимать четкое решение о том, каким будет следующий шаг к решению каждой из них. На первый взгляд, в этом нет ничего сложного

(и так оно и есть), но вам придется хорошенько поду­мать. По большей части, первоочередные шаги не будут очевидными – их придется определять.

Я похож на москита в палаточном городке нудис-тов; я знаю, что мне нужно, но не знаю, с чего начать.

Не кладите ничего обратно в корзину

У документа, находящегося в корзине, есть только один путь – из корзины. Именно таков смысл древней пословицы, которая советует "только раз обращаться к каждому делу", хотя концепция одноразового обраще­ния к проблеме на самом деле плохая идея. Если бы вы придерживались данного принципа, то у вас никогда не появилось бы списка дел: все проблемы решались бы по мере их возникновения. Эта концепция резко снизила бы эффективность и темп вашей работы, потому что большинство возникающих задач нельзя решить сразу после того, как вы узнаете об их существовании. Совет актуален в том смысле, что нужно отказаться от вредной привычки постоянно доставать предметы из корзины и класть их обратно, так и не решив, что с ними делать. Более удачное напутствие звучало бы так: "Когда в пер­вый раз достаете предмет из корзины, сразу решайте, как с ним поступить и куда его определить. Никогда не кладите ничего обратно в корзину".