Выделение ключевых сфер деятельности и ответственности

Такие цели, как поддержание хорошей физической формы или физическое здоровье и жизненная энер­гия", вероятно, все равно нужно будет внести в какой-то справочный контрольный список, к которому вы буде­те регулярно обращаться. В вашем сознании постоянно формируется множество новых представлений о жела­емых результатах, стандартов и альтернативных вари­антов поведения, и знать, что они собой представляют в конкретный момент, всегда полезно.

Ранее я предположил, что существует как минимум шесть четких уровней "работы", каждый из которых тре­бует отдельного рассмотрения и анализа. Полный пере­чень всего, что кажется вам важным и занимает ваше внимание на каждом из этих уровней, мог бы составить огромный контрольный список. В него могут войти:

•  карьерные цели;

•  работа;

•  семья;

•  взаимоотношения;

•  общество;

•  здоровье и жизненная энергия;

•  финансовые ресурсы;

•  творческое самовыражение.

А затем, когда вы спуститесь на уровень ниже, вам могут потребоваться напоминания, касающиеся ос­новных сфер ответственности, сотрудников, ценнос­тей и т.д. Их перечень может содержать следующие пункты:

•  моральный климат в коллективе;

•  процессы;

•  сроки;

•  аспекты кадровой политики;

•  рабочая нагрузка;

•  сообщение.

Все эти пункты по очереди могут быть включены в списки вашей индивидуальной организационной сис­темы в качестве напоминаний о том, как поступать, что­бы не сбиться с курса и удержаться наплаву.

Список "когда-нибудь/может быть&quot

Весьма вероятно, что, полностью расчистив все за­коулки своего сознания при сборе содержимого мыс­ленной оперативной памяти, вы наткнулись на дела, в необходимости выполнения которых не уверены. "Изучить испанский язык", "купить лошадь для Мар­си", "покорить гору Вашингтон" и "построить коттедж для гостей" – типичные проекты, относящиеся к дан­ной категории.

Если вы еще не создали список "Когда-нибудь/мо­жет быть" в той организационной системе, которую выбрали, я рекомендую вам это сделать. Заполняйте список всевозможными проблемами подобного рода, о которых сможете вспомнить, – этот процесс вызовет у вас прилив разнообразных творческих идей.

Вас, возможно, удивит тот факт, что некоторые из проблем, которые вы заносите в список, будут приходить вам в голову без видимых умственных усилий. Если вы позволите силе воображения изменить ваше мировос­приятие и производительность, то без труда заметите, как ощутимое присутствие списка "Когда-нибудь/мо­жет быть" может внести массу интересных приключе­ний в вашу жизнь и работу. Мы склонны использовать возможности, если уже обнаружили их и признали, что они осуществимы. Я, несомненно, испытал данный при­нцип на собственном опыте: обучение игре на флейте и яхтенному спорту начались для меня именно с этой категории. Кроме вашей корзины, есть два обильных источника замыслов для списка "Когда-нибудь/может быть": речь идет о вашем воображении и списке теку­щих проектов.

Создайте арсенал на базе творческой мысли. Чем бы вы хотели когда-нибудь заняться, будь у вас время, де­ньги и желание? Предлагаю вам составить свой список "Когда-нибудь/может быть". К типичным категориям относятся:

•  вещи, которые необходимо купить или соорудить для дома;

•  хобби, которыми можно заняться;

•  навыки, которые стоит освоить;

•  грани творческого самовыражения, которые можно исследовать;

•  одежда и аксессуары, которые стоит купить;

•  игрушки (приборы!), которые нужно приобрести;

•  поездки, которые стоит совершить;

•  организации, в которые нужно записаться;

•  служебные проекты, в которых стоит поучаствовать;

•  вещи, которые стоит увидеть и сделать.

Пересмотр текущих проектов. Теперь настало время пересмотреть список проектов с более высокой точки (т.е. с точки зрения вашей работы и целей) и подумать, не нужно ли перенести часть текущих проблем в спи­сок "Когда-нибудь/может быть". Если, поразмыслив, вы поняли, что одному из альтернативных проектов вы вряд ли сможете уделить внимание в течение несколь­ких месяцев, а то и дольше, то его следует переместить в данный список.

Мы вольны не совершать поступков, которые мы в силах совершить.

Организация спонтанного проектного мышления

В главе 3 я уже упоминал о том, что вам в голову час­то будут приходить идеи по проектам, которые не обя­зательно окажутся дальнейшими действиями. Эти идеи попадают в широкую категорию "сопутствующих мате­риалов" и могут представлять собой что угодно: от пла­нов на предстоящий отпуск до уяснения ключевых ком­понентов проектного плана. Идея может прийти вам в голову, когда вы за рулем, слушаете новости по радио или читаете интересную статью. Как вы поступаете с ними?

Нет нужды упускать идеи, касающиеся определенного про-

екта, предмета или темы.

Мой совет таков: не забывайте, где у вас хранятся све­дения по проекту или теме, как вы можете их дополнить в данном формате и где вы можете сохранить более об­ширные объемы тематического материала. У большинст­ва профессионалов есть несколько способов хранения вспомогательных материалов, в том числе прикрепление

заметок к пунктам списка, организация цифровой ин­формации в электронные сообщения и/или базы данных, ведение бумажных папок и записей в блокнотах.

Прикрепленные заметки. Большинство организаци­онных программ позволяют прикрепить электронную "заметку" к списку или календарю. Если вы храните спи­сок проектов на компьютере, то можете перейти к про­екту, о котором думали, открыть или прикрепить к нему "заметку" в цифровом формате и впечатать туда идею – это прекрасный способ фиксации проектного мышления "на обратной стороне конверта". Если ваш список проек­тов составлен на бумаге, можете прикрепить самоклею-щийся листок под соответствующим пунктом основного списка или к отдельному документу, где указана пробле­ма. В любом случае не забывайте взглянуть на прикреп­ленные данные, когда будете просматривать проект, что­бы с пользой задействовать информацию.

Электронная почта и базы данных. Электронные сообщения, содержащие ценную информацию по про­ектам, можно хранить в специальной папке (следуйте приведенным ранее инструкциям, касающимся списка "@Действия": например, заведите список под названи­ем "@Проекты"). Если вы еще не завели более подроб­ной электронной базы данных для упорядочения своих мыслей по проекту или теме, то она тоже может вам пригодиться. Например, если ваша компания пользует­ся программой Lotus Notes, можете создать базу данных по проектам либо для собственного пользования (на своем ПК), либо для всех, кто подключен к локальной сети4. Имеет смысл ознакомиться с базами данных неко-

4 Многие пользователи пакета Lotus Notes даже не подоз­ревают, в чем заключается одна из мощнейших возможностей данной программы. Если данная программа установлена на ва­шем компьютере, посоветуйтесь со штатным консультантом по информационным ресурсам, попросите, чтобы он запросил сис­темное разрешение и показал вам, как активизировать данную возможность.

торых других типов, присутствующих на рынке, – даже если кроме вас никто не собирается ими пользоваться. Тогда вы научитесь вырезать и вставлять фрагменты электронных страниц и сообщений, размещать данные в определенной тематической категории или просто заносить идеи в компьютер. Не забудьте ознакомить­ся с технологией и инструментарием, уже имеющимся в вашем распоряжении: освоив все списки и приложе­ния, установленные, к примеру, на цифровом блокноте Palm, вы получите дополнительные возможности фик­сирования идей "на обороте конверта".

Традиционные папки. Наличие отдельной папки, по­священной каждому проекту, весьма резонно, если вы собираете бумажные материалы; возможно, данный под­ход не отличается высокой степенью автоматизации, но, тем не менее, является элегантным решением. Легкость и простота в обращении позволяют создать хорошую сис­тему сортировки – заведите папку для клочков бумаги, на которых вы делали заметки в ходе совещания.

Страницы в блокнотах. Существенное преимущест­во бумажных отрывных блокнотов состоит в том, что вы можете посвятить целую страницу или несколько страниц одному проекту. Я годами вел блокнот сред­него формата, в начале которого был расположен спи­сок проектов, а в конце – перечень вспомогательных материалов по ним: там всегда было несколько чистых страниц для записи любых случайных идей, планов или деталей проектов из списка.

Каждый из описанных методов может быть весьма эффективен при организации проектного мышления. Главное, не забывайте выполнять действия, о которых говорится в заметках, и просматривайте записи с перио­дичностью, соответствующей природе проекта.

Советую сразу же избавиться от массы заметок, ко­торые утратили свою актуальность или релевантность, чтобы система не  "застаивалась".  Я  обнаружил,  что

фиксировать идеи подобного рода весьма полезно, по­скольку они помогают мыслительному процессу, а от­нюдь не потому, что я обязательно задействую каждую из них (большинство я так и не использую!). Я пытаюсь следить за тем, чтобы устаревшие идеи не задержива­лись в списках слишком долго, и не делать вид, что они полезны, если они таковыми не являются.

Сопутствующие материалы по проектам

Сопутствующие материалы по проектам – это не действия и не напоминания. Сопутствующие мате­риалы – это ресурсы для поддержки действий и идей в рамках проектов.

Не используйте сопутствующие материалы как на­поминания. Как правило, люди используют стопки бу­маг и плотно забитые папки в качестве напоминаний о том что (1) у них намечен проект и (2) нужно что-то предпринять по этому поводу. Они наделяют сопутству­ющие материалы функциями напоминаний о дальней­ших действиях. Проблема в том, что дальнейшие дейс­твия и ожидания в рамках данных проектов по-преж­нему не определены: они все еще мысленно заключены в папках и стопках и производят впечатление дополни­тельной "рутины", которая только отталкивает субъек­та от активной деятельности. На бегу или в состоянии типичной рабочей "запарки" вам в последнюю очередь захочется брать в руки подобные папки и разбираться с ними. Более того, папки и стопки такого сорта будут только приводить вас в замешательство, поскольку они не подталкивают к конкретным действиям, а только увеличивают внутреннее напряжение.

Если вы оказались в подобной ситуации, то первым делом следует добавить проект к списку проектов в ка­честве напоминания о том, что нужно достичь опреде­ленного результата. После этого следует поместить по­следовательность действий и ожидания в соответствую­щие списки напоминаний. Наконец, когда приходит вре-

мя физически совершить действие, например, позвонить кому-то по поводу проекта, вы можете разложить перед собой все материалы, которые, по-вашему, могут понадо­биться при разговоре в качестве справочных данных.

Еще раз повторю: вам не следует использовать сопутст­вующие материалы в качестве основных напоминаний о намеченных шагах – эту функцию нужно возложить на списки дальнейших действий. Но если помимо специаль­ных архивных и справочных данных материалы содержат планы и обзоры проекта, можете разместить их на рабо­чем столе, а не там, где вы храните обычную ссылочную информацию – в шкафу для папок. Последний вполне подходит и для хранения вспомогательных сведений, если у вас хватит решимости вытащить нужный ящик и взгля­нуть на план во время еженедельного обзора. В противном случае лучше держать сопутствующие материалы по про­екту на специальной этажерке для папок или в отдельной стопке (корзине) на рабочем столе или столике.

Возвращаясь к примеру с переездом, я могу посове­товать вам завести папку, озаглавленную "Новый дом", где содержатся все планы, подробные описания и замет­ки, касающиеся ландшафта, кухни и подвала. Во время еженедельного обзора, дойдя до пункта "Закончить обновление дома" в списке проектов, достаньте папку "Новый дом" и просмотрите все свои записи, чтобы убе­диться, что ни одно из намеченных действий не было упущено. Эти действия вы будете выполнять, переда­вать или откладывать на будущее и вносить в списки, а папку будете класть на место до тех пор, пока она не понадобится снова, во время сверки намеченных шагов или следующего еженедельного обзора.

Многие люди, имеющие дело с потенциальными и текущими клиентами, пытаются использовать специ­альные папки и/или программы управления контакта­ми, такие как Act!, для работы с клиентурой. Проблема в том, что некоторые материалы представляют собой

просто факты или исторические данные, которые нуж­но хранить как справочную информацию, пока они не понадобятся, а другие сведения представляют напоми­нания о действиях, необходимых для развития отно­шений. Данные второго типа эффективнее было бы ор­ганизовать в систему списков действий. Информация о клиенте носит лишь справочный характер и ее можно поместить в общую папку со ссылочными сведениями о клиентуре или в клиентурную библиотеку. (Я поль­зуюсь программой Act! благодаря единственному пре­имуществу: она позволяет обращаться сразу ко всей информации о компании и связываться с ее ключевыми представителями. Это качественная клиентурная база данных.) Если мне нужно позвонить клиенту, напоми­нание об этом хранится в моем списке "Звонки".

Способы классификации проектов

В некоторых ситуациях бывает разумно разделить спи­сок проектов на категории. Рассмотрим их по очереди.

Проекты частного и профессионального характера. Некоторые люди предпочитают делить проекты на част­ные и профессиональные. Если вы принадлежите к их числу, имейте в виду, что список "Частные проекты" следует просматривать так же регулярно, как и список "Профессиональные проекты", а не оставлять на выход­ные. Многие действия в рамках проектов частного ха­рактера нужно будет выполнять по рабочим дням, как и все остальные задачи. К тому же часто именно аспек­ты личной жизни, оставленные без внимания, оказыва­ют на людей наибольшее давление.

Делегированные проекты. Занимая должность руко­водящего работника или начальника, вы, вероятно, не­посредственно отвечаете за несколько проектов, над вы­полнением которых трудятся ваши подчиненные. Хотя, вы, несомненно, можете поместить эти проекты в свой список "Ожидания", возможно, имеет смысл создать пе­речень "Делегированные проекты", чтобы следить за их выполнением: тогда ваша задача сведется к тому, чтобы просто просматривать список с периодичностью, поз­воляющей убедиться, что работа в рамках проекта про­двигается надлежащим образом.

Отдельные типы проектов. В некоторых случаях не­сколько однотипных проектов иногда бывает полезно сгруппировать в подсписок "Проекты". Например, у ме­ня есть отдельная категория под названием "Проекты для осуществления" – хронологический перечень всех предстоящих семинаров, тренингов и консультацион­ных встреч, которые я должен провести. Эти меропри-

ятия являются "проектами", как и все остальные дела, поскольку я должен постоянно проверять, все ли идет своим чередом, до момента их завершения. Но я считаю, что полезно заносить их в отдельный список в той по­следовательности, в которой они появляются в кален­даре, отдельно от других проектов.

Если вы – агент по продаже недвижимости, предо­ставляете консультационные услуги или разрабатыва­ете предложения для сравнительно небольшого чис­ла потенциальных клиентов в какой-либо области, то вам, вероятно, полезно будет собрать в один перечень все "текущие отношения с покупателями". Это может быть отдельный список в вашем блокноте под названи­ем "Разработка проектов по работе с клиентами" или, если у вас уже есть папка для каждого текущего про­екта, достаточно будет просто уложить их в один лоток на рабочем столе. Помните о главном: данный подход сработает только в том случае, если вы собрали воедино абсолютно все проблемы, требующие от вас активных действий, и регулярно просматриваете их перечень на­ряду с остальными проектами.