Категория первоочередных шагов

Центральное место на диаграмме рабочего процесса занимает решение о том, каким будет следующий шаг. Этот шаг должен представлять физическое, зримое действие, направленное на завершение любого неза­мкнутого цикла, без исключения.

Любые действия, которые занимают меньше двух минут, и все дела, которые уже завершены, естественно, не требуют вашего внимания: они уже в прошлом. От­слеживать нужно все действия, которые должны быть совершены в конкретное время в определенный день (помечайте их в своем календаре), все задачи, которые нужно выполнить как можно скорее (их следует добав­лять в списки "Первоочередных шагов"), и, наконец,

все действия, которые могут быть сделаны другими (их следует включать в список "Ожидания").

Календарь

Напоминания о действиях, которые вы должны пред­принять, делятся на две категории: напоминания о собы­тиях, которые должны произойти в определенный день или в конкретное время, и напоминания о делах, кото­рые нужно завершить как можно скорее. Ваш календарь предназначен для хранения напоминаний первого типа.

В календаре следует отмечать три вещи:

•   действия, которые следует совершить в определен­
ное время;

•  действия, которые следует совершить в определен­ный день;

•  информацию, приуроченную к конкретным датам.

(далее…)

Корзина – это место обработки, а не склад. Обрабатывайте проблемы по одной

Возможно, вы вытащили что-то из корзины в про­цессе обработки материалов, а затем ваше внимание отвлек другой предмет, лежащий в ней, причем вы так и не решили, что делать с первым. Второй предмет заин­тересовал вас больше, чем первый, поскольку вам ясно, как с ним поступить; а то, что находится у вас в руке, вас уже не занимает. Это – опасная привычка. То, что находится у вас в руке, скорее всего, окажется в стопке, которая накапливается рядом с рабочим столом и вы­зывает у вас неопределенное "гм-м", потому что есть бо­лее легкие, более важные или более интересные задачи, находящиеся в корзине помимо предмета, который был извлечен сначала.

Большинство людей пытаются вытащить из корзи­ны сразу все содержимое, разложить его перед собой и заняться обработкой материала. (далее…)

И напоследок

Вы выгадали немного времени, подготовили рабочее пространство и снарядились основными инструмента­ми для внедрения методологии. Что дальше?

Если вы решили посвятить определенное время на­лаживанию системы управления рабочим процессом, то есть еще одна вещь, которую следует сделать, чтобы она была максимально эффективной: забудьте обо всех ос­тальных проблемах на срок выполнения процедуры.

Если вам нужно срочно кому-то позвонить, пору­чить важное дело секретарше или обсудить что-то со своей половиной, сделайте это сразу. (далее…)

Линь Ютань

Мало кто может удерживать свое внимание на одном предмете дольше нескольких минут, не имея под рукой какой-нибудь объективной структуры и вспомогатель­ного инструмента или механизма. Возьмите, например, один из серьезных проектов, над которым работаете, и постарайтесь не думать ни о чем другом хотя бы шес­тьдесят секунд. Это очень сложно, если только у вас в распоряжении нет ручки и бумаги и вы не использу­ете этих "атрибутов познания" в качестве "якоря" для своих идей. В этом случае вы можете часами думать над проектом. Вот почему умственный процесс будет про­дуктивным, если вы работаете над электронным доку­ментом, касающимся проекта, составляете карту идей в широкоформатном блокноте или на бумажной ска­терти в ресторане, или просто организуете собрание по данному вопросу, где присутствуют другие люди и есть возможность остаться в рамках контекста (доска с хоро­шими маркерами, готовыми прийти на помощь, также весьма полезна в данном случае).

На старт, внимание

Есть весьма актуальные причины, по которым пе­ред тем как обрабатывать сведения, нужно собрать их воедино:

1. Весьма полезно четко представлять объем предстоя­щей работы.

2.  Сбор информации позволяет определить, где "кон­чается туннель".

3.  На этапах обработки и сортировки вас не должна отвлекать бесформенная масса рутинных проблем, которые по-прежнему ожидают "где-то там" вашего решения. Как только вы соберете в одном месте все дела, требующие внимания, вы автоматически пе­рейдете в рабочее состояние повышенной концент­рации внимания и контроля.

(далее…)