И напоследок

Вы выгадали немного времени, подготовили рабочее пространство и снарядились основными инструмента­ми для внедрения методологии. Что дальше?

Если вы решили посвятить определенное время на­лаживанию системы управления рабочим процессом, то есть еще одна вещь, которую следует сделать, чтобы она была максимально эффективной: забудьте обо всех ос­тальных проблемах на срок выполнения процедуры.

Если вам нужно срочно кому-то позвонить, пору­чить важное дело секретарше или обсудить что-то со своей половиной, сделайте это сразу. (далее…)

Сбор воедино всей "незавершенки&quot

Чтобы избежать "утечки информации", вам следует собрать воедино и записать ссылки и упоминания обо всех незавершенных делах ("незамкнутых циклах", как я назвал их в предыдущей главе) на данном этапе вашей жизни, то есть о любых аспектах – частного или про­фессионального характера, серьезных или несуществен-

ных, важных или маловажных, которые, на ваш взгляд, требуют изменения и вызывают у вас хотя бы малейшее внутреннее желание исправить ситуацию.

Многие дела, которые вам предстоит сделать, накап­ливаются сами собой, пока вы читаете эту книгу. Вам приходит почта, служебные письма опускаются на ваш стол, ваш компьютер атакует поток электронных пос­ланий, накапливаются голосовые сообщения. Но, в то же время, вы собираете вокруг себя и в своем сознании проблемы, которые требуют разрешения уже давно. (далее…)

На старт, внимание

Есть весьма актуальные причины, по которым пе­ред тем как обрабатывать сведения, нужно собрать их воедино:

1. Весьма полезно четко представлять объем предстоя­щей работы.

2.  Сбор информации позволяет определить, где "кон­чается туннель".

3.  На этапах обработки и сортировки вас не должна отвлекать бесформенная масса рутинных проблем, которые по-прежнему ожидают "где-то там" вашего решения. Как только вы соберете в одном месте все дела, требующие внимания, вы автоматически пе­рейдете в рабочее состояние повышенной концент­рации внимания и контроля.

(далее…)

Обработка информации: опустошение корзины

Предположим, вы собрали воедино все, что занимает ваше внимание, теперь ваша задача – добраться до дна корзины. Ее опустошение не означает физического осу­ществления всех замыслов и проектов, которые в ней накопились. Речь идет лишь о том, чтобы определить природу каждого предмета, находящегося в корзине, и решить, что он собой представляет, каково его назна­чение и как вы собираетесь с ним поступить.

В процессе обработки содержимого корзины вы смо­жете:

•  избавиться от всего ненужного;

•  выполнить все действия, занимающие менее двух минут;

•  передать другим людям все задачи, которые можно переложить на них;

•  упорядочить собственную систему организации, ввести напоминания о делах, на которые требуется более двух минут;

•   наметить более серьезные задачи и проекты, основы­
ваясь на входной информации.

Получить представление об этом процессе поможет диаграмма рабочего процесса . Центральный "ствол" диаграммы показывает, какие шаги включа­ет обработка информации и определение дальнейших действий.

(далее…)

Преобразование "рутины&quot

"Рутиной" я называю все дела, которые занимают ваш психологический или физический мир, и требуют

выполнения, но для которых вы еще не определили же­лаемый результат и первоочередные действия. Причи­на, по которой большинство организационных систем не работают, состоит в том, что люди не преобразовали всю "рутину" в задачи, поддающиеся решению и конт­ролю, не "рассортировали" ее. Пока она остается "рути­ной", ее невозможно контролировать.

Нам следует преобразовать всю "рутину", которую мы пы-таемся упорядочить, в совокупность задач, поддающихся контролю.

(далее…)