Первоочередной шаг должен представлять непосредственное следующее физическое действие, которое нужно совершить

Помните, что речь идет о физических, видимых действиях. Многие считают, что определяют "первооче­редной шаг", когда решают "организовать собрание". Но это – не первоочередной шаг: он не предполагает физи­ческих действий. Как организовать собрание? Возмож­но, нужно обзвонить людей или разослать им электрон­ные сообщения. Но кому звонить или писать? Решайте. Если вы не примете решение сейчас, то вам все равно придется сделать это позже, а вся процедура, которую мы с вами выполняем, призвана довести до конца об­работку данной задачи. Если не определено следую­щее физическое действие, необходимое для того, чтобы сдвинуть проблему с мертвой точки, то каждый раз, когда вы будете думать о ней, в вашем сознании будет возникать мысленный пробел. И вы начнете избегать данной проблемы.

Не имея представления о том, каким будет следующее физи-ческое действие, вы вынуждены будете долго думать, чтобы сдвинуть ситуацию с мертвой точки.

Когда вы добираетесь до телефона или компьютера, вам хочется разобраться со всеми своими замыслами, так что можете использовать имеющийся арсенал и ра­бочее пространство для того, чтобы быстрее покончить с делами, если дальнейшие действия уже определены.

Вы можете возразить: "Следующий шаг к решению данной проблемы состоит в том, чтобы решить, что я должен сделать". Ловко. Но принятие решения не явля­ется действием, поскольку действия требуют времени, а принятие решения происходит моментально. В приня­тии решений всегда может помочь какое-то физическое действие. Девяносто девять процентов своего времени вы тратите на поиск информации, необходимой для принятия решений. Эти дополнительные сведения мо­гут попадать к вам из внешних источников ("позвонить Сьюзан, чтобы получить у нее входные данные для де­лового предложения") или возникать в результате ва­ших собственных размышлений ("Набросать идеи оче­редной реорганизации"). В любом случае, чтобы сдви­нуть проект с места, все равно необходимо определить следующее действие.

Определите, что нужно сделать, чтобы принять решение.

Когда определен первоочередной шаг

Когда вы определили, в чем именно состоит перво­очередной шаг в рамках решения проблемы, у вас есть три варианта поведения:

•  Совершить необходимое действие (если оно занима­ет меньше двух минут).

•  Передать задачу кому-то другому (если вы не явля­етесь главным субъектом совершения действия).

•  Отложить дело – поместить его в организационную систему как вариант работы, которой можно занять­ся позднее.

А если нужно предпринять какой-то шаг, то какой именно?

Это серьезный вопрос. Если что-то нужно сделать с предметом, лежащим в корзине, то вы должны решить, в чем именно состоит ваше следующее действие. Напом­ню еще раз, что "первоочередной шаг" – это первое фи­зическое видимое действие, которое нужно совершить, чтобы продвинуться к завершению задачи.

Ответить на поставленный вопрос легче и одновре­менно сложнее, чем кажется.

Следующее действие должно лежать на поверхности, но часто от вас требуется простая цепочка рассуждений

и несколько этапов планирования, которые еще не про­шли в вашем сознании, но обязательно должны пройти, чтобы можно было точно определить, что именно нуж­но сделать для решения проблемы, даже если она доста­точно проста.

Давайте рассмотрим простой список дел, которыми обычно занят человек:

•  Уборка гаража.

•  Уплата налогов.

•  Предстоящая конференция.

•  День рождения Бобби.

•  Пресс-релиз.

•  Оценка продуктивности.

•  Смена руководства.

Хотя каждый из пунктов списка может показаться вполне ясной задачей или проектом, чтобы определить следующий шаг по каждому из них, вам придется не­много подумать.

•   Уборка гаража

…Ну, нужно просто зайти туда и начать уборку. Нет, подождите, там стоит здоровенный холодильник, от которого нужно избавиться первым делом. Надо уз­нать у Джона Патрика, не нужен ли ему холодильник для лагеря. Надо…

•   Позвонить Джону по поводу холодильника

Как насчет…

•    Уплаты налогов

… но я не могу начать подсчет налогов, пока мне не вернут последнюю форму К-1. До этого я ничего не смогу сделать. Так что нужно…

•  Подождать формы К-1 из компании Acme Trust

А что касается…

•    Предстоящей конференции

…то я должен узнать, собирается ли Сандра гото­вить рекламные материалы. Наверно, нужно…

•   Написать Сандре электронное сообщение и спросить

ее о рекламных материалах для конференции

… и так далее. Промежуточные шаги – "звонок Джо­ну", "ожидание формы К-1", "отправка сообщения Санд­ре" – должны быть определены для каждой проблемы, с которой связано содержимое корзины.

Справочные материалы

Многие вещи, которые вы обнаружите в корзине, могут не требовать от вас активных действий, но пред­ставлять ценность как потенциально полезная инфор­мация по проектам и темам. В идеале, у вас уже должна быть готова система организации данных (описанная в главе 4) для обращения и хранения вспомогательной информации. Как только натыкаетесь в корзине или в электронном ящике на материал, который хотели бы сохранить в качестве архивных или вспомогательных данных, сразу включайте его в систему.

Вероятно, вы обнаружите массу разнообразных до­кументов, которые вы намеревались сохранить, но дер­жали в стопках и ящиках, потому что ваша система

1 Для этой цели прекрасно подойдет одна из вспомогатель­ных корзин. Можете временно использовать ее на стадии первич­ной обработки, чтобы собрать проблемы, которые собираетесь упорядочить позднее. В дальнейшем вы сможете использовать ее для хранения "висящих" документов, касающихся текущей рабо­ты и записанных напоминаний о последующих шагах.

справочной информации была слишком формальной или просто не существовала. Напомню, что удобная в использовании, общая система сортировки, позволя­ющая обратиться к любому материалу (который мож­но достать, не вставая с места) в течение шестидесяти секунд, является критически важным компонентом внедрения описанной методики. На "переднем крае" ре­альной жизни, если сортировка информации не проис­ходит легко, быстро и весело, вы просто накапливаете материал, а не сортируете его. А в этом случае задачи гораздо труднее обрабатывать.

Когда попадается на глаза что-то, что вы хотели бы оставить у себя, напечатайте соответствующий ярлык, наклейте его на папку и положите ее в ящик. Или на­пишите инструкцию для секретаря на самоклеющемся листке, чтобы он сделал то же самое. Когда я только на­чинал тренировать клиентов, то позволял им держать стопку материалов "для сортировки". Теперь я этого не делаю. Я обнаружил, что если вы не в состоянии сразу поместить материал в систему, то, вероятнее всего, вы не сделаете этого никогда. Если не рассортировать ма­териал сейчас, то вы вряд ли сделаете это потом.

Стивен Бейн

Возьмем, например, первую проблему. Вы должны кому-то позвонить? Нужно заполнить какую-то форму? Найти информацию в электронной сети? Купить что-то в магазине? Поговорить с секретаршей? Отправить электронное сообщение начальнику? Что вам нужно сделать? Если требуется выполнить какое-то действие, то его характер определит дальнейшие варианты пове­дения. Но что делать, если, на ваш взгляд, "Эта пробле­ма не требует никаких активных действий"?

Ключевой вопрос в процессе обработки информации: "Каковы дальнейшие действия?&quot

Вы все поняли. Вы будете рассматривать проблемы одну за другой. И вы будете принимать четкое решение о том, каким будет следующий шаг к решению каждой из них. На первый взгляд, в этом нет ничего сложного

(и так оно и есть), но вам придется хорошенько поду­мать. По большей части, первоочередные шаги не будут очевидными – их придется определять.

Я похож на москита в палаточном городке нудис-тов; я знаю, что мне нужно, но не знаю, с чего начать.