Управление потоком рабочей документации

Некоторые объекты являются самыми действенны­ми напоминаниями о предстоящей работе. Категория "Прочесть/просмотреть", в которой находятся статьи, публикации и документы, является наиболее распро­страненным примером. Конечно же, было бы излишне писать "Просмотреть журнал Fortune" в каком-нибудь списке напоминаний, когда можно просто положить журнал в корзину "Прочесть/просмотреть" в качестве напоминания.

Другой пример: люди, которым легче оплачивать все счета сразу, в одном месте, стремятся держать все кви­танции в папке или стопке под названием "Счета к оп­лате" (или, более общее заглавие, "Финансовый про­цесс"). Аналогично, чеки, необходимые для подтверж­дения расходов, также следует обрабатывать либо сразу после получения, либо держать в специальном конверте или папке "Квитанции для обработки"2.

2 Впрочем, данный подход может быть опасен, если вы буде­те редко просматривать папку "Счета к оплате" или "Квитанции для обработки". Если их просто "упорядочить", то этого будет не­достаточно для того, чтобы выбросить из головы, – их следует пересматривать надлежащим образом.

Возможно, специфика вашей работы, входящего ма­териала и рабочего места такова, что наиболее эффек­тивным методом организации различных категорий мо­жет оказаться хранение самих документов. Например, специалист по работе с клиентами часто сталкивается с многочисленными запросами, которые составляются в стандартной письменной форме, и в таком случае за­вести корзину или папку, где содержатся только доку­менты, требующие конкретных действий, будет наилуч­шим способом обработки этих запросов.

Имеет ли смысл заносить напоминания в список или использовать сами документы, уложив их в корзину или папку, в значительной мере будет зависеть от здравых логических доводов. Вы можете использовать напоми­нания, находясь не на рабочем месте? Если ответ утвер­дительный, то следует подумать о транспортабельности материала. Если задача такова, что ее, вероятно, удастся выполнить только сидя за рабочим столом, то рассмот­рение напоминаний непосредственно на рабочем месте будет самым лучшим решением.

Какой бы вариант вы ни выбрали, напоминания сле­дует разделить на отдельные категории, в зависимости от требуемых дальнейших действий. Если следующее действие по порядку – позвонить кому-то, то его сле­дует поместить в категорию звонков; если первооче­редной шаг – ознакомиться с информацией и ввести ее в компьютер, то ярлык должен гласить "Компьютер". Наиболее существенным фактором снижения эффек­тивности многих систем управления рабочим процес­сом, с которыми я сталкиваюсь, является хранение од­нотипных документов (т.е. запросов на услуги) в одном лотке, даже если они подразумевают выполнение раз­личных действий. В соответствии с одним запросом от вас требуется совершить телефонный звонок, другой предполагает пересмотр данных, а для удовлетворения третьего нужно дождаться, пока кто-то вернется с нуж-

ной информацией, – но все они находятся в одной кате­гории. Такой подход может озадачить: вы нерешительно остановились перед грудой документов, не зная, что де­лать, потому что все дальнейшие действия по-прежнему находятся в подвешенном состоянии.

Моя собственная система легко транспортабельна: почти все проблемы упорядочены в списки, но я все равно держу бумажные напоминания двух катего­рий. Я путешествую с двумя папками: одна озаглавле­на "Прочесть/просмотреть", другая – "Ввод данных". В последнюю я кладу все документы, которые предпо­лагают единственное действие с моей стороны – ввод информации в компьютер. Примерами могут служить визитные карточки, сведения из которых нужно пере­нести в списки адресов/телефонов, изречения для спе­циальной базы "Цитаты", статьи о ресторанах, которые я бы хотел включить в подразделы списков "Путешест­вия и города", и т.д.

Совершить необходимое действие

При условии, что первоочередное действие займет не более двух минут, его следует совершить, как только вы достали соответствующий предмет из корзины. Если на чтение записки уйдет тридцать секунд, а затем от вас потребуется только быстрый положительный/отри­цательный или другой ответ, который нужно наклеить с обратной стороны и отправить назад, то его следует дать немедленно. Если вы можете просмотреть каталог за одну-две минуты, чтобы определить, есть ли в нем что-то интересное, так и сделайте, а затем поступайте, как сочтете нужным: выбросьте его, перешлите далее или оставьте у себя в качестве справочного материала. Если первоочередное действие по какой-то проблеме состоит в том, чтобы надиктовать краткое сообщение на чей-то автоответчик, звоните не мешкая.

Даже если задача не является приоритетной, займи­тесь ею немедленно, если вообще собираетесь ее решать. Причина, по которой предельный интервал составляет две минуты, в том, что примерно столько занимает со­хранение и сортировка документа, если вы не собирае­тесь сразу покончить с проблемой: иными словами, при такой длине промежутка достигается максимальный темп работы. Если документ не заслуживает внимания, просто выбросьте его. Если вы собираетесь предпри­нять необходимые шаги, то следует учитывать фактор эффективности.

Многие считают, что постоянное соблюдение прави­ла двух минут позволяет существенно повысить произ­водительность. Вице-президент одной крупной компа­нии по изготовлению программного обеспечения при­знал, что благодаря этому правилу у него каждый день остается дополнительный час рабочего времени, кото­рое можно использовать по собственному усмотрению! Он был одним из тех начальников, работающих в сфере высоких технологий, которые получают по триста элект-

ронных сообщений в день и большую часть рабочего времени уделяют разработке трех основных проектов. Многие сообщения приходили от людей, которые до­кладывали ему о чем-то, нуждались в его рекоменда­циях и разрешениях, чтобы продолжать свою работу. Но поскольку сообщения не попадали в фокус его ос­новного внимания, он оставлял их в папке "Входящие", чтобы обратиться к ним позже. Когда накапливалось несколько тысяч таких сообщений, приходилось тра­тить выходные на их рассмотрение, чтобы не отстать от работы. Это было бы не так страшно, если бы ему было двадцать шесть: в таком возрасте любая деятельность вызывает приток адреналина; но ему было за тридцать, и он ко всему прочему обязан был уделять внимание маленьким детям. Работа на выходных была абсолютно неприемлема. После наших занятий он просмотрел все восемьсот сообщений, накопившихся в ящике. Оказа­лось, что большую часть из них можно было спокойно удалить, совсем немного можно было оставить в качес­тве ссылочной информации, а на рассмотрение каждого из оставшихся требовалось меньше двух минут, так что на все ушло очень мало времени. Я связался с ним год спустя, и он по-прежнему прекрасно справлялся с рабо­той! Он больше не позволял сообщениям выходить за рамки экрана компьютера. Кроме того, применение пра­вила изменило природу его подразделения вследствие существенного увеличения запаса рабочего времени на рассмотрение почты. Его подчиненные теперь были на все сто уверены, что у начальника железные нервы!

Принцип: эффективное управление внутренними обязательствами

Главная истина, усвоенная мной за двадцать лет прак­тической работы и тренингов, состоит в том, что боль­шинство стрессовых ситуаций, в которых оказываются люди, обусловлены неадекватной реакцией на обяза­тельства, которые они дают или принимают. Даже те, кто сознательно не поддается стрессу, несомненно, по­чувствуют себя спокойнее, научатся лучше сосредотачи­ваться и продуктивнее работать, если будут с большей эффективностью контролировать незамкнутые циклы в своей жизни.

Вы, вероятно, заключили гораздо больше компро­миссов сами с собой, чем подозреваете, и каждый из них – серьезный или нет – откладывается у вас в под­сознании. Они и представляют собой "незавершеннос­ти" или "незамкнутые циклы": я определяю их как не­что, отвлекающее ваше внимание, нечто, что вас не уст­раивает или, по вашему мнению, находится не на своем месте. К незамкнутым циклам может относиться все что угодно: от самых серьезных проблем вроде "Победить голод во всем мире" до более скромных задач типа "На­нять нового помощника" или самых незначительных незавершенностей: например, "Заменить электричес­кую точилку для карандашей".

Скорее всего, в конкретный момент у вас больше внутренних проблем, чем вы можете предположить. По­пытайтесь подсчитать аспекты, за которые вы ощущаете хотя бы минимальную ответственность: хотите что-то изменить, завершить, осуществить или хоть что-то пред­принять в данном направлении. (далее…)

Канцпринадлежности – самоклеющиеся листки, скрепки, скоросшиватель и т.д

Самоклеющиеся листки, скрепки, скоросшиватель, клейкая лента и резиновые нити и прочие канцелярские

принадлежности пригодятся для пересылки и хранения бумажных материалов. Мы еще не закончили с бумага­ми (если вы не заметили!), и простые инструменты для их упорядочения будут просто необходимы.

Ежесекундный сбор, анализ, обработка и упорядочение информации – достаточно серьезная задача; позаботьтесь о том, чтобы у вас всегда были под рукой инструменты, поз­воляющие максимально облегчить эти процессы.

Надя Боуленджер

Это возможно. Есть способ получить полный конт­роль над ситуацией, сохраняя спокойствие, и с мини­мальными усилиями выполнить главные задачи, ко­торые возникают перед вами в работе и в жизни. (далее…)