Расширение возможностей

Вероятно, наиболее существенное преимущество внедрения концепции определения дальнейших дейст­вий состоит в значительном развитии вашей способ­ности достигать результатов, которое положительно сказывается на вашем самоуважении и конструктивном мышлении.

Люди постоянно занимаются делами, но обычно это обусловлено принудительной обязанностью и давлени­ем со стороны собственной совести или окружающих. У них не возникает чувства победы, контроля над ситу­ацией или поддержки со стороны коллег и окружающе­го мира. А людям так нужны эти ощущения.

Необходимо менять повседневные привычки, опре­деляющие незавершенные дела и шаги. Добровольное решение проблем до того, как внешнее давление и внут­ренний дискомфорт заставят вас ими заняться, позволит вам создать крепкий фундамент для самоуважения, и от­разится на всех аспектах вашей жизни. Вы сами коман­дуете своим кораблем: чем чаще вы руководствуетесь этим принципом, тем легче вам идти по жизни.

Вопрос: "Каков следующий шаг?" подрывает чувс­тво жертвенности. Он подразумевает возможность из­менения ситуации и существование путей к достиже­нию результатов. Такова предпосылка данного образа поведения. А ведь именно подобные предпосылки часто оказываются более действенными способами создания положительной самооценки, чем тысячекратное повто­рение фразы: "Я – могущественная, сильная личность и сам распоряжаюсь своей жизнью!"

В вашей компании слишком много жалоб? В следу­ющий раз, когда кто-то начнет причитать, спросите его: "Так каков следующий шаг?" Люди будут жаловаться только на обстоятельства, которые, по их мнению, мож­но изменить к лучшему. Вопрос о дальнейших шагах

поднимает данную проблему. Если ситуацию можно изменить, то есть какие-то действия, позволяющие это сделать. В противном случае ее следует воспринимать как неровность ландшафта, которую придется учиты­вать в стратегии и тактике. Жалобы показывают, что че­ловек не хочет рискнуть и продвинуться в направлении решения проблемы или не желает учитывать очевидные обстоятельства в своих планах. Это – лишь временная и обманная форма самоутверждения.

Люди всегда обвиняют обстоятельства в том, что они таковы, какие есть. Я не верю в обсто­ятельства. Люди, которые добиваются своего в этом мире, – это люди, которые встают и ищут подходящие обстоятельства, а если не могут их найти – создают их сами. Джордж Бернард Шоу

Хотя я и мои коллеги редко занимаемся подобной саморекламой, я замечаю, что люди действительно ощу­щают прилив сил каждый день, когда применяют ме­тодику определения следующего шага, которой мы их обучаем. Их взгляд становится светлее, походка – лег­че, а в их мышлении и манерах появляется положитель­ная искорка. Все мы изначально достаточно сильны, но решение об эффективном управлении физическими действиями, необходимыми для того, чтобы сдвинуть дела с мертвой точки, может увеличить нашу силу, рас­крывая более позитивные аспекты нашей природы.

Когда вы начнете достигать результатов, вы дейст­вительно поверите, что способны изменить ситуацию. А ведь именно эта вера и позволяет ее изменить.

Будда

С другой стороны, вы могли принять решение стать хозяином собственной жизни и раскрыть уникальные дарования и таланты в конкретной области, которую считаете своим призванием (жизнь). Поэтому вы со­здаете собственное дело (видение) и преследуете крат­косрочные операционные цели (карьера). Это опреде­ляет несколько критических задач, которые вы должны выполнить, чтобы сдвинуть дела с места (ответствен­ность), и достичь определенных краткосрочных резуль­татов (проекты). По каждому из этих проектов у вас бу­дут намечены необходимые шаги, которые нужно пред­принять как можно скорее (дальнейшие действия).

Наиболее здравый подход к обретению контроля над проблемами без внутреннего напряжения и к достиже­нию высокой продуктивности состоит в поддержании равновесия между уровнями. На любом уровне крити­чески важно максимально четко определить все неза­мкнутые циклы, все незавершенные задачи и все дела на данный момент. Без уяснения и объективной оценки текущих реалий сложно поднять паруса и отправиться к далеким берегам. Что записано у вас на автоответчике? Какие затеи вы собираетесь реализовать с детьми? Ка­ковы ваши обязанности в офисе? Что нужно изменить

в первую очередь и что вы хотели бы создать в ближай­шие месяцы или годы? Все это – незамкнутые циклы в вашем сознании, хотя, зачастую, для того, чтобы опре­делить более существенные цели и более серьезные на­мерения, необходим глубокий и внимательный анализ. Волшебное правило – жить сегодняшним днем. Меня всегда поражает умение четко уяснить только то, что происходит сейчас, и является истиной на данный момент. Конструктивными, если не решающими шага­ми могут быть такие действия, как детальный анализ финансового положения, добыча исторических сведе­ний о компании, которую вы покупаете, или выясне­ние конкретного содержания реплик каждой стороны в межличностном конфликте.

Лучше всего достичь успеха там, где вы нахо-дитесь, и теми средствами, которыми распола­гаете.

Чарльз Шваб

Достижение результата и моральное удовлетворение, которое он приносит, означает готовность к осознанию, восприятию и грамотному решению всех проблем, ко­торые занимают ваши мысли. Данное состояние необ­ходимо для овладения искусством достижения высокой производительности без внутреннего напряжения.

Дать задание кому-то другому

Если для выполнения следующего действия требу­ется более двух минут, спросите себя: "А обязательно ли мое вмешательство в процесс решения данной пробле­мы?" Если это не так, то задание можно передать надле­жащему субъекту в системном формате.

Передача проблемы не всегда предполагает движе­ние сверху вниз. Вы можете решить: "Этот документ нужно отдать в отдел работы с клиентами" или "Мой начальник должен взглянуть на это" или "Я хотел бы услышать мнение своего партнера по этому поводу".

"Системный формат" может предполагать одно из следующих действий.

•   Переслать электронное сообщение соответствующе­

му лицу.

•  Написать записку или дать ответ на бумаге и отпра­вить ее адресату с внутренней почтой.

•  Оставить голосовое сообщение.

•  Добавить проблему в повестку следующей личной беседы с нужным человеком.

•   Поговорить с ним или с ней непосредственно: лично

или по телефону.

Хотя все перечисленные варианты могут подейст­вовать, я бы посоветовал эксплуатировать их именно в указанном порядке, сверху вниз. Электронная почта обычно является самой быстрой формой сообщения с системой; она позволяет следить за ходом диалога, ад­ресат может обрабатывать ее в любое удобное время. Записки на бумаге занимают следующее место в списке, поскольку они тоже моментально попадают в систему, причем у адресата сразу появляется предмет, который можно использовать в качестве напоминания. Если вы передаете кому-то документ, то письменное послание, конечно же, является наилучшим форматом; как и в слу­чае электронного сообщения, адресат может обработать его в удобное для себя время. Голосовая почта также мо­жет быть эффективным средством и многие специалис­ты пользуются ею; недостаток данного формата состоит в том, что как отправитель, так и получатель, должны фиксировать ход диалога, и то, что вы говорите, не всег­да совпадает с тем, что он слышит. Далее в списке идет сохранение информации в повестке дня или в папке, которую вы готовите к следующей встрече с требуемым субъектом. Иногда подобная необходимость обусловле­на деликатностью или подробным рассмотрением воп­роса, но в данном случае проблему следует отложить до упомянутой встречи. Наименее предпочтительный ва­риант – отодвинуть на второй план все дела и заняться

непосредственным обсуждением проблемы. Это мож­но сделать сразу, но такой поступок тормозит рабочий процесс и обладает тем же недостатком, что и голосовая почта, – не позволяет следить за ходом диалога.

Отслеживание передачи материалов. Если вы пере­даете действие кому-то другому и вам не безразличен результат, тогда придется следить за процессом переда­чи. По мере того как я буду знакомить вас со следую­щей главой, посвященной организации информации, вы убедитесь, что важную категорию, с которой придется работать, составляет папка "Ожидания".

Создав собственную удобную систему, записывайте задачи, которые вы будете передавать другим людям, а затем – отслеживать, в блокнот или вкладывайте пап­ку с отдельными листами, посвященными конкретным проблемам, можете также составить перечень в катего­рии "Ожиданий" на вашем компьютере. Если вы еще не создали надежную систему, поместите записку на лис­те бумаги – "Жду: ответа от Боба" – и положите его в стопку "Подвешенных" проблем, возникшую в ходе обработки информации и лежащую на отдельном под­носе или лотке.

Что, если мяч уже на чужой половине поля? В опи­санном выше примере с ожиданием формы К-1, которая позволит вам подсчитать налоги, следующее слово уже за кем-то другим. В подобных ситуациях часто требует­ся отследить действие как делегированную задачу или как "ожидание". На листке, где написано "Подсчет на­логов", нужно написать что-то вроде: "Жду форму К-1 из компании Acme Trust" и поместить его в стопку "Под­вешенные".

Важно датировать все документы, которые вы пере­даете другим. Среди всех категорий, входящих в систе­му, эту группу документов важнее всего отслеживать. Ради нескольких раз, когда вам понадобится обратиться к информации ("Но я звонил и заказал этот материал к

12 марта"), стоит завести постоянную привычку отсле­живать эту группу.

Каков необходимый объем планирования в вашем случае

Так какую же часть описанной модели планирования следует воплотить на практике, и какова степень ее де­тализации? Ответ прост: нужно ровно столько планов, сколько необходимо для того, чтобы выбросить проект из головы.

Основная причина, по которой проблемы занимают ваши мысли, в том, что четко не определены желаемые результаты и программа действий, а напоминания о них не помещены в надежные места, где вы наверняка уде­лите им должное внимание. К тому же, возможно, вы недостаточно четко продумали детали, перспективы и решения, чтобы полагаться на составленную схему.

Если руководствоваться моим определением проек­та как результата, для достижения которого необходи­мо совершить более одного действия, то для того, что­бы выбросить большинство проектов из головы, нужно только сформулировать желаемый результат и наме­тить следующий шаг. Вам нужен новый брокер? Доста­точно только позвонить другу, чтобы он порекомендо­вал кого-нибудь. Вам нужно поставить дома принтер? Достаточно выйти в Интернет и ознакомиться с раз­личными моделями и расценками. По моим подсчетам, около 80 % проектов носят именно такой характер. (далее…)

Горизонтальное и вертикальное управление деятельностью

Вы должны осуществлять контроль над задачами, проектами и действиями в двух плоскостях – горизон­тальной и вертикальной. "Горизонтальный" контроль обеспечивает слаженность всех мероприятий, в кото­рых вы участвуете. Представьте, что ваше сознание постоянно сканирует внешнюю среду, как полицейский радар; оно может сосредоточиться на любом из тыся­чи предметов, который поглощает или требует вашего внимания в любой момент двадцать четыре часа в сут­ки. Это может быть аптека, домовладелец, ваша тетя Марта, стратегический план, обед, вянущее растение в вашем офисе, недовольный клиент или грязные туфли. Вам нужно, к примеру, купить марки, обнали­чить чек, забронировать номер в гостинице, отменить собрание персонала или сходить вечером в кино. (далее…)